[Leader As Coach 31] Quản lý huấn luyện (manager as coach): Những lưu ý khi sử dụng công cụ phản hồi
3 lợi ý quan trọng để quản lý lãnh đạo ứng dụng công cụ phản hồi bằng coaching một cách hiệu quả nhất
Coaching là hoạt động tập trung vào hiện tại và tương lai. Thế nhưng, nếu không giúp đội nhóm của mình tận dụng được những dữ liệu từ quá khứ, không khuyến khích họ đào sâu vào những thách thức đã diễn ra và không thảo luận về những phản hồi của từng cá nhân thì chúng ta đã đang bỏ lỡ nhiều thông tin rất quan trọng.
Một quản lý khi ứng dụng coaching có nhiệm vụ giúp đỡ các thành viên sử dụng việc phản hồi như một nguồn dữ liệu và cơ sở xác định cách tiếp cận công việc sao cho hiệu quả hơn trong tương lai. Phản hồi trong coaching là một trong những công cụ quan trọng, đặc biệt với những nhà quản lý đóng vai làm coach cho đội nhóm của mình. Công cụ này khi sử dụng cần lưu ý 3 điểm chính:
1, Khuyến khích sự chiêm nghiệm cá nhân.
Hãy khuyến khích các thành viên suy nghĩ về hiệu suất, năng lực của họ, những thành tựu, các mối quan hệ và tận dụng những điều này để tiếp tục xây dựng chiến lược mới trong tương lai. Chúng tôi gợi ý bạn hãy biến nó thành một quá trình đơn giản, vì quá trình này càng dễ dàng, thành viên càng có nhiều khả năng biến nó thành phản xạ tự nhiên và thường xuyên.
Một số câu hỏi chiêm nghiệm có thể là:
Trong tuần qua, bạn đã làm gì tốt?
Trong tuần này, bạn có thể làm gì tốt hơn?
Những điều chỉnh nhỏ nào bạn có thể thực hiện (hành động, thói quen, hoặc mối quan hệ với người khác) để giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu của mình?
2, Khuyến khích nhân viên tự thu thập phản hồi của những người khác một cách thường xuyên
Những phản hồi từ người khác nên được coi là những nguồn tham khảo để từng thành viên trong đội ngũ có thêm nhiều góc nhìn mới. Cụ thể, các thành viên có thể đặt các câu hỏi:
Tôi có thể làm gì để tốt hơn? - Đây là câu hỏi vô cùng tuyệt vời bởi không chỉ mang tính xây dựng mà còn khiến người trả lời cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ và cho đi. Đó là một câu hỏi hoàn toàn tích cực, tập trung vào tương lai, giúp đội nhóm của bạn dễ dàng hơn trong việc giúp đỡ lẫn nhau.
Tất nhiên, các thành viên có thể bổ sung thêm ngữ cảnh phù hợp, chẳng hạn:
Trong cuộc họp này, tôi có thể làm gì tốt hơn?
Tại diễn đàn này, tôi có thể làm gì tốt hơn?
3, Lãnh đạo có thể đưa phản hồi với trong quá trình coaching
Hãy nhớ lại những lúc bạn nhận được phản hồi tích cực. Lãnh đạo của bạn đã nói và làm gì? Những phản hồi đó khiến bạn cảm thấy như thế nào? Tiếp theo, hãy nghĩ về một lần bạn nhận được phản hồi tiêu cực. Những từ ngữ nào được sử dụng không rõ ràng và có tính phán xét? Phản hồi đó có tính xây dựng hay là mang yếu tố cảm xúc cá nhân?
Đưa ra phản hồi cho đội nhóm của bạn (cũng chính là những người bạn đang coach), có thể tạo ra những hiệu quả rất mạnh mẽ. Thế nhưng, không phải nhà quản lý nào cũng biết cách phản hồi hiệu quả.
Dưới đây là 5 gợi ý mà bạn có thể thực hành:
Phản hồi phải cụ thể, thay vì nói những điều chung chung. Hãy tập trung vào những hành động bạn quan sát được (nghe thấy, nhìn thấy), bám sát sự thật và gắn phản hồi với một kết quả cụ thể. Ví dụ: “Chiến lược em đề xuất đang có chỉ số tích cực về tỷ lệ khách hàng quay trở lại, anh nhận được một vài lời khen ngợi từ khách hàng”. Đây một phản hồi cụ thể, cho thấy nhân viên đã thay đổi hành vi và kết quả là sự hài lòng của khách hàng.
Phản hồi phải kịp thời. Nếu hiện tại đang là tháng 6 và nhân viên có một vấn đề lớn về hành vi nhưng tới tháng 11 công ty mới tổ chức đánh giá hiệu suất, thì bạn cũng không thể chờ đợi tới tháng 11 mới phản hồi được. Họ cần biết rằng bạn, với tư cách là người quản lý và coach, đang chú ý với những những gì xảy ra. Nếu là thành công, hãy ăn mừng ngay lập tức. Nếu là thách thức, hãy hướng dẫn họ và cùng họ vượt qua. Đừng chờ đợi!
