[Leader As Coach 15] 06 giai đoạn xây dựng văn hoá coaching trong doanh nghiệp
Bản tin chia sẻ mô hình 6 giai đoạn triển khai văn hoá Coaching trong doanh nghiệp kéo dài từ 18 đến 24 tháng, đã được nghiên cứu và trực tiếp triển khai trên nhiều doanh nghiệp Việt.
Xây dựng văn hoá Coaching trong doanh nghiệp là một chặng đường dài và sẽ có những lúc lên lúc xuống. Thế nhưng, không cần đợi đến cuối hành trình, doanh nghiệp bạn sẽ “hái” được nhiều “quả ngọt” xuyên suốt cả chặng đường gắn bó cùng Coaching.
Dưới đây là mô hình 6 giai đoạn triển khai văn hoá Coaching trong doanh nghiệp kéo dài từ 18 đến 24 tháng, đã được Coach For Life nghiên cứu và trực tiếp triển khai trên nhiều doanh nghiệp Việt. Đặt vào từng bối cảnh doanh nghiệp cụ thể, mô hình này sẽ được tối ưu để phù hợp nhất với tình hình thực tế.
Giai đoạn 1. Nghiên cứu tổ chức
Thời gian thực hiện: 1-2 tháng
Trước khi trực tiếp triển khai văn hoá Coaching vào trong doanh nghiệp, đơn vị triển khai sẽ phối hợp với phòng nhân sự để thực hiện các khảo sát, nghiên cứu trong tổ chức. Mục đích của khảo sát là xác định các vấn đề cốt lõi trong đội ngũ nhân sự, ví dụ như: mức độ gắn kết đội nhóm, hiệu suất làm việc, quan hệ nhân viên - quản lý, cơ hội học hỏi và phát triển của nhân sự…
Về hình thức, tuỳ vào nguồn lực và độ lớn của doanh nghiệp, khảo sát có thể được thực hiện bằng bảng hỏi, phỏng vấn sâu và/hoặc phỏng vấn nhóm. Từ kết quả nghiên cứu, đơn vị triển khai xác định các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp, đi đến thống nhất về các mục tiêu chính của dự án triển văn hoá Coaching trong doanh nghiệp.
Giai đoạn 2. Truyền thông nội bộ
Thời gian thực hiện: Xuyên suốt dự án
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng xuyên suốt cả dự án triển khai văn hoá Coaching trong doanh nghiệp. Nhờ truyền thông nội bộ, nhân sự các cấp có thêm hiểu biết cơ bản về Coaching, về lợi ích khi ứng dụng Coaching trong doanh nghiệp, về những tiến bộ cùng những thành công nhỏ của từng thành viên trên hành trình học hỏi kỹ năng này… Nhờ đó, cấp quản lý có thêm động lực để trau dồi, học hỏi lẫn nhau, nhân viên cấp dưới cũng hình thành mong muốn được Coach để giải quyết những vấn đề của mình.
Giai đoạn 3. Khai vấn cho quản lý và lãnh đạo cấp cao (Leadership & Executive Coaching)
Thời gian thực hiện: 4-6 tháng
Khai vấn cho lãnh đạo và quản lý cấp cao là giai đoạn chính thức đầu tiên trong việc triển khai văn hoá Coaching. Giai đoạn này tập trung vào nhóm lãnh đạo, quản lý cấp cao nhằm giải quyết những vấn đề họ đang gặp phải bằng hình thức Coach cá nhân 1-1 và team Coaching. Khi bản thân họ đã được trải nghiệm Coaching, nhận ra Coaching có giá trị trong việc chuyển hoá bản thân và nâng cao năng lực lãnh đạo, họ sẽ là người dẫn đầu, người ủng hộ trong suốt các giai đoạn sau này. Có được sự ủng hộ của cấp quản lý lãnh đạo là yếu tố quan trọng đầu tiên để đảm bảo Coaching sẽ được triển khai hiệu quả. Có được sự đồng thuận của nhóm quản lý cấp cao cũng là mục tiêu quan trọng nhất của giai đoạn này.
Đối với nhóm lãnh đạo cấp cao, đối tượng Coach họ phải là các Coach chuyên nghiệp bên ngoài, không thể là các Coach nội bộ. Họ đã là người đứng đầu tổ chức, họ không dễ để nói ra những vướng mắc của mình với nhân sự nội bộ. Đồng thời, những chia sẻ của họ thường là những thông tin quan trọng, cần được giữ bí mật với đội ngũ nhân sự phía dưới.
Giai đoạn 4. Phát triển kỹ năng Coaching cho đội ngũ quản lý (Leader As Coach)
Thời gian thực hiện: 6 tháng
Đây là giai đoạn lõi của dự án, với mục tiêu là đào tạo kỹ năng Coach cho nhóm thành viên nòng cốt, từ đó mở rộng đối tượng được Coach.
