[Leader As Coach 54] Mô hình 8 bước quản trị sự thay đổi của John Kotter
Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ giới thiệu bạn mô hình 8 bước quản trị sự thay đổi của John Kotter.
"Thay đổi chính là thứ duy nhất không thay đổi” - Heraclitus, nhà triết học Hy Lạp đã từng khẳng định như vậy. Trong một thế giới phức tạp và mơ hồ như hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối diện với tốc độ thay đổi nhanh chưa từng có.
Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ giới thiệu bạn mô hình 8 bước quản trị sự thay đổi của John Kotter. Ông là Giáo sư Danh dự tại Trường Kinh doanh Harvard, là tác giả sách và là người sáng lập Kotter International - một công ty tư vấn quản lý lớn trên thế giới. Đây cũng là một trong những mô hình phổ biến về việc quản trị sự thay đổi.
Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách (Create Urgency)
Để thay đổi xảy ra, mọi thành viên trong công ty phải thực sự mong muốn sự thay đổi đó. Vì vậy, việc đầu tiên cần làm là tạo cảm giác cấp bách để khơi dậy động lực cho sự phát triển.
Làm thế nào để tạo ra cảm giác cấp bách? Đưa ra số liệu về doanh số bán bán hàng lẹt đẹt, bàn luận về sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường? Không đơn giản như vậy. Hãy tạo những cuộc đối thoại trung thực và thuyết phục về những điều đang xảy ra trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và những thách thức thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Những việc bạn có thể làm là:
Xác định mối đe dọa tiềm ẩn và những điều có thể xảy ra trong tương lai nếu như không thay đổi
Bắt đầu thảo luận một cách trung thực và đưa ra lý do thuyết phục để mọi người cùng bàn bạc, suy nghĩ về sự thay đổi
Bước 2: Hình thành một liên minh mạnh mẽ (Form a powerful coalition)
Để thuyết phục mọi người rằng thay đổi là thực sự cần thiết, bạn cần có sự hỗ trợ rõ ràng từ những người lãnh đạo chủ chốt trong tổ chức. Giáo sư Kotter gợi ý rằng để thay đổi thành công, 75% ban lãnh đạo của công ty cần phải "chấp nhận" sự thay đổi đó.
Để dẫn dắt sự thay đổi, bạn cần tập hợp một liên minh, hoặc một nhóm, gồm những người có ảnh hưởng, có quyền lực, có mong muốn thay đổi đến từ nhiều phòng ban khác nhau. Sau khi được thành lập, "liên minh thay đổi" của bạn cần phải làm việc như một nhóm, tiếp tục xây dựng tính cấp bách và tạo động lực để thúc đẩy nhu cầu thay đổi.
Những việc bạn có thể làm là:
Xác định các nhà lãnh đạo thực sự trong tổ chức của bạn, cũng như các bên liên quan chủ chốt.
Tìm kiếm, xây dựng và duy trì “liên minh thay đổi” - một nhóm những người dẫn dắt quá trình thay đổi này
Bước 3: Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi (Create a vision for change)
Khi mới bắt đầu nghĩ về sự thay đổi, bạn sẽ nảy ra rất nhiều ý tưởng và giải pháp tuyệt vời. Hãy liên kết các ý tưởng này với một tầm nhìn tổng thể để mọi người dễ dàng nắm bắt. Một tầm nhìn rõ ràng giúp mọi người hiểu lý do tổ chức cần thay đổi.
Những việc bạn có thể làm là:
Xác định các giá trị cốt lõi của sự thay đổi. Xây dựng một bản tóm tắt ngắn thể hiện những gì bạn nhìn nhận là tương lai của tổ chức.
Tạo ra một chiến lược để thực hiện tầm nhìn đó. Bạn cũng có thể có một “bài phát biểu về tầm hình”.
Đảm bảo “liên minh thay đổi” của bạn có thể mô tả tầm nhìn trong vòng năm phút hoặc ít hơn.
