[Leader As Coach 93] Trước phiên coach nhân viên - Lãnh đạo nên hỏi mình 5 câu hỏi sau
Trước khi vào phiên coach và đặt câu hỏi cho nhân viên, có 5 câu hỏi bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng cần tự hỏi - tự trả lời.
Bắt đầu từ tuần này, bản tin Leader As Coach sẽ gửi tới bạn đọc chuỗi 03 bài viết với chủ đề: “Các câu hỏi mà lãnh đạo nên tự hỏi trong 3 giai đoạn: Trước/trong/sau phiên coach với nhân viên”.
Chuẩn bị tâm thế trước mỗi buổi coach với nhân viên là điều mọi nhà lãnh đạo nên làm. Bởi tâm thế đúng sẽ dẫn tới hành động đúng, mà trong trường hợp này, là những câu hỏi đúng, phản ứng đúng, sự cam kết đúng…với việc giúp đỡ và phát triển nhân viên.
Trong bản tin tuần này, hãy cùng Coach For Life trả lời câu hỏi đầu tiên: “Trước phiên coach với nhân viên, lãnh đạo cần tự hỏi mình 05 câu hỏi nào?”
1, Tôi có đang hiện diện 100% không?
Có rất nhiều yếu tố có thể khiến lãnh đạo mất tập trung, hay còn gọi là “không hiện diện hoàn toàn” trong khi coach nhân viên: Cuộc gọi/tin nhắn công việc, vấn đề khẩn cấp, nhân viên không hợp tác, bản thân lãnh đạo đang bị stress hoặc gặp vấn đề sức khỏe…Cho dù rất cố gắng tập trung lắng nghe nhân viên, nhưng nhiều lãnh đạo không thể tránh khỏi việc liếc nhìn điện thoại, tranh thủ trả lời email hoặc âm thầm lo lắng, suy nghĩ về một vấn đề khác.
Hiện diện là chìa khóa để lãnh đạo quan sát được trọn vẹn trạng thái của nhân viên bằng mọi giác quan. Sự tập trung của người lãnh đạo sẽ tạo cho nhân viên cảm giác vấn đề của mình được coi trọng, lãnh đạo đang thật sự muốn lắng nghe để cùng giải quyết. Từ đó, phá đi rào cản vô hình về cấp bậc, quyền lực giữa sếp và nhân viên, thúc đẩy nhân viên chia sẻ nhiều hơn.
Để tăng tính hiện diện của bản thân trong một phiên coach, lãnh đạo có thể tham khảo một vài gợi ý dưới đây:
Chuẩn bị không gian coach không có yếu tố phiền nhiễu (điện thoại, máy tính…). Tối ưu nhất là có lịch coach cố định, nếu không, lãnh đạo hãy thống nhất lịch với nhân viên từ sớm để cả hai sắp xếp công việc cho phù hợp.
Thực hành tỉnh thức trước khi coach qua các bài tập thiền, hít thở sâu để làm sạch tâm trí. Lãnh đạo có thể rèn luyện thói quen thực hành tỉnh thức mỗi ngày bằng bộ thẻ tỉnh thức của Coach For Life.
2, Mục đích của phiên coach hôm nay là gì?
Một phiên coach tại doanh nghiệp có thể được tiến hành dưới hình thức một buổi feedback cá nhân/ đội nhóm sau khi kết thúc dự án, một buổi lên kế hoạch và chiến lược, hoặc giải quyết gấp vấn đề đang cản trở công việc…
Tùy từng hình thức và tình huống cụ thể, lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu của mình ngay từ đầu để thiết kế bộ câu hỏi phù hợp, giúp buổi coach đi đúng hướng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Mục tiêu đặt ra lúc ban đầu cũng đóng vai trò là thước đo đánh giá hiệu quả sau buổi coach.
Coaching tại doanh nghiệp cũng có thể đa dạng từ 5-10 phút (coach hành lang) tới meeting 1:1 trong 45-60 phút…Tùy vào từng thời lượng, lãnh đạo cần điều chỉnh linh hoạt mục tiêu coach của mình, tránh tình trạng tự tạo áp lực “phải có lời giải ngay lập tức cho mọi vấn đề” lên bản thân.
Ví dụ khi check-in nhanh 5 phút với nhân viên sau giờ làm, lãnh đạo không nên đặt mục tiêu phải tìm ra ngay giải pháp cho vấn đề nhân viên gặp phải trong ngày làm việc. Mục tiêu lúc này chỉ nên dừng ở việc cập nhật trạng thái nhân viên hoặc tình hình công việc của họ. Nếu có vấn đề, lãnh đạo mới tính đến kế hoạch tổ chức các phiên coach riêng để giải quyết sau.
3, Những định kiến nào tôi cần loại bỏ trước khi coach?
Định kiến có sẵn có thể ngăn cản người lãnh đạo tuân thủ tư duy “ngang hàng” và “không phán xét” trong số 5 tư duy đúng về coaching. Vì là người đi trước, có tri thức và kinh nghiệm, hoặc đã từng làm việc với những nhân viên có đặc điểm giống nhân viên đang được coach…lãnh đạo dễ mắc sai lầm như:
Đưa ra lời khuyên
Áp đặt giải pháp
Phản ứng coi nhẹ vấn đề của nhân viên hoặc so sánh với nhân viên cũ/ nhân viên khác trong đội nhóm
…
Chỉ cần sau một hoặc vài buổi coach, người lãnh đạo coach với định kiến sẽ nhận ra nhân viên không còn tin vào việc bạn đang muốn giúp họ giải quyết vấn đề. Không được chia sẻ trong không gian “không định kiến và phán xét”, nhân viên dần trở nên khép kín, không muốn gần gũi với lãnh đạo, không sẵn sàng cùng lãnh đạo giải quyết vấn đề.
