[Leader As Coach 47] Cách ứng dụng coaching vào quá trình onboarding của nhân sự mới
Bản tin Leader As Coach tuần này sẽ gợi ý bạn một số cách thức để ứng dụng coaching vào quá trình onboarding nhân sự mới
Bạn có nhớ ngày đầu tiên bắt đầu công việc tại một công ty mới? Thông thường, những nhân sự mới sẽ trải qua rất nhiều cảm xúc trong những ngày làm việc đầu tiên: hào hứng, tự hào, lo lắng, mông lung - tất cả diễn ra cùng một lúc. Có rất nhiều thứ đến với họ vào ngày đầu tiên: cố gắng nhớ tên đồng nghiệp, hiểu các nhiệm vụ cần thực hiện, làm quen với văn hoá công ty….
Để quá trình onboarding của nhân sự mới được suôn sẻ, và để công ty có thể giữ chân được những nhân sự mới tiềm năng, bản tin Leader As Coach tuần này sẽ gợi ý bạn một số cách thức để ứng dụng coaching vào quá trình onboarding nhân sự mới.
Tại sao nhân sự mới dễ từ bỏ sớm?
Theo một vài nghiên cứu, khoảng ⅓ nhân sự mới bỏ việc chỉ sau 6 tháng. Rất nhiều công ty đối diện với việc tốn nhiều nguồn lực để tuyển dụng người phù hợp, nhưng họ lại rời đi chỉ sau vài tháng thử việc. Điều gì dẫn đến hiện trạng này, dưới đây là 4 lý do phổ biến:
Bản mô tả công việc không chính xác
Sự không đồng nhất giữa kỳ vọng và thực tế là một trong những lý do chính. Họ đã đọc bản mô tả công việc trước khi ứng tuyển, đã được trao đổi về công việc trong buổi phỏng vấn. Thế nhưng, khi bắt tay vào làm việc, họ lại phải thực hiện những nhiệm vụ khác với hình dung tưởng tượng của họ. Điều này khiến họ cảm thấy khó hiểu, mất lòng tin và không hài lòng với công việc mới.
Thiếu sự hỗ trợ
Khi bắt đầu công việc mới, họ cần thời gian để hoà nhập với vai trò, nhiệm vụ và văn hoá tổ chức. Nếu họ không nhận được những sự hỗ trợ phù hợp (ví dụ như không được đào tạo hướng dẫn, không được cung cấp công cụ phù hợp), họ phải tự “mò mẫm” trong quá nhiều việc, có khả năng họ sẽ nản chí và rời đi. Các nhà quản lý cần có sự đồng hành với nhân viên mới để hỗ trợ họ thích nghi với công việc, làm chủ các phương pháp/công cụ mà sẽ khiến họ thuận lợi trong công việc.
Sự quản lý kém
Phong cách lãnh đạo khắc nghiệt, quản lý vi mô tiểu tiết, thiếu sự an toàn về tâm lý nơi làm việc,... đó cũng là lý do quan trọng khiến nhân viên mới nhanh chóng rời bỏ công ty. Theo một nghiên cứu năm 2021 thực hiện bởi People Management Report, 63% nhân viên làm việc dưới quyền một người quản lý tồi đã nghĩ đến việc nghỉ việc vào năm sau. Đối với những nhân viên mới, việc rời bỏ công việc sớm có thể còn dễ dàng hơn nhiều so với việc ở lại và phải đối đầu với người quản lý mà họ cảm thấy khó làm việc cùng.
Thiếu kết nối với văn hoá tổ chức
Theo nghiên cứu của tổ chức Leading Resources Incorporated, 75% nhân viên mới rời công ty vì họ cảm thấy mất kết nối với văn hoá làm việc và những nhân sự cũ. Họ không có được cảm giác thuộc về, cảm giác mình như “người bên lề" trong một tập thể, hoặc cảm thấy văn hoá công ty không đồng nhất với những giá trị mà họ theo đuổi.
05 chiến lược giúp quá trình onboarding nhân sự mới được hiệu quả
Vậy làm thế nào để giải quyết được 4 vấn đề kể trên, dưới đây là 5 giải pháp mà các quản lý và những người làm nhân sự có thể cân nhắc:
1, Quan tâm để thấu hiểu nhân sự mới
Tính cách của họ như nào? Mục tiêu của họ là gì với công việc mới? Những kinh nghiệm trước đó của họ là gì và đâu là điểm chung trong công việc mới? Họ đang kỳ vọng những gì ở công việc mới này? Có điều gì đang khiến họ lo lắng?…
Hãy ưu tiên những cuộc trò chuyện gần gũi với các nhân sự mới, có thể chỉ cần đến 15 - 20 phút trong ngày đầu tiên. Điều này khiến họ cảm thấy được tôn trọng, và cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về nhân sự mới này – người có khả năng sẽ đồng hành cùng bạn trong một thời gian tới.