Bước 4: Chia sẻ về tầm nhìn (Communicate the vision)
Những việc mà bạn thực hiện sau khi tạo ra tầm nhìn sẽ quyết định thành công của bạn. Đừng chỉ tổ chức các cuộc họp đặc biệt để truyền đạt tầm nhìn của mình. Thay vào đó, hãy nói về nó mỗi khi có cơ hội. Sử dụng tầm nhìn này hàng ngày để đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề. Khi bạn giữ nó trong tâm trí của mọi người, họ sẽ nhớ và phản hồi lại về điều đó.
Những việc bạn làm quan trọng và đáng tin cậy hơn so với những gì bạn nói. Hãy thực hiện những hành vi thể hiện sự thay đổi - những hành vi mà bạn muốn từ nhìn thấy từ người khác.
Những gì bạn có thể làm:
Thường xuyên nói về tầm nhìn thay đổi của bạn.
Giải quyết mối quan tâm và lo lắng của mọi người một cách cởi mở và trung thực.
Áp dụng tầm nhìn của bạn cho tất cả các khía cạnh của hoạt động - từ đào tạo đến đánh giá hiệu suất…. Đưa mọi thứ trở lại với tầm nhìn.
Dẫn dắt bằng ví dụ.
Bước 5: Loại bỏ những trở ngại (Remove Obstacles)
Liệu có ai chống lại sự thay đổi không? Liệu có điều này cản trở khiến quá trình này trong tổ chức? Hãy quan sát những trở ngại xuất hiện trên hành trình này. Việc loại bỏ trở ngại có thể giúp trao quyền cho đúng người để thực hiện tầm nhìn và giúp sự thay đổi ngày càng tiến triển.
Những việc bạn có thể làm:
Xác định (thuê, hoặc thay đổi) các nhà lãnh đạo có vai trò chính trong việc mang lại sự thay đổi.
Xem xét cấu trúc tổ chức, mô tả công việc, hệ thống hiệu suất và lương thưởng, đảm bảo rằng chúng phù hợp với tầm nhìn của bạn.
Công nhận và khen thưởng những người đã tạo ra sự thay đổi.
Xác định những người đang chống lại sự thay đổi và giúp họ nhận ra những điều cần thiết.
Hãy hành động để nhanh chóng loại bỏ các rào cản (con người hay các yếu tố khác)
Bước 6: Tạo chiến thắng ngắn hạn (Create Quick Wins)
Không có gì tạo được động lực tốt hơn là thành công. Trong một khoảng thời gian ngắn (có thể là một tháng hoặc một năm, tùy thuộc vào loại thay đổi), bạn sẽ muốn đạt được một vài "chiến thắng nhanh" mà mọi người có thể dễ dàng nhận thấy. Mỗi "chiến thắng" đạt được sẽ tạo động lực thúc đẩy toàn bộ nhân viên ngày càng phát triển.
Những việc bạn có thể làm:
Đừng chọn mục tiêu đầu tiên quá khó. Bạn có thể phải giải thích rõ ràng cho việc đầu tư vào từng dự án.
Phân tích kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm trong mục tiêu. Mục tiêu ban đầu không thành công có thể làm tổn hại đến toàn bộ định hướng thay đổi của bạn.
Khen thưởng cho những người giúp bạn đạt được các mục tiêu.
Bước 7: Xây dựng dựa trên sự thay đổi (Build on the Change)
Kotter lập luận rằng, sự thay đổi thực sự phải diễn ra sâu rộng trong tổ chức. Chiến thắng nhanh chỉ là khởi đầu cho những việc cần làm để đạt được sự thay đổi lâu dài.
Việc cho ra mắt một sản phẩm mới khi sử dụng hệ thống mới là điều rất tốt. Hãy coi thành công đó là bước tiến đầu tiên trên một hành trình dài. Trên mỗi bước đi, bạn cần liên tục đánh giá, nhìn nhận và cải thiện.
