[Leader As Coach 40] 05 nguyên tắc chia sẻ thông tin hiệu quả theo phong cách coaching
Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp lãnh đạo chia sẻ thông tin hiệu quả nhất theo phong cách coaching.
Một trong những nguyên tắc cơ bản trong coaching là hạn chế đưa ra lời khuyên hoặc chia sẻ quá nhiều về trải nghiệm cá nhân. Thế nhưng với các quản lý lãnh đạo, có nhiều tình huống mà họ phải cần chia sẻ quan điểm cá nhân, cung cấp thông tin, đưa ra các thông báo (và đôi khi là những thông tin tiêu cực mà không phải ai cũng muốn nghe). Ví dụ:
Thông báo tin xấu: nhân viên không được thăng chức như họ muốn, phòng ban cần giảm nhân sự, đề xuất tăng lương bị từ chối
Tổ chức sẽ thay đổi cơ cấu, công việc của nhân sự có thể sẽ thay đổi
Một hệ thống công nghệ mới sẽ được triển khai và nhân sự phải nhanh chóng thích nghi
…
Khi đối diện với những cuộc hội thoại này, nhiều quản lý lãnh đạo gặp khó khăn trong việc giao tiếp chúng một cách hiệu quả nhất, thậm chí nhiều người còn muốn né tránh. Dưới đây là 5 nguyên tắc để chia sẻ thông tin hiệu quả và dễ dàng hơn theo phong cách coaching mà các quản lý lãnh đạo có thể tham khảo.
1, Hỏi ý kiến người nghe trước khi chia sẻ thông tin
Việc xin phép được chia sẻ/ hỏi ý kiến coachee trước khi chia sẻ thông tin tạo ra nhiều sự khác biệt vì nó tạo bầu không khí hợp tác. Nó tương đương với việc gõ cửa lịch sự trước khi bước vào phòng.
Ví dụ:
Bạn là quản lý một xưởng may và xưởng may đó vừa bị mất một hợp đồng rất lớn với một nhà bán lẻ thời trang của Anh. Với việc mất hợp đồng này, công ty buộc phải cắt giảm hoặc điều chuyển một số thợ may trong xưởng. Hôm nay, bạn sẽ phải trao đổi với Linh - một trong số những thợ may nằm trong nhóm phải cắt giảm.
Sau khi chào hỏi và trao đổi một số thông tin chung chung, bạn hỏi Linh rằng: “Anh có một số thông tin cần chia sẻ với em về quyết định của công ty về tình hình dư thừa nhân sự. Nhưng trước tiên, anh muốn hỏi em rằng: Em muốn nghe trước những điểm chính về sự thay đổi này, hay em muốn nghe chi tiết luôn?”. Trong một tình huống có vẻ khá bực bội và bất lực với Linh, câu hỏi này khiến Linh có một chút quyền lựa chọn, từ đó làm giảm sự phản kháng.
Việc xin phép này cũng có hiệu quả khi bạn muốn chia sẻ ý kiến/ ý tưởng cá nhân của bạn. Bạn có thể hỏi rằng: “Anh có thể đưa ra một ý tưởng/ một gợi ý nhỏ ở đây được không?”. Và khi nhân viên của bạn đồng ý, bạn mới bắt đầu chia sẻ. Trong trường hợp này, việc xin phép sẽ thể hiện rằng ý tưởng của bạn chỉ là một trong nhiều giải pháp khả thi, chứ không phải là mệnh lệnh mà bạn muốn cấp dưới của bạn làm theo.
2, Nhấn mạnh rằng nhân viên/coachee có thể không đồng tình
Mỗi người có một quan điểm riêng. Ngay cả khi đó là một quyết định, một chính sách không thể thay đổi, nhân viên của bạn vẫn có thể có sự bất đồng quan điểm. Vì vậy, dù bạn không muốn tạo ra những sự tranh luận, bạn cũng nên tạo điều kiện để coachee chia sẻ quan điểm của riêng mình.
Ví dụ:
Tiếp nối cuộc trò chuyện, bạn nói rằng: “Linh có thể không đồng ý với những điểm này:...”
Sau đó, bạn tiếp tục nhắc lại: “Anh đoán là em có quan điểm của riêng mình về vấn đề này, và anh rất muốn nghe, mặc dù anh cũng e rằng chính sách của tập đoàn sẽ khó có thể thay đổi trong giai đoạn này”.
Ít nhất rằng trong tình huống vừa rồi, nhân viên vẫn cảm thấy được lắng nghe và được tôn trọng, họ cũng có cơ hội để nói ra những điều chất chứa trong lòng.
3, Đưa ra các sự lựa chọn bất cứ khi nào có thể
Ngay cả khi có vẻ rất ít các phương án khả thi, bạn cũng nên cùng với nhân viên của mình tìm đến một vài giải pháp. Việc có các sự lựa chọn, các phương án giải quyết giúp cho họ bắt đầu tư duy đến tương lai, thay vì đắm chìm trong vấn đề hiện tại.
