[Leader As Coach 32] Khi nào nên coach, và khi nào không nên coach?
Dù đem lại nhiều hiệu quả, coaching nên được cân nhắc sử dụng đúng lúc, đúng chỗ, với những đối tượng phù hợp.
Coaching là một trong những công cụ hữu ích giúp lãnh đạo quản lý thành công trong công việc của mình. Nếu như sử dụng đúng lúc đúng chỗ với đúng người, coaching có thể giúp công việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Ngược lại, nếu như cưỡng ép sử dụng coaching trong những tình huống hoặc với những đối tượng không phù hợp, quản lý lãnh đạo có thể lãng phí nhiều thời gian công sức, còn nhân viên thì vẫn tiếp tục loay hoay trong vấn đề của mình.
Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ đưa ra một vài góc nhìn cụ thể về việc khi nào quản lý nên coach, và khi nào thì không nên coach.
Bắt đầu bằng việc xác định cốt lõi của vấn đề
Thông thường, những khó khăn mà nhân viên gặp phải rơi vào 3 nhóm:
Thiếu kỹ năng, kiến thức: Họ loay hoay vì họ đang thiếu kỹ năng/ không đủ khả năng để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó.
Có thái độ chưa tích cực về bản thân/ công việc: Có thể họ thiếu sự tự tin, có những niềm tin giới hạn về bản thân, thiếu động lực hoặc sự cam kết để hoàn thành công việc.
Ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài: Họ đang gặp khó khăn liên quan đến những yếu tố bên ngoài như: không có các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, thị trường đang đi xuống, có mối quan hệ không tốt với đối tác, đồng nghiệp,…
Vậy, để xác định xem khi nào nên coach, khi nào không nên coach, bạn có thể hỏi bản thân chuỗi những câu hỏi sau:
1. Khó khăn nhân viên đang gặp phải có phải vì họ đang thiếu kiến thức/ kỹ năng cần thiết?
Nếu câu trả lời là “Có”, đây là tình huống mà bạn cần hướng dẫn/ kèm cặp nhân viên của mình, thay vì coach thuần tuý. Nếu câu trả lời là “Không”, bạn sẽ tự hỏi mình câu hỏi tiếp theo. Bạn sẽ không thể khiến một người biết cách lên bảng dự trù ngân sách hay lập kế hoạch truyền thông chỉ bằng việc đặt những câu hỏi tò mò không phán xét.
2. Khó khăn nhân viên đang gặp phải có đang nằm ở thái độ của họ về chính mình hoặc về công việc?
Nếu câu trả lời là có, nếu như vấn đề của họ liên quan đến động lực làm việc, giải toả áp lực, duy trì sự kỷ luật, cam kết,... đây là những tình huống rất phù hợp để bạn ứng dụng coaching vào các cuộc hội thoại với sắp tới nhân viên.
Nếu câu trả lời là không, bạn sẽ chuyển sang câu hỏi tiếp theo.
3. Có yếu tố bên ngoài nào đang ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhân viên đó hay không?
Nếu câu trả lời là “Có", bạn sẽ có hai trường hợp:
Nếu nhân viên không có đủ kiến thức, kỹ năng để giải quyết các yếu tố bên ngoài, bạn có thể bổ sung thêm kiến thức, kỹ năng cho họ (thay vì coaching)
Nếu nhân viên có đủ năng lực, nhưng thái độ hoặc tinh thần chưa đủ vững vàng, bạn ứng dụng coaching để nhân viên vượt qua được vấn đề của mình.
Nếu câu trả lời vẫn là “Không”, bạn nên quay lại cả 3 câu hỏi này một lần nữa, rất có thể bạn đã bỏ lỡ thông tin nào đó trong cả quá trình.
Để chắc chắn về vấn đề mà nhân viên đang gặp phải, bạn cũng có thể trực tiếp trao đổi với nhân viên bằng những câu hỏi như:
Em nghĩ rằng điều gì đang khiến em vướng mắc trong công việc này?
Anh quan sát thấy gần đây kết quả công việc của em đang chưa được như kỳ vọng, em có đang gặp khúc mắc gì trong công việc không?
…
Coach hay không coach – Ví dụ cụ thể
Tình huống:
Hải Minh là một trong nhân sự năng lực tốt nhất trong team. Cô ấy luôn hoàn thành tốt mọi việc, có sự tập trung và động lực tốt trong công việc. Cô ấy đã là nhân sự nòng cốt của nhiều dự án. Vì vậy, trong dự án sắp tới, bạn quyết định bổ nhiệm Hải Minh lên làm trưởng dự án. Sau khoảng một tuần, bạn có một cuộc họp riêng với Hải Minh về kế hoạch cô ấy xây dựng cho dự án và mọi thứ hoàn toàn ổn, Hải Minh có cách tiếp cận tốt và có vẻ đang làm chủ mọi việc.
