[Leader As Coach 33] 7 cách ứng dụng coaching để nâng cao hiệu quả các cuộc họp
Việc họp không hiệu quả vừa khiến doanh nghiệp và từng cá nhân tốn thời gian và năng lượng, vừa không giúp cho các vấn đề trong doanh nghiệp được giải quyết ổn thoả.
Họp không hiệu quả là một vấn đề nan giải trong các doanh nghiệp. Những vấn đề phổ biến liên quan đến việc họp là: phải tham gia quá nhiều cuộc họp không có thời gian làm việc cá nhân, họp xong không biết phải làm gì tiếp theo, các cuộc họp diễn ra mông lung thiếu định hướng,... Việc họp không hiệu quả vừa khiến doanh nghiệp và từng cá nhân tốn thời gian và năng lượng, vừa không giúp cho các vấn đề trong doanh nghiệp được giải quyết ổn thoả.
Trong bài viết này, bản tin Leader As Coach sẽ gợi ý 7 cách ứng dụng coaching vào các cuộc họp để bạn và đội nhóm đi đến những kết quả tốt hơn.
1, Có sự chuẩn bị rõ ràng cho cuộc họp
Nếu bạn đang có ý định tổ chức một cuộc họp về một chủ đề nào đó, bạn có thể tự hỏi bản thân mình những câu hỏi sau:
Vấn đề tôi đang muốn mang vào cuộc họp là gì? Đây là dạng vấn đề tôi có thể tự giải quyết hay là vấn đề tôi cần thêm góc nhìn từ người khác?
Họp offline, họp online, gửi email, gửi tin nhắn,… đâu là hình thức phù hợp nhất để trao đổi về vấn đề này? Có nhất thiết cần có một cuộc họp không?
Tôi mong muốn đạt được những gì sau cuộc họp?
Mục đích của cuộc họp này là gì? (phổ biến thông tin, giải quyết vấn đề, thảo luận, tìm kiếm sự đồng thuận cho một quyết định…)
Những ai thực sự cần thiết để tham gia cuộc họp?
Cá nhân tôi và các thành viên khác nên chuẩn bị những thông tin gì trước cuộc họp?
Sau khi bản thân bạn đã rõ ràng, bạn mới thông báo đến đội nhóm của mình. Nếu như chính bạn còn mơ hồ về cuộc họp, rất có thể bạn sẽ dẫn dắt một cuộc họp không đi đến được kết quả rõ ràng. Mọi thành viên đến với cuộc họp nên được biết trước về:
Mục đích cuộc họp
Kết quả kỳ vọng của cuộc họp
Thời gian mà cuộc họp sẽ kéo dài
Agenda dự kiến
Những điều họ cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc họp.
2, Đồng thuận về mục tiêu ngay từ đầu cuộc họp
Với coaching, coach và coachee luôn cần đồng thuận về mục tiêu ngay từ đầu phiên coach. Trong cả quá trình coach, coach cũng cần thường xuyên check-in lại với coachee về mục tiêu chung mà cả hai đang cùng muốn khám phá.
Tương tự, bản chất một cuộc họp là một cuộc giao tiếp có chủ đích, và chúng ta sẽ bước ra khỏi cuộc họp với tâm thế hài lòng mãn nguyện khi một vấn đề nào đó đã được giải quyết, hoặc đội nhóm của bạn đã tiến được gần hơn với mục tiêu của mình. Vì vậy, đầu mỗi cuộc họp, người host và các thành viên tham dự cũng cần có sự đồng thuận rõ ràng về các mục tiêu trong cuộc họp.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, ngay từ đầu bạn nên chia sẻ về mục đích mà bạn triệu tập cuộc họp, kết quả bạn kỳ vọng cả team sẽ đạt được, và hỏi xem mọi người có đồng ý hoặc có muốn chỉnh sửa bổ sung gì hay không. Nếu bạn là người tham gia, hãy mạnh dạn hỏi kỹ về mục tiêu cuộc họp ngay từ đầu để tránh cảm giác mông lung trong cả quá trình họp.
3, Tạo dựng bối cảnh, xác định các quy tắc chung
Ở đầu cuộc họp, người host có thể chia sẻ rõ ràng về tính chất cuộc họp. Ví dụ, đây là cuộc họp chia sẻ định hướng của công ty, vì vậy phần lớn thời gian giám đốc sẽ phát biểu, mọi người sẽ đặt câu hỏi trong vòng 15 phút cuối. Với tính chất cuộc họp này, các thành viên được đề nghị có sự tập trung lắng nghe cao độ. Hoặc, đây là cuộc họp brainstorm để tìm kiếm những cách tiếp cận mới trong phát triển sản phẩm, vì vậy các thành viên hãy đến với một tâm trí thật cởi mở để đón nhận những ý tưởng mới. Bạn mong muốn mọi người tham dự cuộc họp với tâm thế như thế nào, hãy nói rõ về điều đó để mọi người có sự chuẩn bị về tâm thế và năng lượng.
