[Leader As Coach 83] Phong cách lãnh đạo theo tình huống (Situational Leadership)
Với sự linh hoạt cùng các công cụ đánh giá chi tiết và bao quát, “Lãnh đạo theo tình huống” có thể là lời giải cho những ai còn đang loay hoay trên hành trình định hình phong cách lãnh đạo của mình.
Lãnh đạo theo tình huống (Situational Leadership) là gì?
Lãnh đạo theo tình huống là phong cách lãnh đạo bắt nguồn từ Thuyết lãnh đạo theo tình huống của Ken Blanchard và Paul Hersey vào năm 1969. Lý thuyết này cho thấy không có phong cách lãnh đạo nào là phù hợp với tất cả. Bất kỳ nhà lãnh đạo vĩ đại nào cũng hiểu rằng, điều hành một đội nhóm là công việc có rất nhiều biến số cần xem xét ở nhân viên. Những biến số này có thể là:
Hoàn cảnh
Tính cách
Phong cách học tập
Kinh nghiệm
Cái tôi
Động lực làm việc
Lãnh đạo theo tình huống nghĩa là điều chỉnh phong cách lãnh đạo trước từng tình huống cụ thể, với từng nhân sự hoặc mục tiêu của đội nhóm. Mô hình này cũng cung cấp cho các nhà lãnh đạo một khung đánh giá mức độ trưởng thành và sẵn sàng của nhân viên trước khi đưa ra phương án lãnh đạo phù hợp với từng hoàn cảnh, cụ thể là:
04 Mức độ trưởng thành (Maturity)
M1 - Năng lực thấp & Cam kết thấp: Nhân viên có năng lực hạn chế, cần được hướng dẫn chi tiết, cụ thể để theo sát và hoàn thành nhiệm vụ.
M2 - Năng lực khá & Cam kết linh hoạt: Nhân viên có một vài kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết để thực hiện mục tiêu, nhưng mức độ cam kết chưa cao do thiếu tự tin, thiếu động lực,...
M3 - Năng lực cao & Cam kết linh hoạt: Nhân viên có đủ kỹ năng, kinh nghiệm để giải quyết tốt vấn đề, nhưng thiếu cam kết với mục tiêu do chưa tự tin hoặc không có động lực rõ ràng.
M4 - Năng lực cao & Cam kết cao: Nhân viên có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng, đồng thời có mức độ cam kết cao nên có thể làm việc độc lập, hoặc tham gia đề xuất giải pháp.
04 Mức độ sẵn sàng
Sẵn sàng thấp: Nhân viên không sẵn sàng chịu trách nhiệm về công việc, xuất phát từ tâm lý thiếu tự tin về năng lực của mình, hoặc chưa có động lực rõ ràng.
Sẵn sàng học hỏi: Nhân viên chưa sẵn sàng chịu trách nhiệm hoàn toàn, nhưng cởi mở với việc học hỏi, nâng cao kỹ năng để thực hiện mục tiêu.
Sẵn sàng vừa đủ: Nhân viên có thể chịu trách nhiệm hoàn toàn với công việc, nhưng chưa tự tin để thực hiện mục tiêu một cách độc lập.
Sẵn sàng cao: Nhân viên có khả năng và sẵn sàng chịu trách nhiệm hoàn toàn cho nhiệm vụ.
Bên cạnh những đánh giá khách quan về mức độ trưởng thành và cam kết của nhân viên, phong cách lãnh đạo theo tình huống còn được tiến hành dựa trên phân loại Hành vi chỉ đạo và Hành vi hỗ trợ.
Hành vi chỉ đạo: Lãnh đạo hướng dẫn nhân viên làm như thế nào, khi nào, ở đâu, bao giờ cần hoàn thành.
Hành vi hỗ trợ: Lãnh đạo đối thoại cởi mở với cấp dưới, lắng nghe tích cực, ghi nhận và xúc tiến công việc.
04 Phong cách lãnh đạo theo tình huống
Mô hình lãnh đạo theo tình huống bao gồm 4 phong cách lãnh đạo. Mỗi phong cách này sẽ phù hợp với một một kiểu nhân sự hoặc mục tiêu khác nhau mà Coach For Life sẽ cùng bạn làm rõ trong phần dưới đây.
