#143. 5 lý do dẫn đến những cuộc họp chiến lược không hiệu quả
Cùng những giải pháp cụ thể và thực tiễn cho nhà lãnh đạo.
Các cuộc họp chiến lược thường được kỳ vọng là cơ hội để định hướng tương lai và tạo ra những quyết định mang tính bước ngoặt. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng như mong đợi. Nhiều cuộc họp kết thúc với cảm giác mơ hồ, thiếu trọng tâm và không mang lại kết quả cụ thể. Vậy đâu là nguyên nhân? Trong bản tin tuần này, chúng ta sẽ cùng khám phá 5 vấn đề phổ biến khiến các cuộc họp chiến lược trở nên kém hiệu quả và cách khắc phục chúng.
Lý do 1, Hiểu sai mục đích của cuộc họp chiến lược
Một trong những lý do lớn nhất khiến các cuộc họp chiến lược trở nên kém hiệu quả là do nhiều nhà lãnh đạo hiểu sai hoặc nhầm lẫn về mục đích thực sự của chúng. Từ quan sát của Coach For Life khi trò chuyện với các nhà lãnh đạo, không ít cuộc họp chiến lược bị biến thành buổi báo cáo hiệu suất, xem xét ngân sách hoặc thậm chí là danh sách công việc cần làm. Điều này dẫn đến các thảo luận không tập trung, các quyết định rời rạc và thiếu định hướng dài hạn. Một số hiểu lầm thường gặp:
Hiểu sai về “chiến lược”: Chiến lược không phải là việc đánh giá kết quả tài chính hay lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động hàng ngày. Chiến lược là việc xác định “chúng ta nên làm gì” để đạt được mục tiêu dài hạn, không chỉ là “chúng ta đã làm đúng chưa.”
Nhầm lẫn chiến lược với ngân sách: Ngân sách là công cụ để hỗ trợ thực thi chiến lược, nhưng nó không phải là trọng tâm của cuộc họp chiến lược. Khi ngân sách chi phối thảo luận, mục tiêu lớn thường bị lu mờ.
Sai lệch trọng tâm: Nhiều cuộc họp tập trung quá nhiều vào việc giải quyết vấn đề ngắn hạn, thay vì xem xét bức tranh lớn, những ưu tiên quan trọng và sự thay đổi cần thiết để phát triển.
Giải pháp cho nhà lãnh đạo:
1, Xác định mục đích rõ ràng cho cuộc họp: Trước khi họp, hãy xác định rõ rằng mục đích không phải là xem xét hiệu suất, mà là đánh giá xem tổ chức có đang theo đuổi đúng mục tiêu chiến lược không. Thảo luận có thể xoay quanh câu hỏi lớn:
Chúng ta đang nhắm đúng đích chưa?
Các lựa chọn hiện tại có tạo ra giá trị dài hạn không?
2, Loại bỏ các yếu tố không phù hợp: Hãy để ngân sách và danh sách công việc phải làm sang một bên. Cuộc họp chiến lược tập trung hơn vào việc xác định hướng đi lớn, ưu tiên chính, và các thay đổi cần thiết để tổ chức tiến xa hơn.
3, Xem chiến lược là một quy trình sống: Đừng đóng khung chiến lược trong các buổi họp định kỳ. Hãy coi đó là một chu trình liên tục, cần được điều chỉnh linh hoạt để thích ứng với các thay đổi trong bối cảnh kinh doanh.
Khi các nhà lãnh đạo hiểu rõ và làm đúng vai trò của cuộc họp chiến lược, tổ chức không chỉ xây dựng được định hướng bền vững mà còn tận dụng được tối đa nguồn lực để hiện thực hóa tầm nhìn dài hạn.
Đọc thêm bài viết: Coach For Life đồng hành cùng Hoàng An Nhiên điều phối chương trình “Shape The Future"
Lý do 2, Quá tham vọng về agenda và mục tiêu cuộc họp
Một sai lầm phổ biến trong các cuộc họp chiến lược là xây dựng một chương trình họp (agenda) quá tham vọng, với mục tiêu giải quyết quá nhiều vấn đề trong thời gian hạn chế. Những nhà lãnh đạo thường bị cuốn hút bởi mong muốn “giải quyết tất cả” mà quên rằng mỗi cuộc họp chỉ nên tập trung vào một số vấn đề cốt lõi.
