#121. Làm gì khi cảm thấy thất vọng về nhân viên?
05 gợi ý để người lãnh đạo xử lý tình huống thất vọng một cách hiệu quả.
Nhân viên đánh mất một khách hàng quan trọng.
Nhân viên chậm deadline.
Nhân viên làm việc hời hợt, không hợp tác.
…
Có hàng tá lý do có thể khiến một nhà lãnh đạo cảm thấy thất vọng về nhân viên/đội nhóm của mình.
Nhiều lãnh đạo phản ứng với sự thất vọng bằng việc trừng phạt nhân viên. Giáng chức, trừ lương, cắt ngày phép, sa thải…những biện pháp tưởng như có tác dụng “răn đe” này thực ra lại chỉ giải quyết được cảm xúc tức giận của người lãnh đạo, là minh chứng cho việc lãnh đạo không chấp nhận sai sót, không tin tưởng vào khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên… Đây không phải điều một nhà lãnh đạo khai vấn hướng tới.
Loại bỏ hoàn toàn những tình huống/ tác nhân gây thất vọng là điều không thể. Thay vào đó, với công cụ coaching, nhà lãnh đạo có thể biến những tình huống “bất như ý” này thành cơ hội để rèn luyện trí tuệ cảm xúc, thấu hiểu nhân viên và giải quyết những vấn đề tiềm ẩn trong đội nhóm của mình.
Trong bản tin tuần này, Coach For Life xin gửi tới bạn đọc 05 điều nhà lãnh đạo khai vấn nên làm khi đứng trước cảm xúc thất vọng.
1. Lùi lại một bước
Đây là bước quan trọng tạo nền tảng cho việc xử lý vấn đề một cách hiệu quả nhưng lại thường bị bỏ qua, bởi chúng ta thường gắn mác cho mọi công việc/vấn đề là “cấp bách”. Sự thật thì, không có việc gì không thể lùi lại sau một vài hơi thở, và việc lãnh đạo “lùi lại một bước” sẽ là cơ hội để:
Cho bản thân thời gian để bình ổn cảm xúc: Khi đối mặt với sự thất vọng, điều dễ hiểu là bạn sẽ cảm thấy tức giận, buồn bã hoặc lo lắng. Phản ứng chậm lại sẽ cho người lãnh đạo một khoảng thời gian ngắn để hít thở sâu, suy nghĩ thấu đáo và bình ổn cảm xúc trước khi tiếp cận nhân viên để giải quyết vấn đề.
Tạo không gian để nhân viên cũng có thể bình tĩnh và suy ngẫm về vấn đề: Với “bước lùi” này, lãnh đạo cũng đang cho nhân viên thời gian để làm điều tương tự, sắp xếp suy nghĩ, chuẩn bị tâm lý và những thông tin/tài liệu cần thiết cho cuộc trao đổi với lãnh đạo.
2. Đặt mục tiêu trước khi trao đổi với nhân viên
Trước khi bắt đầu trao đổi với nhân viên, lãnh đạo hãy dành thời gian để xác định rõ mục tiêu của cuộc trò chuyện. Bạn muốn đạt được điều gì? Bạn muốn giải quyết vấn đề gì? Mục tiêu cần hướng đến là cải thiện hiệu quả công việc và hỗ trợ nhân viên phát triển, chứ không phải trừng phạt hay chỉ trích họ.
Một số mục tiêu cụ thể mà bạn có thể đặt ra bao gồm:
Hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến hành vi khiến bạn thất vọng.
Giúp nhân viên nhận thức được tác động tiêu cực của hành vi của họ.
Cùng nhau xây dựng kế hoạch hành động để cải thiện hiệu quả công việc.
Hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên thực hiện kế hoạch.
Xác định mục tiêu cụ thể sẽ giúp nhà lãnh đạo tổ chức được buổi trao đổi hiệu quả hơn, từ việc lựa chọn hình thức, thời gian, tới những thông tin/tài liệu cần chuẩn bị trước buổi gặp mặt.
Ví dụ, nếu mục đích là đưa ra phương án giải quyết gấp, thì cuộc gặp này cần tiến hành càng sớm càng tốt. Cuộc trao đổi cũng không đi sâu vào cảm xúc, thay vào đó, tập trung phân tích tình huống để đưa ra kế hoạch hành động.
Còn nếu mục đích là để ngồi lại cùng nhân viên rút kinh nghiệm, thời gian có thể lùi lại vài ngày. Điều nhân viên cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc trao đổi là những soi chiếu, chiêm nghiệm từ tình huống vừa qua, thay cho các tài liệu liên quan đến công việc.