Phong cách 1: Chỉ đạo (S1)
Đây là phong cách sử dụng nhiều hành vi chỉ đạo và ít hành vi hỗ trợ. Khi ứng dụng phong cách lãnh đạo này, người lãnh đạo sẽ là người ra quyết định xem công việc nên được tiến hành thế nào, và sử dụng kinh nghiệm, kiến thức của mình để hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
Phong cách 1 là phương án tiếp cận ngắn hạn, phù hợp áp dụng với những nhân sự thuộc nhóm M1 - có năng lực và cam kết hạn chế, cần sự hướng dẫn và theo sát của cấp trên để hoàn thành nhiệm vụ. Người lãnh đạo khi sử dụng phong cách này cần đặc biệt sát sao với từng tiến triển nhỏ của công việc, nhằm mục đích hướng dẫn kịp thời và tạo động lực xuyên suốt cho nhân viên của mình.
Phong cách 2: Khai vấn (S2)
Phong cách lãnh đạo khai vấn đòi hỏi người lãnh đạo kết hợp cân bằng cả hành vi chỉ đạo và hỗ trợ. Nhà lãnh đạo vẫn là người ra quyết định xem cấp dưới cần làm gì, làm như thế nào, nhưng đồng thời cũng tạo nhiều cơ hội thảo luận cởi mở với nhân viên để làm rõ “Điều gì khiến nhiệm vụ này là quan trọng?”. Lãnh đạo cũng cần tích cực công nhận cam kết học hỏi và trau dồi kinh nghiệm liên quan đến nhiệm vụ của cấp dưới để tạo động lực cho họ.
Mục đích của phong cách số 2 là tạo ra sự đồng thuận và hiểu biết về mục tiêu chung. Phong cách này phù hợp với những nhân sự thuộc nhóm M2 - có năng lực hạn chế, nhưng sẵn sàng cam kết học hỏi để thực hiện nhiệm vụ theo định hướng của lãnh đạo. Cũng giống như phong cách 1, hiệu quả của phong cách lãnh đạo số 2 phụ thuộc vào mức độ quan sát trực tiếp, chủ động của người lãnh đạo với nhân viên của mình và khả năng tăng cường đối thoại tích cực giữa hai bên.
Phong cách 3: Hỗ trợ (S3)
Khác với 2 phong cách trên, ở phong cách số 3, nhiệm vụ được thúc đẩy bởi nhân viên nhiều hơn lãnh đạo. Với phong cách này, người lãnh đạo sẽ sử dụng hành vi hỗ trợ là chính. Phong cách lãnh đạo Hỗ trợ phù hợp với nhân sự thuộc nhóm M3 - có năng lực tự hoàn thành nhiệm vụ nhưng cam kết không cao do thiếu động lực hoặc tự tin.
Mục tiêu của phong cách lãnh đạo Hỗ trợ là tạo ra sự liên kết. Với nhân viên có năng lực chuyên môn cao, người lãnh đạo cần đóng vai trò là người hỗ trợ để giúp nhân viên tự thực hiện được nhiệm vụ đến cùng. Để giúp nhân viên tìm ra nguồn gốc vấn đề và cải thiện hiệu suất làm việc, lãnh đạo cần sử dụng thành thục kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe sâu.
Phong cách 4: Ủy quyền (S4)
Mục đích của phong cách lãnh đạo ủy quyền là tạo ra/ nâng cao khả năng tự chủ trong công việc của nhân viên. Phong cách lãnh đạo này phù hợp với những nhân viên thuộc nhóm M4 - có năng lực làm việc độc lập và có sự cam kết cao nhờ tự tin vào khả năng của mình.
Với nhóm nhân sự này, nhà lãnh đạo sử dụng phong cách ủy quyền sẽ đưa ra rất ít hành vi chỉ đạo và hỗ trợ. Thay vào đó, nhà lãnh đạo cần có khả năng thiết kế những buổi thảo luận cởi mở để lắng nghe đề xuất của nhân viên, mời gọi những phản hồi và đóng góp tích cực, từ đó tối ưu hóa được năng lực của những cá nhân xuất sắc trong đội nhóm.