Hậu quả của một agenda quá dày đặc bao gồm:
Thảo luận lan man, không trọng tâm: Việc ôm đồm nhiều nội dung khiến các cuộc thảo luận chỉ dừng ở mức bề mặt mà không đào sâu vào bản chất vấn đề.
Thiếu thời gian cho các quyết định chiến lược: Khi thời gian bị phân bổ quá mỏng cho từng mục, các quyết định quan trọng thường bị trì hoãn hoặc không đạt được sự đồng thuận cần thiết.
Tạo áp lực không cần thiết cho đội ngũ: Các thành viên tham gia cảm thấy bị quá tải và mất động lực, dẫn đến sự giảm hiệu quả của cuộc họp.
Là đơn vị chuyên điều phối các cuộc họp chiến lược cho các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng một agenda thành công không phải là danh sách dài các mục tiêu cần đạt, mà là khả năng tập trung và đi sâu vào những ưu tiên thực sự quan trọng.
Giải pháp cho nhà lãnh đạo
Khi tư vấn cho các doanh nghiệp với dịch vụ Strategic Planning Facilitation, chúng tôi thường có những lưu ý sau cho việc xác định agenda của cuộc họp:
1, Tối ưu hóa agenda với sự tập trung rõ ràng: Hãy bắt đầu bằng việc xác định 1-2 mục tiêu chiến lược quan trọng nhất cần đạt được trong cuộc họp.
2, Ưu tiên chất lượng hơn số lượng: Hạn chế số lượng nội dung trong agenda để đảm bảo mỗi vấn đề được thảo luận kỹ lưỡng và đạt sự đồng thuận. Một cuộc họp giải quyết sâu một vấn đề sẽ mang lại giá trị hơn là bàn qua loa nhiều vấn đề.
3, Phân bổ thời gian hợp lý:
Chia nhỏ thời gian theo từng mục, đảm bảo có đủ không gian để đi sâu vào thảo luận chiến lược.
Dự phòng thời gian cho các cuộc tranh luận hoặc phát sinh, đặc biệt với các vấn đề có tính phức tạp cao.
Một cuộc họp chiến lược thành công không đo lường bằng số lượng vấn đề được thảo luận, mà bằng mức độ rõ ràng và quyết đoán của các giải pháp được đưa ra. Khi biết cách kiểm soát tham vọng và tập trung vào những gì thực sự quan trọng, nhà lãnh đạo sẽ biến cuộc họp thành đòn bẩy chiến lược cho tổ chức.
Lý do 3, Thiếu chuẩn bị trước cuộc họp
Nhiều cuộc họp chiến lược thất bại ngay từ khi bắt đầu, không phải vì nội dung không đủ quan trọng mà vì các thành viên bước vào mà không có sự chuẩn bị cần thiết. Khi đó, buổi họp dễ rơi vào tình trạng lan man, mất trọng tâm, và khó đạt được sự đồng thuận. Một sai lầm phổ biến là hy vọng rằng “chỉ cần mọi người có mặt và thảo luận là sẽ tìm ra giải pháp.” Tuy nhiên, chiến lược là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi sự suy nghĩ sâu và phân tích kỹ lưỡng trước khi bước vào phòng họp.
Đề xuất giải pháp cho nhà lãnh đạo
1, Chuẩn bị tài liệu định hướng trước cuộc họp: Đảm bảo rằng các tài liệu cần thiết được thu thập, phân tích, và trình bày một cách mạch lạc. Tài liệu này nên bao gồm dữ liệu quan trọng, kịch bản phân tích, và các câu hỏi cần phản biện. Gửi tài liệu cho các thành viên trước cuộc họp ít nhất 3-5 ngày, giúp họ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến.
2, Phân công trách nhiệm cụ thể: Để tăng cường sự tham gia, có thể giao cho mỗi thành viên một vai trò rõ ràng trong việc chuẩn bị nội dung. Ví dụ, một người có thể chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, một người đánh giá năng lực nội bộ, trong khi một người khác đưa ra các kịch bản tài chính. Việc phân công rõ ràng không chỉ tăng tính cam kết mà còn giúp cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.