Đồng thời, bạn cũng nên dành thời gian để giới thiệu về văn hoá tổ chức và cách họ có thể thích nghi với văn hoá đó. Luôn luôn minh bạch về các chính sách của công ty, đặc biệt là những điều có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của họ, ví dụ như lịch làm việc, lịch nghỉ phép, chính sách làm việc tại nhà,...
2, Làm rõ về nhiệm vụ và kỳ vọng
Nhân viên mới được khuyến khích thảo luận với quản lý của họ về vai trò và kỳ vọng của cá nhân họ ngay từ ngày đầu tiên để hai bên có sự đồng thuận. Ví dụ, trong 3 tháng thử việc, đâu là những nhiệm vụ chính họ cần thực hiện, kết quả kỳ vọng từ người quản lý là gì, họ mong muốn được phát triển kỹ năng nào trong thời gian này,... Mọi thứ đều nên được trao đổi rõ ràng cho đến khi hai bên hài lòng và không còn sự thắc mắc nào về nhau.
Quản lý lãnh đạo cũng cần giới thiêu các công cụ làm việc hàng ngày cho nhân sự mới, ví dụ như các ứng dụng quản lý công việc, lịch các cuộc họp, kênh giao tiếp hàng ngày, các quy trình trong công việc. Bằng cách này, nhân viên mới sẽ cảm thấy thoải mái và dễ nắm bắt những điều đang là mới mẻ với họ.
3. Kết nối vai trò của họ với chiến lược tổng thể
Để dễ dàng gắn kết nhân sự mới với đội ngũ nhân sự sẵn có, bạn có thể giới thiệu bức tranh lớn của tổ chức, những mục tiêu mà đội nhóm đang mong muốn đạt được. Điều này giúp nhân viên mới xác định được vị trí của mình trong cả bức tranh lớn, và việc họ hữu ích như thế nào đối với chiến lược tổng thể của tổ chức.
4. Mỗi nhân sự mới có một “buddy"
Buddy là một người bạn đồng hành gần gũi, được phân công nhiệm vụ hỗ trợ nhân sự mới trong quá trình làm quen với công việc. Nhân sự mới có thể ngần ngại trong việc đặt quá nhiều câu hỏi cho người quản lý, nhưng họ thường thoải mái hơn để trao đổi, chia sẻ với người buddy của mình.
Ở Mircosoft, 73% nhân viên cho biết họ đã tương tác với người buddy của mình ít nhất 3 lần trong 90 ngày làm việc đầu tiên, và điều đó giúp họ dễ thích nghi và có năng suất cao hơn trong giai đoạn này.
5. Ưu tiên các cuộc trao đổi cá nhân
Trong suốt quá trình thử việc, người quản lý nên sắp xếp một chuỗi các cuộc trò chuyện cá nhân 1-1 với nhân sự mới (sau 1 tuần, 1 tháng, 3 tháng). Trong cuộc trò chuyện này, bạn có thể ứng dụng kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching để tìm hiểu về cảm nhận của họ sau một thời gian làm việc, những điều đang khiến họ khó khăn, những thành tựu họ đã làm được, những bài học họ rút ra… Điều này khiến cho nhân sự mới tự nhìn nhận được quá trình làm việc của mình, và giúp họ cảm thấy bạn thực sự quan tâm đến họ. Đây cũng là lúc bạn chia sẻ phản hồi của bạn về tiến độ và chất lượng công việc của họ.
Tóm lại, để quá trình onboarding của nhân sự mới được hiệu quả, bạn cần có kế hoạch, và cần có tư duy hỗ trợ nhân sự mới nhiều nhất có thể. Việc quản lý quan tâm nhân sự mới sẽ giúp họ xây dựng sự tự tin, tăng cường mức độ nhắn kết và tạo ra một môi trường an toàn, hạn chế được việc nhân sự mới nhanh chóng nghỉ việc.
Để chào đón tháng 10 với thật nhiều điều mới mẻ, tuần này, bài thực hành tỉnh thức của chúng ta là “Góc nhìn qua lăng kính hoạ sĩ”. Khi nhìn qua lăng kính của một người hoạ sĩ, ta thấy hình khối, màu sắc, các nét vẽ, bố cục… Có rất nhiều chi tiết mà trước đây chúng ta không phát hiện ra khi cứ mải miết lướt qua mọi thứ.
Nếu luôn nhìn sự vật, hiện tượng, tình huống, con người, khung cảnh thiên nhiên và thậm chí cả những khó khăn, thử thách với con mắt tò mò, khám phá, sáng tạo, chúng ta sẽ có thêm nhiều dữ liệu để làm phong phú cuộc sống, nhiều góc nhìn để tìm ra giải pháp mới cho vấn đề của mình.
Sự sáng tạo luôn song hành cùng óc quan sát, khi óc quan sát phát triển đồng nghĩa với việc tâm trí và trái tim đang sẵn sàng mở cửa. Tuần này, bạn hãy cố gắng thực hành ít nhất ba lần việc nhìn mọi thứ xung quanh với lăng kính của một người hoạ sĩ nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!