3. Đánh giá vai trò của bản thân trong tình huống
Trước khi bắt đầu quy chụp trách nhiệm cho nhân viên, lãnh đạo cần dành thời gian để suy ngẫm về vai trò của bản thân trong tình huống gây thất vọng này. Việc tự đánh giá bản thân một cách khách quan sẽ giúp người lãnh đạo có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề, đặt bản thân vào “cùng chiến tuyến” với nhân viên để tìm ra giải pháp hiệu quả.
Người lãnh đạo có thể tự hỏi bản thân những câu hỏi như:
Liệu tôi đã giao tiếp rõ ràng về mong muốn và kỳ vọng của mình với nhân viên hay chưa?
Tôi đã cung cấp cho họ đầy đủ nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành tốt công việc hay chưa?
Tôi đã tạo môi trường làm việc an toàn, cởi mở để nhân viên có thể chia sẻ khó khăn và đề xuất ý kiến hay chưa?
4. Luôn giữ trong đầu một ý định tốt (good intention)
Khi tin tưởng rằng nhân viên không cố ý gây ra sự thất vọng, điều đó sẽ làm dịu đi sự căng thẳng trong cách tiếp cận của bạn và giảm bớt bất kỳ cơn giận nào mà bạn có thể cảm thấy. Trong phần lớn các trường hợp, nhân viên đó không cố ý gây phương hại đến công việc, công ty hay đến lãnh đạo. Họ chỉ đơn giản là mắc lỗi, thiếu kỹ năng hoặc đưa ra quyết định sai lầm dẫn đến tình huống không mong muốn.
Hãy nhớ rằng, nhân viên cũng biết họ đã phạm sai lầm. Họ có thể đã tự trách móc bản thân, đồng thời lo lắng về việc phải đối mặt với bạn. Do đó, để thể hiện tinh thần đồng hành của người lãnh đạo khai vấn, người lãnh đạo cần tiếp cận nhân viên với một ý định tốt - ý định giúp họ thoát khỏi tình huống không dễ chịu này, thay vì trừng phạt hay đổ lỗi.
5. Giải pháp cần hướng tới kết quả, thay vì con người
Ngay cả khi sự thất vọng xảy ra vì nhân viên đã mắc sai lầm nghiêm trọng, người lãnh đạo vẫn cần tách biệt những gì đã xảy ra với nhân viên đó. Sự tập trung của người lãnh đạo cần đặt vào vấn đề thay vì trừng phạt người tạo ra vấn đề. Khi đó, bạn không những nghĩ ra giải pháp nhanh hơn, hiệu quả hơn, mà còn làm dịu đi tâm lý lo âu, sợ hãi bị sếp mắng của nhân viên.
Vậy làm sao để nhân viên hiểu rằng: Bạn đang tập trung vào vấn đề thay vì chỉ trích họ?
Tách biệt hành vi với con người: Nhấn mạnh rằng bạn thất vọng về hành vi cụ thể của họ, chứ không phải về bản thân họ như một con người.
Thể hiện sự đồng cảm: Cho nhân viên biết rằng bạn hiểu được khó khăn và thử thách mà họ có thể đang phải đối mặt. Lãnh đạo có thể sử dụng những ví dụ, câu chuyện trong quá khứ để cho nhân viên thấy bạn cũng từng gặp phải tình huống hiện tại và trải qua những cảm xúc tương tự với họ.
Đặt câu hỏi và lắng nghe: Sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe sâu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng thời thúc đẩy nhân viên sáng tạo ra giải pháp mới.
Hỗ trợ và hướng dẫn: Cung cấp cho nhân viên các nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết để họ có thể cải thiện hành vi và đạt được mục tiêu.
Tạm kết
Cảm thấy thất vọng là điều không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, thay vì phản ứng bằng cảm xúc tiêu cực, hãy biến đây thành cơ hội để bạn rèn luyện trí tuệ cảm xúc, thấu hiểu nhân viên và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.
Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng là giúp nhân viên phát triển, cải thiện hiệu quả công việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực cho tất cả mọi người. Khi người lãnh đạo có khả năng biến những tình huống thất vọng thành cơ hội học hỏi và phát triển, bạn sẽ không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn cải thiện mối quan hệ với nhân viên, truyền cảm hứng cho họ về cách làm việc chuyên nghiệp và tinh thần lạc quan trước những tình huống bất như ý.