3, Tổ chức các buổi thảo luận nhỏ trước họp: Nếu vấn đề quá phức tạp, chúng tôi khuyến khích việc tổ chức các cuộc họp nhỏ hoặc thảo luận nhóm trước buổi họp chính để định hình các ý tưởng lớn. Điều này giúp giảm áp lực cho cuộc họp chính và đảm bảo mọi người đã có cùng nền tảng thông tin.
4, Chuẩn bị kỹ năng điều phối: Người chủ trì cần chuẩn bị các kịch bản để dẫn dắt buổi họp. Họ cần đặt câu hỏi mở để khuyến khích thảo luận, giữ mọi người tập trung vào mục tiêu chính, và xử lý xung đột nếu phát sinh. Một điều phối viên giỏi sẽ giúp buổi họp diễn ra trôi chảy và đạt được kết quả rõ ràng.
Đọc thêm bài viết: Lập kế hoạch chiến lược là gì? 5 bước lập kế hoạch chiến lược cho nhà quản trị doanh nghiệp
Lý do 4, Đánh giá thấp vai trò của điều phối viên chuyên nghiệp cho cuộc họp
Điều phối viên chuyên nghiệp trong các cuộc họp chiến lược đóng vai trò giống như một người dẫn đường trong rừng rậm. Họ biết rõ đích đến, có khả năng xử lý linh hoạt khi xung đột xảy ra hoặc khi thảo luận bị bế tắc. Tuy nhiên, vai trò này thường bị đánh giá thấp hoặc giao cho những người thiếu kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
Những sai lầm phổ biến trong điều phối bao gồm: không đặt ra mục tiêu rõ ràng cho cuộc thảo luận, sử dụng sai chiến lược thảo luận, không nhận ra các tín hiệu quan trọng giữa những ý kiến hỗn tạp, hoặc điều hành cuộc họp theo cách không cân bằng, dẫn đến việc thảo luận hoặc quá lan man, hoặc bị cắt ngắn đột ngột. Hậu quả là cuộc họp không chỉ mất đi hiệu quả mà còn khiến các thành viên tham gia cảm thấy thiếu động lực và sự gắn kết.
Đề xuất giải pháp cho nhà lãnh đạo
Trong vai trò là người thường xuyên điều phối các chương trình xây dựng chiến lược cho các doanh nghiệp, chúng tôi có một vài gợi ý như sau:
1, Chọn chiến lược thảo luận phù hợp: Với những vấn đề phức tạp, hãy giới hạn số lượng người tham gia thảo luận chi tiết (7-10 người là tối ưu). Nếu nhóm lớn hơn, hãy chia thành các nhóm nhỏ để đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe, sau đó tổng hợp các góc nhìn để tìm ra giải pháp chung.
2, Nhận diện và tập trung vào các tín hiệu quan trọng: Trong các cuộc họp chiến lược, các tín hiệu giá trị thường bị che lấp bởi những ý kiến ồn ào hoặc những lập luận chưa có trọng tâm. Điều phối viên cần có khả năng phân biệt đâu là ý kiến mang tính chiến lược và đâu là "nhiễu."
3, Giữ cân bằng trong thảo luận: Một cuộc họp chiến lược thành công đòi hỏi sự cân bằng giữa tính sáng tạo và tính kỷ luật. Điều phối viên cần biết khi nào nên để nhóm thảo luận tự do để khai phá ý tưởng mới và khi nào cần đưa cuộc họp trở lại đúng hướng để tránh lãng phí thời gian.
4, Lựa chọn điều phối viên chuyên nghiệp: Vai trò của điều phối viên không chỉ là "giữ trật tự" mà còn là dẫn dắt nhóm đến các kết quả chiến lược cụ thể. Nếu nội bộ thiếu người đủ kỹ năng, chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp tìm đến những điều phối viên chuyên nghiệp. Đó là khoản đầu tư xứng đáng cho tương lai của tổ chức.