Tiếp theo, người host cũng có thể đề ra một vài nguyên tắc ngay từ đầu cuộc họp để mọi người có định hướng đi theo. Ví dụ, tại Coach For Life, có 4 quy tắc mà chúng tôi đưa vào các cuộc họp đầu tuần:
Lắng nghe chú tâm
Chia sẻ (nói) với mục đích rõ ràng
Chăm sóc lẫn nhau
Không đi vào chi tiết nếu không cần thiết
4, Có tư duy tập trung vào giải pháp
Một trong những vấn đề phổ biến của các cuộc họp là đi quá sâu vào tìm hiểu nguyên nhân, tranh luận xem vấn đề này là do lỗi sai của ai, thậm trí dẫn đến những công kích đổ lỗi cá nhân, thay vì tìm kiếm giải pháp.
Một trong những phong cách coaching phổ biến trên thế giới là coaching hướng đến giải pháp. Trong nhiều trường hợp, chúng ta không cần đào bới những vấn đề trong quá khứ để có thể tìm được giải pháp cho hiện tại và tương lai. Đội nhóm chỉ cần ghi nhận vấn đề đang diễn ra, và cùng hướng cả team đến bước tìm kiếm giải pháp. Bạn có thể sử dụng một số câu hỏi sau:
Với vấn đề này, chúng ta có những cách giải quyết nào?
Chúng ta có thể làm khác đi như thế nào?
Đâu là hướng giải quyết khả thi nhất/ tiết kiệm nguồn lực nhất/ hiệu quả nhất?
5, Có ý thức quản lý thời gian
Nếu cuộc họp của bạn kéo dài quá 90 phút, rất có khả năng các thành viên trong cuộc họp sẽ cảm thấy mệt mỏi, không thể tập trung, đầu óc không còn đủ tỉnh táo để có thể nghĩ ra những ý tưởng tốt nhất. Vì vậy, mỗi phần trong agenda của cuộc họp nên được dự tính thời gian rõ ràng, người host cần có ý thức kiểm soát thời gian, thông báo với các thành viên trong cuộc họp nếu như thời gian đang kéo dài hơn dự kiến. Đồng thời, nếu như trong cuộc họp phát sinh những vấn đề mới, những tranh luận đi quá xa khỏi mục tiêu ban đầu, người host cần có đủ tỉnh táo để ngắt lời, và gợi nhắc mọi người quay về mục tiêu của cuộc họp.
6, Thống nhất các kết luận, hành động sau cuộc họp
Bước cuối cùng của mỗi phiên coach luôn là lắng đọng lại những điều đã phát hiện ra và cam kết hành động của coachee. Tương tự, trước khi rời khỏi cuộc họp, đội nhóm cần có sự thống nhất rõ ràng về những kết quả đã đạt được từ cuộc họp, những sự đồng thuận đã được đưa ra và những hành động mà cả nhóm và từng thành viên sẽ thực hiện sau đó.
Mỗi cuộc họp cũng nên có một người ghi chép với nhiệm vụ thu hoạch lại các kết quả đã đạt được, lưu giữ những kế hoạch hành động đã được thống nhất.
7, Có sự theo dõi (follow-up) sau cuộc họp
Cuối cùng, mọi sự thay đổi chuyển hoá đều cần một quá trình, đó là lý do các chương trình coaching đều được khuyến khích kéo dài một vài tháng, thay vì chỉ một phiên coach rồi thôi. Trong vai trò quản lý lãnh đạo, sau cuộc họp, bạn cần có sự theo dõi tiến độ thực hiện, quan tâm đến quá trình triển khai hành động của các thành viên trong nhóm. Điều đó vừa giúp bạn và đội nhóm của mình tiến bước, vừa thể hiện rằng bạn thực sự coi trọng những điều đã thống nhất từ cuộc họp, chứ không phải họp xong để đó.
Việc nâng cao chất lượng các cuộc họp không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn tối đa hoá năng lực của đội nhóm, xây dựng văn hoá giao tiếp lành mạnh tích cực. Trong tuần này, hãy cùng thực hành và chia sẻ với Leader As Coach những thay đổi bạn quan sát thấy nhé!
Tuần này, bài thực hành tỉnh thức mà chúng tôi muốn gửi đến bạn là ‘Đẹp từ trong tâm hồn'. So sánh mình với người khác là một căn bệnh kinh niên mà bất cứ ai cũng từng gặp phải. Nhìn và ấn tượng bởi lớp vỏ bên ngoài của người khác, chúng ta dễ bị choáng ngợp và quên mất điều gì tạo nên sự vững vàng, mạnh mẽ từ bên trong.
Thay vì chỉ tập trung vào những điểm “chưa hoàn hảo”, đánh giá mình vượt trội hơn hoặc thua kém người khác (dựa trên vẻ bề ngoài, tài sản sở hữu, năng lực hoặc trí thông minh), bạn hãy chuyển những cảm xúc “không toàn vẹn” ấy thành niềm tin rằng mình rất may mắn, giàu các đức hạnh và sức mạnh nội tâm.
Tuần này, hãy luôn tự hỏi bản thân rằng: Điều gì thực sự là mình và tạo nên con người thật của mình? Chính những giá trị cốt lõi, đức hạnh bên trong mới tạo ra sự độc đáo và giá trị của riêng bạn. Chúc các bạn một tuần mới mới đầy ắp niềm vui và hạnh phúc.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!