Giai đoạn này có thể chia thành hai phần:
Phần thứ nhất là đào tạo kỹ năng Coaching cho nhóm HR, L&D, quản lý cấp trung,… Thông thường, việc đào tạo Coaching sẽ kéo dài 2 ngày, do các Coach chuyên nghiệp đứng lớp, và được xây dựng riêng để phù hợp với vai trò quản lý trong từng tổ chức. Trong 2 ngày này, quản lý lãnh đạo sẽ được cung cấp các công cụ, các kỹ năng Coaching cốt lõi, tư duy đúng về Coaching và mô hình Coaching hiệu quả trong doanh nghiệp.
Sau hoạt động đào tạo, đơn vị triển khai sẽ tiếp tục đồng hành trong các buổi mentor nhóm để đảm bảo rằng họ có thể ứng dụng những kiến thức đã được học. Kinh nghiệm thực tế ở nhiều doanh nghiệp đã chỉ ra rằng, chỉ đào tạo thôi là không đủ, nhất là với một kỹ năng mới như Coaching. Việc tiếp tục có sự đồng hành của đơn vị triển khai là thiết yếu để Coaching có thể được đưa vào triển khai trong công tác quản lý hàng ngày.
Giai đoạn 5. Tư vấn Phát triển sáng kiến Coaching trong tổ chức (Organizational initiatives)
Thời gian thực hiện: 1-2 tháng
Đến giai đoạn này, đơn vị triển khai sẽ đóng vai trò tư vấn, cùng tìm hiểu về văn hoá tổ chức, sau đó hỗ trợ xây dựng các hoạt động, sáng kiến để ứng dụng Coaching trong việc triển khai các mục tiêu lớn của tổ chức. Coaching không thể tồn tại lâu dài nếu như chỉ được thực hiện riêng rẽ một mình. Tuỳ vào mục tiêu của từng doanh nghiệp, đơn vị đồng hành và phòng nhân sự sẽ cùng phối hợp để triển khai các dự án khác nhau liên quan đến Coaching.
Ví dụ, nếu như họ muốn trở thành một “happy workplace”, đơn vị triển khai có thể đồng hành để phát triển một “Happy Coach Centre" - nơi các nhân sự có thể tìm đến khi có nhu cầu được Coach, với mục tiêu là tìm thấy sự vui vẻ, hạnh phúc trong công việc.
Giai đoạn 6. Xây dựng đội ngũ đào tạo và Coach nội bộ (Training of Trainers/ Internal Coach)
Thời gian thực hiện: 4-6 tháng
Đến giai đoạn này, về cơ bản, đội ngũ quản lý lãnh đạo của doanh nghiệp đã thực hành kỹ năng Coaching và nhiều thành viên trong tổ chức đã được trải nghiệm công cụ này. Mục tiêu tiếp theo của dự án là xây dựng nguồn lực nội bộ đủ vững vàng để khi đơn vị triển khai rút khỏi, văn hoá Coaching vẫn tiếp tục được duy trì và phát triển.
Vì vậy, hoạt động Training of Trainers (TOT) sẽ được bố trí ở giai đoạn này, nhằm tạo ra những trainer nội bộ hoặc nhóm Coach nội bộ đủ năng lực chuyên môn và khả năng đào tạo. Họ chính là người trực tiếp giảng dạy về kỹ năng Coaching đến các cấp nhân sự phía dưới, hoặc các quản lý lãnh đạo mới vào công ty. Thông thường, sau chương trình TOT, nhân sự đào tạo nội bộ sẽ trực tiếp đứng lớp đào tạo về kỹ năng Coaching cho nhân sự, các chuyên gia của đơn vị triển khai sẽ tham gia với vai trò quan sát, cố vấn để cùng họ rút kinh nghiệm.
Sau khi doanh nghiệp đã có nguồn lực nội bộ đủ vững vàng, đơn vị triển khai sẽ chuyển giao toàn bộ công cụ, tài liệu giảng dạy để tổ chức chủ động sử dụng sau này.
Để tìm hiểu sâu hơn về những điều cần lưu ý trong từng giai đoạn, cũng như những kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp đã triển khai thành công văn hoá Coaching, bạn có thể tìm đọc “Whitepaper: Văn hoá Coaching trong doanh nghiệp - Mô hình xây dựng cơ bản và những câu chuyện thực tế”.
Đã bao giờ, một lời động viên đơn giản, chân thành từ cấp trên, từ đồng nghiệp, từ người thân đã giúp bạn vượt qua trạng thái mệt mỏi, có thêm động lực để tiếp tục cống hiến? Lời động viên được trao vào đúng thời điểm sẽ tiếp thêm năng lượng, sự tự trọng và can đảm cho người khác. Tuần này, Leader As Coach gửi đến bạn bài thực hành “Trao gửi lời động viên”.
Lời động viên của bạn không cần phải phức tạp hoặc hoa mỹ. Nó chỉ cần thể hiện sự đánh giá cao, tôn trọng, quan tâm người khác. Bạn cũng có thể khen ngợi hoặc gửi đi lời nhận xét tích cực để động viên họ.
Sau mỗi lần bạn trao gửi lời động viên, hãy thử suy ngẫm xem: Những lời động viên của tôi đã tiếp thêm sức mạnh cho người khác và vực dậy tinh thần cho một ngày mới như thế nào?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!