Lý do 5, Nghĩ rằng mọi việc đã hoàn tất khi cuộc họp kết thúc
Theo một báo cáo, các lãnh đạo dành chưa đến ba giờ mỗi tháng để xem xét hoặc làm việc với chiến lược. Những nỗ lực lớn trong cuộc họp nhanh chóng “bốc hơi” khi không có kế hoạch hành động cụ thể, không đo lường tiến độ, và thiếu sự cam kết sau cuộc họp. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã từng chia sẻ trải nghiệm quá khứ với Coach For Life rằng, dù các cuộc họp chiến lược được thực hiện tốt, nhưng ngay sau khi kết thúc, các thành viên lại nhanh chóng quay về với các vấn đề vận hành hằng ngày, bỏ quên hoàn toàn những mục tiêu dài hạn đã thống nhất trong cuộc họp.
Chiến lược chỉ thực sự mang lại kết quả khi nó được chuyển hóa thành hành động rõ ràng, đo lường được và gắn kết với toàn bộ tổ chức. Nếu không có bước tiếp nối này, mọi quyết định trong cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa.
Đề xuất giải pháp cho nhà lãnh đạo
1, Kết thúc với kế hoạch thực thi rõ ràng
Thay vì chỉ ghi nhận các quyết định trong cuộc họp, hãy đảm bảo mọi người rời phòng họp với một kế hoạch hành động chi tiết. Kế hoạch này nên bao gồm:
Các mục tiêu cụ thể: Điều gì cần đạt được và tại sao?
Các bước hành động cụ thể: Ai chịu trách nhiệm cho từng phần việc?
Thời hạn và cột mốc đo lường: Khi nào cần hoàn thành và cách đánh giá tiến độ.
2, Cam kết thời gian cho chiến lược: Khuyến khích các nhà lãnh đạo dành ít nhất vài giờ mỗi tuần để làm việc hoặc suy nghĩ về các vấn đề chiến lược, thay vì chỉ tập trung vào vận hành. Điều này giúp duy trì sự kết nối giữa mục tiêu dài hạn và hoạt động hằng ngày.
3, Gắn kết chiến lược với toàn bộ tổ chức: Đảm bảo các thay đổi chiến lược hoặc các mục tiêu quan trọng được truyền đạt tới toàn bộ tổ chức một cách rõ ràng. Điều này có thể được thực hiện qua các kênh truyền thông nội bộ, các buổi họp toàn công ty, hoặc các cuộc họp 1:1 với nhân viên.
4, Khuyến khích sự tự phản tư từ các thành viên.Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy dành thời gian để mỗi thành viên chia sẻ những điều họ học được và cách họ dự định hành động khác đi. Điều này không chỉ giúp họ kết nối tốt hơn với chiến lược mà còn thúc đẩy trách nhiệm cá nhân trong việc thực thi.
Chiến lược chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được đưa vào hành động.
Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến và áp dụng các giải pháp phù hợp, nhà lãnh đạo có thể biến mỗi cuộc họp chiến lược thành một công cụ mạnh mẽ để định hình tương lai. Coach For Life luôn sẵn sàng để đồng hành cùng các nhà doanh nghiệp trong quá trình đồng bộ niềm tin, định hướng chiến lược cho doanh nghiệp của mình! Chúc bạn có những cuộc họp chiến lược hiệu quả trong những ngày cuối năm này!
Đã bao lâu rồi, bạn chưa thực sự “lắng nghe” và cảm nhận từng bước chân của mình? Tuần này, bản tin Leader As Coach muốn giới thiệu đến bạn bài thực hành “Đi trong tỉnh thức”.
Đi trong tỉnh thức là một ví dụ của việc thực hành tỉnh thức trong hành động. Mục đích của thực hành này là tăng khả năng tập trung, phát triển khả năng quan sát và làm chủ cảm xúc, suy nghĩ. Duy trì sự chú tâm, cảm nhận rõ từng bước đi và những gì đang diễn ra sẽ giúp chúng ta “tắt” được những suy nghĩ miên man, không cần thiết. Khi đó, chúng ta thực sự được nghỉ ngơi, tích lũy năng lượng và thư giãn trong mỗi bước chân đi.
Trong tuần này, hãy lựa chọn một quãng đường ngắn, có thể chỉ là từ chỗ đỗ xe vào tới văn phòng để thử thực hành đi trong tỉnh thức và quan sát xem bạn sẽ phát hiện ra điều gì mới mẻ nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!