Hãy bước vào mỗi buổi coach với một tâm trí và trái tim rộng mở. Dù quen thuộc với nhân viên thế nào, lãnh đạo phải luôn ghi nhớ rằng những gì bạn biết không phải là toàn bộ con người họ. Người lãnh đạo khai vấn lắng nghe nhân viên chia sẻ để có cơ hội thấu hiểu về những người đồng hành của mình, giúp họ vượt qua khó khăn, trở thành phiên bản tốt nhất của bản thân, thay vì lắng nghe để phản hồi bằng những định kiến sẵn có.
4, Tôi sẽ học được gì từ buổi coach này?
Mỗi buổi coach với nhân viên đều cho phép người lãnh đạo phát triển bản thân cả với vai trò lãnh đạo và một người coach. Bởi coaching là quá trình đồng sáng tạo, hãy cởi mở và hào hứng để học hỏi trong suốt quá trình cùng nhân viên. Bằng cách hỏi câu hỏi này trước buổi coach, lãnh đạo phần nào hạ được áp lực phải là “cấp trên” có giải pháp cho mọi vấn đề. Thay vào đó, bạn bước vào phiên coach với tâm thế một người có trong tay công cụ coaching mạnh mẽ, giúp đỡ nhân viên trở nên tốt hơn, và để nhân viên giúp mình luyện tập kỹ năng khai vấn tốt hơn.
Để làm được điều đó, bên cạnh một tâm hồn cởi mở, người lãnh đạo cần luôn hiện diện và thực hành kỹ năng lắng nghe sâu. Việc lãnh đạo ghi nhớ những chi tiết quan trọng, ghi chép lại bài học sau mỗi phiên coach không những giúp nhân viên của bạn cảm thấy được lắng nghe trọn vẹn, mà còn giúp chính lãnh đạo tăng sự kết nối và tập trung trong phiên coach.
Những bài học lãnh đạo rút ra trong quá trình coach nhân viên, về sau cũng sẽ là nguồn tư liệu quý giá truyền lại cho đội ngũ kế cận trong hành trình lan tỏa văn hóa coaching ra phạm vi toàn doanh nghiệp.
5, Tôi có thể tạo thêm giá trị gì cho buổi coach này?
Mặc dù việc đặt mục tiêu từ đầu phiên và cam kết với mục tiêu ấy trong suốt quá trình coach là điều cần thiết, nhưng lãnh đạo cũng cần giữ tinh thần sẵn sàng ghi nhận vấn đề phát sinh và tạo thêm giá trị cho phiên coach. Bởi khi có không gian an toàn để chia sẻ, nhân viên có thể tiết lộ cho bạn nhiều vấn đề, rắc rối họ gặp phải hơn những gì bạn mong đợi.
Lãnh đạo không cần giải quyết những vấn đề phát sinh này ngay trong phiên coach. Nhưng việc chuẩn bị sẵn tinh thần cùng nhân viên giải quyết vấn đề sẽ giúp lãnh đạo chủ động chú ý tới trạng thái và biểu hiện của nhân viên trong phiên coach hơn, khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tin tưởng lãnh đạo hơn.
Thái độ này của lãnh đạo còn cho nhân viên thấy rằng, cam kết cùng nhân viên phát triển của lãnh đạo sẽ không chỉ dừng lại ở một phiên coach, mà bạn sẵn sàng đồng hành cùng họ lâu dài.
Kết
Với những người lãnh đạo mới bước lên hành trình trở thành một lãnh đạo khai vấn, việc chuẩn bị kỹ càng tâm thế trước mỗi buổi coach sẽ cho bạn sự tự tin, gợi nhắc bạn về những nguyên tắc và tư duy nền tảng của khai vấn. Từ đó, người lãnh đạo mới dễ dàng tiến hành một phiên coach hiệu quả và trọn vẹn, đem lại nhiều giá trị cho cả nhân viên lẫn hành trình phát triển của chính mình.
Đã bao lâu rồi, bạn chưa thực sự “lắng nghe” và cảm nhận từng bước chân của mình? Tuần này, bản tin Leader As Coach muốn giới thiệu đến bạn bài thực hành “Đi trong tỉnh thức”.
Đi trong tỉnh thức là một ví dụ của việc thực hành tỉnh thức trong hành động. Mục đích của thực hành này là tăng khả năng tập trung, phát triển khả năng quan sát và làm chủ cảm xúc, suy nghĩ. Duy trì sự chú tâm, cảm nhận rõ từng bước đi và những gì đang diễn ra sẽ giúp chúng ta “tắt” được những suy nghĩ miên man, không cần thiết. Khi đó, chúng ta thực sự được nghỉ ngơi, tích lũy năng lượng và thư giãn trong mỗi bước chân đi.
Trong tuần này, hãy lựa chọn một quãng đường ngắn, có thể chỉ là từ chỗ đỗ xe vào tới văn phòng để thử thực hành đi trong tỉnh thức và quan sát xem bạn sẽ phát hiện ra điều gì mới mẻ nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!