Ví dụ:
Sau khi thông báo về quyết định của công ty, bạn chia sẻ với Linh rằng: “Trong tình huống này, anh nghĩ em sẽ có một vài sự lựa chọn. Em có thể tìm hiểu về việc chuyển xuống xưởng may ở Ninh Bình — cở sở này đang thiếu những nhân sự nhiều kỹ năng và kinh nghiệm như em. Em cũng có thể ở lại và cạnh tranh cho một vị trí công việc nào đó mà có thể sẽ thiếu người sau quá trình tái cơ cấu. Hoặc em cũng có thể suy nghĩ đến việc chuyển sang một đơn vị khác nếu như em cảm thấy đúng thời điểm. Trong những sự lựa chọn này, em cảm thấy cách nào sẽ là phù hợp nhất? Ngoài ra, em có đang nghĩ đến một hướng đi nào khác không?”.
4, Không chia sẻ một chiều mà linh hoạt sử dụng câu hỏi
Thay vì tự nói với agenda do chính bạn đặt ra, bạn hãy cùng trao đổi hai chiều với nhân viên và liên tục đặt ra câu hỏi xem nhân viên của bạn muốn tập trung ở khía cạnh nào.
Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách: “Hẳn là em cũng đã biết công ty có kế hoạch tái cơ cấu, không biết hiện tại em đã biết được những gì về vấn đề này rồi?”; hoặc “Trong 3 khía cạnh sẽ có sự thay đổi trong thời gian tới, em muốn mình tập trung vào khía cạnh nào trước?”. Sau khi chia sẻ xong, bạn cũng có thể hỏi tiếp: “Thông tin này khiến em cảm thấy như thế nào?”; “Những kế hoạch mới mà hiện tại em đang nghĩ tới là gì?”.
Như vậy, cuộc trò chuyện không dừng lại ở việc bạn nói được thông tin bạn muốn nói, mà bạn còn hiểu được quan điểm và phản hồi từ nhân viên của mình. Cùng với việc minh bạch chia sẻ thông tin, hãy khuyến khích nhân viên của mình lên tiếng, thể hiện quan điểm góc nhìn, cũng như cách hiểu của họ với vấn đề mà bạn nêu ra.
5, Đưa ra ví dụ, câu chuyện thực tế thay vì lời khuyên
Thay vì đưa ra lời khuyên, hãy tiếp cận bằng một vài ví dụ, câu chuyện thực tế và cho phép bản thân giữ thái độ trung lập. Như vậy, nhân viên của bạn vẫn có thêm nhiều ý tưởng mới, và quyền quyết định sẽ thuộc về chính họ.
Ví dụ:
Linh rất lo lắng và không biết phải giải quyết khó khăn này như thế nào. Linh cũng lo cho gia đình khi biết mình có nguy cơ mất việc hoặc phải làm tại một nơi khác. Linh hỏi bạn rằng: “Em nên làm như thế nào đây?”.
Thay vì đưa ra lời khuyên ngay lập tức, bạn hỏi rằng: “Anh có thể chia sẻ một số câu chuyện về cách một vài nhân sự cũ công ty mình xử lý vấn đề này không? (Đây chính là nguyên tắc 1: Hỏi ý kiến trước khi chia sẻ). Sau khi có sự đồng thuận của Linh (ví dụ như cái gật đầu), bạn chia sẻ với Linh 3 câu chuyện - 3 cách tiếp cận của các nhân sự từng rơi vào trạng thái tương tự như Linh. Sau khi kể xong, bạn hỏi Linh rằng: “Em có thêm ý tưởng nào từ 3 câu chuyện anh vừa chia sẻ không?”.
Trong vai trò là quản lý lãnh đạo, bạn có thể linh hoạt ứng dụng coaching vào nhiều tình huống trong thực tế, đặc biệt là trong giao tiếp. Với những nguyên tắc của coaching, bạn sẽ có thể nâng cao chất lượng các cuộc hội thoại, có thêm nhiều góc nhìn mới, khiến các vấn đề khó trao đổi được nói ra một cách hiệu quả hơn, giúp nhân viên của bạn có cảm giác được lắng nghe và thấu hiểu.
Bài thực hành tỉnh thức tuần nay là “Mong ước tốt lành". Mong ước tốt lành đơn giản là một suy nghĩ tốt đẹp, một cảm xúc nhân từ, bao dung, hay một sự ủng hộ, một lời cầu chúc may mắn.
Suy nghĩ, cảm xúc tốt đẹp của bạn là kênh kết nối tốt nhất và nhanh nhất với người bạn muốn kết nối. Nhưng rất tiếc, chúng ta lại thường bỏ quên mất mắt xích quan trọng này. Thay vì tập trung vào suy nghĩ, cảm xúc bên trong, chúng ta lại quá chú trọng vào ngôn từ, hình thức hay vật chất bên ngoài.
Một thí nghiệm bạn có thể tự thực hành đó là trước mỗi cuộc họp hoặc trò chuyện, hãy dành khoảng lặng để cầu chúc niềm vui và hạnh phúc cho những người bạn sẽ gặp. Hoặc, với những người vẫn đang thách thức sự kiên nhẫn, bao dung của bạn, hãy thử liên tục gửi một mong ước tốt lành tới họ. Sau đó, bạn hãy quan sát xem tâm trạng, hành vi của bạn và của họ thay đổi như thế nào nhé!
Chúc bạn một tuần mới với nhiều khám phá thú vị!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!