[Leader As Coach 05] 6 gợi ý đơn giản giúp lãnh đạo lắng nghe hiệu quả hơn
Trong một cuộc sống vội vã như hiện nay, lắng nghe là món quà ý nghĩa nhất mà bạn có thể dành cho nhân viên và cho chính mình.
Lắng nghe, tưởng như là một công việc đơn giản, nhưng thật sự là một thách thức lớn với nhiều quản lý, lãnh đạo. Họ quá bận rộn với khối lượng công việc khổng lồ, họ không thể tập trung nghe nhân viên chia sẻ trọn vẹn vấn đề, họ luôn trong trạng thái hối hả tất bật. Hiểu được những khó khăn này, bản tin Leader As Coach 05 sẽ tập trung trọn vẹn vào kỹ năng lắng nghe, giúp bạn giải quyết 02 câu hỏi cơ bản:
Tại sao tôi nên lắng nghe?
Lắng nghe thế nào cho hiệu quả?
Trong các chương trình đào tạo khai vấn, lắng nghe cũng được coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một người làm coach.
Tại sao lãnh đạo nên lắng nghe?
Lắng nghe đúng cách sẽ đem đến những giá trị tích cực không chỉ cho nhân viên, mà còn cho chính bản thân lãnh đạo cũng như sự phát triển của tổ chức. Cụ thể, lắng nghe hiệu quả có thể đem lại 4 lợi ích như sau:
1, Lắng nghe giúp tạo dựng niềm tin. Nhân viên sẽ đặt niềm tin vào một lãnh đạo biết lắng nghe và thể hiện sự tôn trọng với những nỗ lực của họ.
2, Lắng nghe giúp tạo thêm động lực cho nhân viên. Khi cảm thấy bản thân được thấu hiểu và hỗ trợ, khi những ý kiến đóng góp của họ được xem xét một cách nghiêm túc, nhân viên sẽ có thêm nhiều động lực và năng lượng tích cực để cống hiến cho tổ chức.
3, Lắng nghe giúp lãnh đạo có thêm thông tin. Ở vị trí quản lý lãnh đạo, chúng ta không thể biết tất cả mọi việc, bằng cách lắng nghe, bạn sẽ có thêm nhiều nguồn thông tin mới, từ đó hiểu sâu hơn những vấn đề đang diễn ra trong tổ chức, có cơ sở để đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.
4, Lắng nghe giúp lãnh đạo thoát khỏi trạng thái cảm xúc của mình. Đây là một lợi ích rất thú vị mà ít người nghĩ tới. Lãnh đạo thường có nhiều lo lắng, áp lực, nhiều suy tư trong tâm trí. Thế nhưng, khi bạn chuyển sự tập trung từ những suy nghĩ và cảm xúc bên trong mình sang người đối diện, khi bạn thực sự đặt sự tập trung vào việc lắng nghe nhân viên, bạn sẽ tạm thời thoát ra khỏi những vấn đề đang khiến bạn trăn trở. Đến khi quay trở lại, bạn sẽ có thêm những góc nhìn mới cho những vấn đề cũ.
Lắng nghe thế nào cho hiệu quả?
Hầu hết chúng ta không được học cách lắng nghe sâu trong quá trình trưởng thành. Thay vào đó, chúng ta có thói quen nghe để phản hồi, thay vì nghe để thấu hiểu. Việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả đòi hỏi bạn cần học cách hướng sự chú ý của mình vào những gì người đối diện đang nói. Điều này bao gồm việc chú ý đến cả ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc của họ, không ngắt lời và hạn chế đưa ra lời khuyên quá sớm.
Dưới đây là 6 bước gợi ý để giúp bạn lắng nghe hiệu quả hơn:
1, Tạm dừng. Tạm dừng lại các vấn đề khác để tập trung vào người nói. Duy trì giao tiếp bằng mắt. Gật đầu để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe.
2, Giữ lại những phán xét: Hãy giữ những phán xét, chỉ trích trong đầu, để nhân viên có cơ hội giải thích vấn đề và đưa ra quan điểm của họ. Bạn không cần phải đồng tình, chỉ cần thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và bạn có sự đồng cảm.
3, Tóm tắt lại: Nhắc lại chính xác một vài từ khoá quan trọng. Thỉnh thoảng, bạn có thể tóm tắt các ý chính mà nhân viên đang trình bày để xác nhận xem bạn đã hiểu đúng ý họ hay chưa và bạn có bỏ lỡ điều gì hay không.
4, Đặt câu hỏi để làm rõ: Đặt những câu hỏi để khuyến khích họ suy nghĩ sâu hơn hoặc mở rộng ý tưởng của họ. Ví dụ: Theo em, thách thức thực sự ở đây là gì? Em đang có những ý tưởng nào để giải quyết vấn đề? Bạn không cần phải áp lực về chuyện nên phản hồi như thế nào, khi bạn chủ động lắng nghe và giữ cho mình một tâm trí tò mò, câu hỏi phù hợp sẽ đến một cách tự nhiên.
5, Tổng kết: Khi nhân viên đã trình bày xong, bạn có thể nói lại ngắn gọn các ý mà họ đã trao đổi. Bạn không cần đồng tình hay phản đối, bạn chỉ cần xác nhận những thông tin cả hai vừa chia sẻ.
6, Chia sẻ quan điểm của bạn: Sau khi họ đã chia sẻ hết những điều muốn nói, bạn có thể đưa ra quan điểm, ý kiến, đề xuất, mong muốn của riêng bạn cho vấn đề nhân viên vừa chia sẻ. Hãy khơi gợi để giúp họ chủ động tư duy cho vấn đề, trước khi đưa ra những đề xuất của cá nhân bạn.
Trong một cuộc sống vội vã như hiện nay, lắng nghe là món quà ý nghĩa nhất mà bạn có thể dành cho nhân viên và cho chính mình. Trong tuần tới, hãy ghi nhớ từ khoá “lắng nghe” và thực hành lắng nghe sâu, lắng nghe trọn vẹn trong ít nhất 3 cuộc trò chuyện cùng nhân viên của mình nhé!
Cùng với chủ đề về lắng nghe, tuần này, chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn bài thực hành “Lắng nghe cơ thể”. Cơ thể vận hành rất thông minh. Cơ thể sẽ đưa ra những cảnh báo cho bạn như: mệt mỏi, kiệt sức, căng thẳng... Khi nhận ra những dấu hiệu này, đó là lúc bạn cần thêm hoặc bớt gì một vài điều gì đó (như thức ăn, nước uống, ngủ nghỉ, vận động…).
Trong tuần này, mỗi ngày, hãy dành cho bản thân ít nhất 3 phút để chú ý “lắng nghe” những thông điệp (những thay đổi, cơn đau…) từ cơ thể và nhận ra cơ thể đang muốn nói với bạn điều gì.