[Leader As Coach 12] Tại sao lãnh đạo nên dừng đặt câu hỏi “Tại sao”?
Trong bản tin tuần này, chúng tôi chia sẻ với bạn một tài liệu nho nhỏ giúp bạn lập kế hoạch hành động và biến những điều bạn mơ ước trở thành hiện thực trong năm 2022.
Nhân viên: Em xin lỗi, em vẫn chưa hoàn thành xong báo cáo của Quý 4.
Sếp: Tại sao vẫn chưa xong vậy?
Bạn có thấy mô thức giao tiếp trên có sự quen thuộc? Khi xuất hiện bất cứ một vấn đề trở ngại nào, phản xạ tự nhiên của chúng ta là đặt câu hỏi “Tại sao?”. Logic của hành vi này là vì chúng ta nghĩ rằng, khi ta tìm ra nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề, ta mới có thể tư duy giải pháp cho vấn đề đó. Và đặt câu hỏi “Tại sao” là cách để chúng ta hiểu rõ nguyên nhân.
Thế nhưng, trong nhiều trường hợp, câu hỏi “Tại sao” có thể phản tác dụng và không đem lại hiệu quả thật sự trong các cuộc giao tiếp. Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ chỉ ra một số mặt trái của câu hỏi “Tại sao?” và cách để bạn thay thế chúng bằng những dạng câu hỏi khác.
Mặt trái của câu hỏi “Tại sao?”
Trước tiên, nói một cách công bằng, câu hỏi “Tại sao?” vẫn có những tác dụng nhất định. Ví dụ, trong bối cảnh bạn đang self-coach để hiểu rõ ‘Tại sao bạn làm những việc bạn đang làm?’, việc liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” có thể giúp bạn khám phá những động lực thẳm sâu bên trong. Hoặc, khi bạn đang nhìn nhận lại tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, câu hỏi “Tại sao” cũng có thể phát huy tác dụng.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác, câu hỏi “Tại sao?” có thể đưa cuộc hội thoại của bạn vào “ngõ cụt”. Dưới đây là một số lý do:
Câu hỏi “Tại sao” hướng về các vấn đề trong quá khứ: Tại sao em chưa hoàn thành xong báo cáo? Tại sao em lại để vấn đề này xảy ra? Tại sao em chưa hoàn thành deadline?... Phần lớn những câu hỏi này đều khiến người nghe nghĩ về những điều đã xảy ra trong quá khứ, thay vì đi tìm giải pháp để giải quyết vấn đề. Đích đến cuối cùng của bạn là tìm ra giải pháp để tiến về phía trước, chứ không hẳn là tìm hiểu cụ thể chuyện gì đã xảy ra.
Câu hỏi “Tại sao” khiến người nghe phòng thủ: Khi đối diện với câu hỏi “Tại sao?”, một cách rất tự nhiên, nhiều người sẽ có xu hướng tự phòng vệ bằng cách tìm kiếm các lý do chống chế, tìm một yếu tố ngoại cảnh để đổ lỗi, biện minh. Em chưa làm xong báo cáo vì chưa có dữ liệu từ bên A, bên B. Em chậm deadline vì gia đình có việc bận… Khi họ dựng lên bức tường phòng vệ này, bạn sẽ rất khó để cùng họ giải quyết triệt để vấn đề.
Câu hỏi “Tại sao” tạo cảm giác phán xét, thẩm vấn: Tại sao em làm như thế này? Tại sao em để chuyện này xảy ra?...Trong nhiều trường hợp, câu hỏi “Tại sao” tạo cảm giác trách móc, phán xét, như thể người hỏi và người trả lời ở hai “chiến tuyến” đối lập, chứ không phải đang trong cùng một đội nhóm để giải quyết vấn đề.
Cùng với đó, nếu như bạn đặt câu hỏi với giọng điệu và những ngôn ngữ cơ thể thể hiện rằng bạn đang căng thẳng, khó chịu, những tác động tiêu cực của câu hỏi “Tại sao” lại càng được đẩy lên cao.
Thay vì hỏi “Tại sao?”, tôi sẽ…?
Thay vì đặt câu hỏi “Tại sao?”, bạn hãy thử chuyển sang câu hỏi “Cái gì?” (What), và “Như thế nào?” (How).
Dưới đây là một số ví dụ:
Nhân viên: Em xin lỗi, em vẫn chưa hoàn thành xong báo cáo của Quý 4.
Sếp: Em đang gặp những khó khăn nào để hoàn thành báo cáo này? (Câu hỏi “Cái gì?)
Sếp: Anh có thể hỗ trợ em như thế nào để em có thể hoàn thành xong công việc này? (Câu hỏi “Như thế nào?”)
Trong ví dụ này, câu hỏi thứ nhất giúp người quản lý xác định được những khó khăn, cản trở mà nhân viên đang gặp phải. Câu hỏi thứ hai mở ra các giải pháp, các hướng đi mà người quản lý có thể thực hiện để hỗ trợ nhân viên của mình.
Trong hầu hết các trường hợp, câu hỏi “Tại sao?” đều có thể được điều chỉnh, thay đổi về 2 dạng câu hỏi kể trên.
Tại sao em chậm deadline? => Em gặp những cản trở, khó khăn nào trong quá trình thực hiện công việc này?
Tại sao doanh số tháng này chưa đạt? => Em có thể làm khác đi như thế nào để đạt được mục tiêu doanh số?
Tại sao em lại ứng xử với khách hàng thiếu chuyên nghiệp như vậy? Trong tình huống vừa rồi, em nghĩ rằng em có thể ứng xử khác đi như thế nào để chuyên nghiệp hơn?
Đương nhiên, việc đặt câu hỏi của bạn cần luôn đi cùng thái độ tôn trọng, tò mò một cách tử tế, với mục tiêu thấu hiểu và cùng nhân viên giải quyết vấn đề.
Trong tuần này, Leader As Coach dành cho bạn một thử thách: Mỗi khi bạn thấy mình chuẩn bị đặt câu hỏi “Tại sao?”, ngay lập tức hãy cố gắng chuyển chúng về câu hỏi “Cái gì?” và “Như thế nào?”, tương tự như các ví dụ mà chúng tôi đã chia sẻ phía trên. Sau đó, bạn hãy quan sát xem chất lượng các cuộc hội thoại thay đổi như thế nào nhé!
Trong bản tin cuối cùng trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán sắp tới, Leader As Coach tặng bạn một món quà nhỏ: Tài liệu “Hướng tới tương lai” - Một cuốn sổ tay giúp bạn lập kế hoạch hành động và biến những điều bạn mơ ước trở thành hiện thực trong năm 2022 này.
Với món quà này, có lẽ bạn sẽ cần nhiều hơn 5 phút để lắng đọng. Nếu có thể, bạn hãy in cuốn sổ nhỏ này ra, cho bản thân mình một không gian an tĩnh và tập trung để khám phá từng trang của cuốn sổ. Hãy để những câu hỏi dẫn lối bạn vào hành trình thấu hiểu bản thân và lập kế hoạch cho một năm đầy hứa hẹn phía trước!
Trước thềm năm mới, chúng tôi - những người thực hiện bản tin Leader As Coach, chúc quý độc giả một năm mới thật bình an, tỉnh thức, có thêm nhiều trải nghiệm thú vị khi ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!