Phản hồi phải có mục đích. Bất kỳ phản hồi nào đưa ra cũng nên giúp cho nhân viên cải thiện, phát triển. Trước khi phản hồi, hãy tự hỏi: “Mục đích của thông tin này là gì? Nó có liên quan gì ở đây không? Nó có thể tạo ra sự khác biệt trong hiệu suất hoặc khả năng đạt mục tiêu của họ hay không?,...” Bằng cách trả lời những câu hỏi này trước khi đưa ra phản hồi, bạn có thể hướng cuộc trò chuyện theo hướng hữu ích và đúng mục tiêu, thay vì tập trung vào chỉ trích hay phàn nàn những điều nhỏ nhặt. Ví dụ, bạn có thể nói “Anh chia sẻ với em điều này bởi vì anh biết em muốn cải thiện doanh thu của mình”, “Anh tin đây là một sự điều chỉnh quan trọng”... Đối với nhân viên, cách tiếp cận này cho thấy bạn quan tâm đến họ, đến mục tiêu của họ và muốn giúp họ.
Phản hồi cần thẳng thắn một cách khéo léo. Tất nhiên, đưa ra những phản hồi thẳng thắn không bao giờ dễ dàng, nhưng nhân viên cũng không cải thiện được nếu họ không biết họ cần phải thay đổi điều gì. Bạn không nên nói bóng gió, mà thẳng thắn chia sẻ rằng có một hành vi bạn đang muốn phản hồi để họ trở nên tốt hơn. Hãy quản lý cảm xúc và cẩn thận trong việc lựa chọn từ ngữ. “Chúng ta cần nói chuyện về phản ứng của em với khách hàng trong buổi sáng nay”, cách bắt đầu này có thể tạo ra một tác động hoàn toàn khác so với câu hỏi mang tính trách móc như “Tại sao em lại phản ứng với khách hàng như vậy trong khi em là người chăm sóc khách hàng?”.
Cuối cùng, phản hồi phải được thực hiện/thực hành liên tục. Không phải phản hồi một lần mà cần phản hồi liên tục để niềm tin được phát triển. Phản hồi có thể chính thức (trong các buổi họp) hoặc không chính thức (trong các cuộc trò chuyện thân mật).
Khi quản lý liên tục đưa ra phản hồi có mục đích, cụ thể, kịp thời và nhân văn, nhân viên sẽ nhanh chóng phát triển các kỹ năng họ cần để thúc đẩy sự nghiệp đi lên. Chúng tôi tin rằng, bằng công cụ phản hồi này, cùng nhau, bạn và team sẽ tiến nhanh hơn về phía trước.
Đồng thời, nếu bạn quan tâm đến việc phát triển kỹ năng coaching trong vai trò quản lý lãnh đạo, bạn có thể tham khảo sự kiện “Managers As Coach” vào tối 22/6 với diễn giả là Coach Hermann Ditzig (20 năm kinh nghiệm với vai trò Coach cho Quản lý và cấp Điều hành) và Coach Quách Hương (Founder Coach For Life). Tại sự kiện, các diễn giả sẽ chia sẻ 02 công cụ/ mô hình coaching phù hợp và có tính áp dụng cao cho các quản lý lãnh đạo cùng nhiều thông tin hữu ích khác.
Khi bị mắc kẹt trong những tiểu cảnh khó khăn và thách thức, những tiếng nói nhỏ tiêu cực, phán xét, bi quan trong đầu sẽ phóng đại, bóp méo thậm chí xuyên tạc vấn đề, bé xé ra to.
Tuần này, bản tin Leader As Coach giới thiệu đến bạn bài tập “Mở rộng tầm nhìn”. Khi thấy mình đang bị vướng mắc vào những thách thức trở ngại, hãy tự đặt cho mình một số câu hỏi như:
Đây có phải là lần khó khăn duy nhất không?
Đây có phải là khó khăn không thể vượt qua không?
Trong quá khứ mình đã từng làm gì để vượt qua những lúc thế này?
Một người từng trải hơn mình thì sẽ nhìn tình huống này như thế nào?
Bạn không phải giả vờ là nó không tồn tại, nhưng cũng đừng né tránh nó, chỉ cần lùi ra xa một chút để nhìn và đánh giá đúng kích cỡ của vấn đề mà thôi, và rất có thể bạn còn nhận ra món quà ẩn sau cái vỏ bọc là khó khăn, thử thách đấy. Chúc bạn một tuần mới với nhiều tình huống “Mở rộng tầm nhìn” thật thú vị!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!