Lưu ý gì khi ứng dụng phong cách lãnh đạo theo tình huống?
Dù cung cấp cho các nhà lãnh đạo những công cụ rất cụ thể để áp dụng mô hình này vào công việc quản lý, nhưng phong cách lãnh đạo theo tình huống cũng tồn tại một số nhược điểm cần lưu ý, cụ thể là:
Có thể gây bối rối: Không phải lãnh đạo nào cũng ngay lập tức áp dụng linh hoạt được 4 phong cách lãnh đạo khác nhau của mô hình này. Thời gian đầu khi đưa phong cách lãnh đạo theo tình huống vào doanh nghiệp, nhân viên của bạn có thể cảm thấy bối rối khi lãnh đạo không nhất quán trong cách giải quyết vấn đề và làm việc với nhân sự của mình.
Không dành cho tất cả mọi người: Trên thực tế, không phải nhà lãnh đạo nào cũng có đủ quyền hạn để liên tục thay đổi cách lãnh đạo và giải quyết vấn đề theo từng tình huống. Đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp có hệ thống quản trị chặt chẽ, lâu năm, hoặc với các quản lý cấp trung - những người đứng giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên phía dưới. Sự hạn chế về quyền hạn có thể khiến việc ra quyết định bị chậm trễ, do cần thông qua lãnh đạo cấp cao hơn, do đó, không phát huy được tối đa lợi ích của mô hình lãnh đạo này.
Đòi hỏi sự linh hoạt cao: Mô hình lãnh đạo theo tình huống đòi hỏi người lãnh đạo phải sử dụng thuần thục những khung đánh giá nhân sự và trau dồi khả năng lãnh đạo linh hoạt của mình. Không dễ để “đọc vị” một nhân viên và xếp họ vào một trong bốn nhóm và đưa ra phương án tiếp cận phù hợp trong thời gian ngắn. Đây đều là những nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao, phản ứng nhanh trong khi vẫn phải duy trì liên kết với tầm nhìn và mục tiêu dài hạn.
Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo, rồi ứng dụng thuần thục phong cách ấy vào công việc quản lý là một điều không hề dễ dàng. Thấu hiểu khó khăn này của các nhà lãnh đạo, Coach For Life mang đến cho bạn khóa học Leader As Coach - Nơi các chuyên gia khai vấn lãnh đạo giàu kinh nghiệm của chúng tôi đồng hành và giúp người lãnh đạo tìm ra phong cách lãnh đạo phù hợp nhất với mình. Để tìm hiểu thêm về khóa học Leader As Coach sẽ khai giảng vào tháng 10, mời bạn tham khảo tại: https://www.coachforlife.vn/leader-as-coach
Bài thực hành tỉnh thức tuần nay là “Một vòng hít thở trọn vẹn”. Một vòng hít thở trọn vẹn có nghĩa là một lần hít vào và thở ra thật chậm và sâu.
Khi mới thực tập, chúng ta sẽ có thể thấy một hơi thở qua đi mà chưa kịp cảm nhận gì. Tuy nhiên, vào một thời điểm khó khăn, nếu kịp nhớ ra và hít thở một hơi thật chậm và sâu - giữ hơi thở trong lồng ngực một chút rồi mới thở ra, bạn sẽ thấy được sự nhiệm màu của hơi thở.
Nó giống như một cái phanh, tránh cho chúng ta lao vào một cuộc khẩu chiến và thốt ra những lời nói nặng nề, thiếu sáng suốt; làm hỏng hình ảnh bản thân và gây tổn thương cho người khác… Nó cũng là cái phao để ta bám vào trước khi bị chìm xuống dưới những cơn sóng lo âu, sợ hãi và căng thẳng.
Tuần này, bạn hãy thử thực hành và quan sát mình cảm thấy thế nào khi tập trung hoàn toàn vào một hơi thở. Sau mỗi lần hít thở, hay suy ngẫm: Việc hít thở một vòng trọn vẹn đã tác động đến trạng thái tâm trí và cơ thể bạn như thế nào?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!