[Leader As Coach 19] Làm thế nào để xây dựng văn hoá phản hồi hiệu quả trong doanh nghiệp?
Phản hồi hiệu quả là chìa khoá cho sự phát triển của mỗi cá nhân và của tổ chức. Cùng tìm hiểu về 5 dạng phản hồi nên có trong doanh nghiệp và một số gợi ý để lãnh đạo đưa phản hồi được hiệu quả hơn.
Phản hồi là một thành tố không thể thiếu trong sự phát triển của mỗi cá nhân. Trên thực tế, 65% nhân viên mong muốn được nhận thêm nhiều phản hồi từ cấp trên bởi những phản hồi phù hợp sẽ giúp họ phát triển bản thân, nâng cao kỹ năng và gia tăng hiệu quả công việc.
Thế nhưng, rất nhiều quản lý lãnh đạo không cảm thấy thoải mái và né tránh chuyện đưa phản hồi. Họ nghĩ rằng phản hồi có nghĩa là tiêu cực, là phán xét, và sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu. Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 5 dạng phản hồi nên có trong tổ chức, và một số gợi ý để bạn biết cách đưa phản hồi một cách hiệu quả.
5 dạng phản hồi nên có trong tổ chức
Mỗi dạng phản hồi phục vụ một mục đích khác nhau. Cùng tìm hiểu 5 dạng phản hồi mà bạn có thể sử dụng trong tổ chức:
1, Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback)
Phản hồi mang tính xây dựng là khi bạn chỉ ra khuyết điểm của người khác, nhưng với mong muốn duy nhất là giúp cải thiện chất lượng công việc, giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Khi đưa ra một phản hồi mang tính xây dựng, hãy đảm bảo sự rõ ràng và khách quan trong việc chia sẻ. Bạn đưa phản hồi vì một ý định tốt đẹp, chứ không phải vì muốn bắt lỗi, kể tội một ai.
Ví dụ, bạn quan sát thấy nhân viên A liên tục mắc một vài lỗi trong những dự án gần nhất. Với vai trò quản lý, bạn quyết định phải đề cập đến vấn đề này. Bạn bắt đầu buổi họp bằng việc ghi nhận những điều A đã làm được, sau đó chia sẻ quan sát của bạn về những thiếu xót mà A đang mắc, và hỏi xem bạn có thể hỗ trợ A như thế nào. Đây là một ví dụ của việc đưa phản hồi mang tính xây dựng.
2, Phản hồi từ cấp dưới (Upward Feedback)
Phản hồi từ cấp dưới là khi quản lý lãnh đạo chủ động hỏi ý kiến đánh giá từ chính nhân viên của họ. Định kỳ hàng tháng/ hàng quý, quản lý có thể yêu cầu nhân viên phản hồi về phong cách lãnh đạo của họ, về quy trình làm việc, về những điều nhân viên muốn thay đổi để công việc của họ được hiệu quả hơn,...
Khi thực hiện dạng phản hồi này, nhân viên sẽ cảm thấy họ được lắng nghe, họ có quyền chủ động tong công việc, từ đó xây dựng niềm tin và sự cởi mở với người lãnh đạo. Đồng thời, bản thân quản lý lãnh đạo cũng có thêm nhiều thông tin để phát triển bản thân, phát triển đội nhóm, cải thiện chất lượng công việc.
3, Phản hồi đánh giá, ghi nhận (Appreciation and Recognition)
Phản hồi không nhất thiết lúc nào cũng là tiêu cực, là chỉ ra lỗi sai của người khác. Việc lãnh đạo liên tục ghi nhận, đánh giá cao nỗ lực của nhân viên cũng là một trong những yếu tố quan trọng khiến nhân sự muốn gắn bó lâu dài với tổ chức. Nhân viên sẽ có thêm sự tự tin và niềm vui trong công việc, cảm thấy mình được quan tâm và những nỗ lực của mình được ghi nhận xứng đáng. Vì rõ ràng, có ai lại không thích được khen ngợi?
Ví dụ, công ty bạn vừa hoàn thành một chiến dịch lớn. Trong buổi họp rút kinh nghiệm, bạn gọi tên và ghi nhận cụ thể công sức của từng thành viên, cảm ơn họ vì đã hết mình cho dự án.
4, Phản hồi từ coaching (Coaching Feedback)
Coaching Feedback là việc đặt câu hỏi để nhân viên tự đưa ra phản hồi về công việc của chính họ, trước khi tìm kiếm phản hồi từ những người khác. Coaching Feedback giúp nhân viên nâng cao sự tự nhận thức về bản thân, tăng tính tự chủ, biết cách tự ghi nhận những nỗ lực của chính mình và tự tìm giải pháp tốt hơn trong tương lai.