Những việc bạn có thể làm là:
Sau mỗi chiến thắng, hãy phân tích điều gì đã làm tốt và điều gì cần cải thiện.
Đặt mục tiêu để tiếp tục xây dựng trên đà chiến thắng.
Tìm hiểu về kaizen, ý tưởng cải tiến liên tục.
Giữ cho ý tưởng luôn mới mẻ bằng cách mời những người quản lý và nhà lãnh đạo thay đổi mới vào liên minh thay đổi của bạn.
Bước 8: Nắm bắt sự thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp (Make it stick)
Quan trọng nhất, để thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào thì thay đổi cần phải trở thành một phần cốt lõi trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp quyết định những gì nên được thực hiện. Do đó, các giá trị đằng sau tầm nhìn của bạn cần phải được thể hiện ngay cả trong công việc hàng ngày. Nỗ lực liên tục để đảm bảo sự thay đổi được nhìn thấy trong mọi khía cạnh của tổ chức. Điều này sẽ giúp sự thay đổi đó có chỗ đứng vững chắc trong văn hoá tổ chức.
Một điều quan trọng nữa là các nhà lãnh đạo công ty của bạn phải tiếp tục ủng hộ sự thay đổi, bao gồm các nhân viên hiện tại và những nhà lãnh đạo mới. Nếu bạn mất đi sự ủng hộ từ những người này, bạn có thể sẽ phải quay trở lại vạch xuất phát.
Những việc bạn có thể làm là:
Nói về sự tiến bộ mỗi khi bạn có cơ hội. Kể những câu chuyện về sự thành công trong quá trình thay đổi và lặp lại những câu chuyện khác mà bạn nghe thấy.
Đưa ra các ý tưởng và giá trị của sự thay đổi khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Công khai ghi nhận các thành viên chủ chốt trong liên minh thay đổi ban đầu của bạn và đảm bảo phần còn lại của các nhân viên - mới và cũ - ghi nhớ những đóng góp của họ.
Lập kế hoạch thay thế những nhà lãnh đạo thay đổi chủ chốt khi họ tiếp tục. Điều này sẽ giúp đảm bảo đóng góp của họ không bị lãng quên
Thay đổi chưa bao giờ là dễ dàng. Nếu thiếu kiên nhẫn và mong đợi quá sớm về kết quả, kế hoạch thay đổi của bạn có thể bị thất bại. Năm 2023 sắp đến, bạn mong muốn có những sự thay đổi nào trong doanh nghiệp của mình?
Tuần này, chúng tôi muốn gửi đến bạn bài thực hành tỉnh thức có tên ‘Thả lỏng cơ thể”. Đây là một bài tập nhỏ giúp chúng ta phát triển rất nhiều kỹ năng như quan sát, nhận biết trạng thái cơ thể, chất lượng suy nghĩ và cảm xúc tại một thời điểm trong hiện tại.
Bài tập này đòi hỏi tâm trí ngắt kết nối với thế giới bên ngoài, dừng lại những công việc đang làm để quay trở vào bên trong.
Chỉ đơn giản với 3 hơi thở:
Hơi thở thứ nhất, thư giãn toàn bộ cơ thể, thả lỏng những bộ phận đang bị căng cứng
Hơi thở thứ hai, quan sát suy nghĩ xem suy nghĩ của mình có đang rõ ràng, sáng tỏ hay rối ren, lộn xộn
Hơi thở thứ ba, quan sát cảm xúc và tự hỏi: “Mình đang cảm thấy điều gì vào lúc này?”.
Quét cơ thể là kỹ năng nhận biết những trạng thái bên trong minh ở một cấp độ cao. Ngoài ra, một lợi ích rõ rệt khác của bài tập này là chăm sóc sức khoẻ, tránh được những bệnh văn phòng như cổ vai gáy… Mỗi ngày, hãy thử nghiệm bài tập này một vài lần và quan sát sự thay đổi nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!