Thế nhưng, trong hai buổi họp tiếp theo với cả team, mọi thứ lại không thuận lợi. Các cuộc họp diễn ra mông lung, không có agenda và mục tiêu cụ thể, các thành viên dời cuộc họp mà không biết họ cần làm gì tiếp theo. Bạn nhận ra rằng bạn cần có cuộc trò chuyện với Hải Minh và nghĩ cách tiếp cận như thế nào cho hiệu quả.
Câu hỏi cần tư duy:
Đây có phải tình huống phù hợp với coaching không?
Bạn nên điều phối cuộc trò chuyện như thế nào?
Cách giải quyết:
1, Đây có phải tình huống phù hợp với coaching không?
Sau khi đi qua các câu hỏi phía trên, theo góc nhìn của bạn, vấn đề đang nằm ở việc Hải Minh chưa có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và điều phối một cuộc họp một cách hiệu quả. Do đó, đây không hẳn là một tình huống mà coaching có thể giải quyết 100%, mà nhiều hơn ở việc hướng dẫn cách tổ chức một cuộc họp.
2, Bạn nên điều phối cuộc trò chuyện như thế nào?
Nói với Hải Minh rằng bạn muốn có một cuộc họp để cập nhật về tiến độ dự án.
Hỏi cô ấy xem cô ấy đang đánh giá mọi việc như thế nào, có chỗ nào đang chưa ổn không?
Nếu cô ấy đề cập đến những cuộc họp không hiệu quả, hỏi cô ấy xem cô ấy muốn làm khác đi như thế nào. Sau đó, tùy theo câu trả lời của Hải Minh, bạn sẽ hướng dẫn thêm những công cụ, kỹ năng, cách lên agenda, … để giúp Hải Minh có các buổi họp hiệu quả hơn.
Nếu cô ấy không đề cập đến các cuộc họp, bạn lắng nghe câu trả lời của cô ấy và chia sẻ quan sát của các bạn về hiệu quả các cuộc họp. Bạn hỏi cô ấy có muốn nghe một vài gợi ý/ phản hồi/ hướng dẫn của bạn hay không, và nhấn mạnh vào việc bạn chỉ đang muốn hỗ trợ để cô ấy hoàn thành tốt hơn công việc của mình.
Hỏi xem trong buổi họp sắp tới, Hải Minh sẽ muốn tổ chức cuộc họp như thế nào, sẽ làm những gì khác đi để các cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
Khuyến khích động viên bằng việc nhấn mạnh vào việc bạn hoàn toàn tin tưởng rằng Hải Minh có thể hoàn thành tốt dự án lần này.
Như vậy, có thể thấy rằng coaching và việc hướng dẫn kèm cặp được linh hoạt sử dụng trong tình huống này, trong đó coaching là để khơi mở, còn hướng dẫn kèm cặp là để giúp nhân sự có kỹ năng cần thiết để giải quyết vấn đề.
Trong tuần này, bạn hãy cùng thử cách làm này để biết xem khi nào nhân viên của mình cần coach, khi nào nhân viên của bạn cần sự hướng dẫn hoặc những sự hỗ trợ khác nhé!
Khi gặp một vấn đề tiêu cực, nỗi đau, bất hạnh, ta thường có thói quen chỉ trích hoặc đổ lỗi cho người khác hoặc số phận. Nhưng khi ta chỉ một ngón tay vào ai đó, luôn có ba ngón chỉ ngược lại mình. Bài thực hành tỉnh thức tuần này mà chúng tôi muốn gợi ý bạn là “Trách nhiệm của bản thân”.
Khi chỉ trích đổ lỗi, ta không hành động vì cho rằng đó là lỗi của người khác. Khi thấy nản chí, thất vọng, mất niềm tin, đó chính là lúc ta tự hạ thấp năng lực và khả năng sáng tạo của bản thân xuống dưới mức có thể của mình. Vậy ta nên làm gì khi gặp phải những vấn đề tiêu cực, nỗi đau, bất hạnh? Hãy thử nhìn vào giải pháp thay vì vấn đề. Nhìn vào cơ hội hợp tác thay vì thất vọng hay đổ lỗi. Và hãy học cách chấp nhận khi không còn giải pháp nào khác.
Tuần này, bạn hãy thử đón nhận một tình huống không như ý bằng cách hỏi bản thân rằng: Tôi có thể làm gì để giúp cải thiện tình huống này? Điều nằm trong khả năng kiểm soát của tôi ở đây là gì? Tôi muốn là vị chủ nhân cuộc đời mình hay mình là nạn nhân của hoàn cảnh?
Chúc bạn một tuần mới nhiều trải nghiệm, khám phá mới mẻ!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!