Để sử dụng dạng phản hồi này, quản lý lãnh đạo hoặc các coach nội bộ có thể thường xuyên thực hiện các phiên coach ngắn sau mỗi dự án. Trong những phiên coach này, bạn có thể đặt những câu hỏi như:
Em cảm thấy như thế nào sau khi hoàn thành dự án?
Em nhận thấy những điều em đã làm tốt là gì?
Điều gì em nghĩ rằng mình có thể làm tốt hơn?
Điều gì trong dự án này em cảm thấy thử thách nhất?
Anh/chị có thể hỗ trợ em như thế nào để em hoàn thành được tốt công việc của mình?
5, Phản hồi tức thời (Real-time Feedback)
Phản hồi tức thời là phản hồi ngắn gọn, ngay lập tức về một công việc cụ thể nào đó. Thông thường, đó có thể là những lời khen ngơi, chia vui hoặc một vài đóng góp nhỏ để công việc đó được hoàn thiện hơn.
Ví dụ, nhân viên A vừa xây dựng xong website mới cho tổ chức và gửi vào nhóm chat chung của công ty. Các thành viên ngay sau khi xem website mới liền có những phản hồi ghi nhận như: “Website mới chuyên nghiệp quá! Chúc mừng A”, hoặc những đóng góp nhỏ như: “Website mới đẹp quá. Nhưng mình thấy có nút Tìm hiểu thêm ở trang chủ đang chưa hoạt động, A thử xem lại nhé!”.
Rõ ràng trong tình huống này, nếu như không ai đưa ra phản hồi, A sẽ cảm thấy không được quan tâm, cảm thấy khó hiểu không biết cấp trên và đồng nghiệp đánh giá công việc của mình như thế nào.
4 gợi ý để lãnh đạo đưa phản hồi hiệu quả hơn
Tạm dừng và xác định mục tiêu trước khi đưa ra phản hồi: Bạn mong muốn điều gì khi đưa ra phản hồi này? Điều bạn muốn là cải thiện công việc, giúp nhân viên nhận ra vấn đề cần thay đổi, hay bạn chỉ nói để thoả mãn cái tôi, thoả mãn cảm xúc nhất thời của bản thân? Phản hồi hiệu quả là khi nó bắt nguồn từ những ý định tốt đẹp.
Phản hồi bằng sự thấu cảm và sự tử tế: Phản hồi là dấu hiệu của sự quan tâm. Vì vậy, hãy để sự thấu cảm, sự tử tế dẫn dắt ngôn ngữ và thái độ khi bạn đưa phản hồi.
Lắng nghe chủ động: Sau khi đưa ra phản hồi, hãy hỏi về suy nghĩ của người đối diện xem họ có suy nghĩ gì, họ cảm thấy thế nào, họ có câu hỏi nào không. Lắng nghe chủ động để hiểu được góc nhìn của họ, hiểu được vấn đề thực sự mà họ đang gặp phải.
Đưa ra đề nghị hỗ trợ: Tuỳ theo từng phản hồi mà bạn đang chia sẻ, hãy chủ động đề xuất những sự hỗ trợ theo khả năng của bạn. Là một lãnh đạo, hãy nhấn mạnh vào việc bạn quan tâm và mong muốn nhân viên có thể phát triển và đạt được thành công.
Khi xây dựng văn hoá phản hồi hiệu quả, chất lượng các cuộc trò chuyện trong công ty bạn sẽ được cải thiện, đội nhóm có sự cởi mở và liên tục phát triển, bản thân lãnh đạo cũng có thêm nhiều thông tin và nhiều cơ hội để hỗ trợ nhân viên của mình. Tuần này, hãy cùng thực hành ngay việc đưa phản hồi một cách hiệu quả nhé!
Mỗi người chúng ta đều là một trạm phát năng lượng. Khi bạn bình an, những người xung quanh cũng sẽ cảm thấy bình an và rất có thể, họ sẽ dễ dàng hợp tác với bạn hơn rất nhiều. Tuần này, bản tin Leader As Coach gửi đến bạn bài thực hành “Mong ước tốt lành”. Trước mỗi cuộc họp hoặc trò chuyện, hãy dành ra một khoảng lặng để cầu chúc niềm vui và hạnh phúc cho những người tham dự. Hãy chủ động mang vào cuộc họp những mong ước tốt lành cho tất cả mọi người.
Sau khi thử nghiệm một vài lần, hãy chiêm nghiệm lại bằng câu hỏi: Qua bài thực hành này, bạn nhận thấy tâm trạng và hành vi của mình và người khác thay đổi như thế nào?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!