[Leader As Coach 72] Nhân sự lười biếng - Ứng dụng coaching như thế nào để hỗ trợ?
Một nhân sự lười biếng có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc và tinh thần của cả đội nhóm. Làm thế nào để hỗ trợ nhóm nhân sự này?
Bạn đã từng cảm thấy khó khăn khi trong đội nhóm có một vài nhân sự lười biếng/ nhân sự có hiệu suất làm việc thấp?
Họ thường ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung vì không hoàn thiện tốt công việc của mình;
Họ luôn có cách biện minh cho việc chậm deadline, không hoàn thành công việc;
Họ khiến tinh thần làm việc đội nhóm bị ảnh hưởng;
Họ ảnh hưởng xấu đến những nhân sự khác;
Bởi những lý do kể trên, trong vai trò quản lý lãnh đạo, bạn cần nhanh chóng tìm cách hỗ trợ, thúc đẩy, đối diện với nhóm nhân sự này. Trong bản tin Leader As Coach tuần này, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn đọc một vài cách ứng dụng coaching để làm việc hiệu quả với nhóm nhân sự này.
Những điểm mù lãnh đạo có thể khiến nhân viên lười biếng
Khi thấy một số nhân viên có dấu hiệu lười biếng hay làm việc không hiệu quả, một trong những điều đầu tiên bạn có thể làm là quan sát lại phong cách lãnh đạo của bản thân. Dưới đây là một số lý do có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và thái độ làm việc của nhân viên:
Thiếu định hướng: Cho phép nhân viên được làm chủ công việc của mình là điều tốt. Tuy nhiên, họ vẫn cần một số chỉ dẫn. Không phải mọi nhân viên đều có kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để quản lý thời gian và khối lượng công việc một cách hiệu quả. Một vài định hướng từ quản lý lãnh đạo vào đúng thời điểm có thể giúp họ đi đúng hướng và tập trung vào những việc cần hoàn thành trước.
Thiếu sự đào tạo phù hợp. Nếu họ không biết chính xác những gì họ cần làm, nhân viên sẽ gặp khó khăn khi hoàn thành công việc. Ngay cả khi họ có những kỹ năng cần thiết, doanh nghiệp vẫn cần đào tạo và hướng dẫn để những kỹ năng đó phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Điều quan trọng là họ được đào tạo để sẵn sàng với bất kỳ nhiệm vụ nào họ đảm nhận.
Thiếu phản hồi: Nếu họ làm việc trong một thời gian dài và không nhận được bất kỳ phản hồi nào của quản lý, họ không biết được mình làm tốt hay chưa tốt, từ đó dẫn đến sự trì trệ và thiếu động lực. Thực hành khen ngợi khi họ làm tốt, thẳng thắn chia sẻ khi họ làm chưa tốt.
Công việc của bạn, trong vai trò quản lý lãnh đạo, là cung cấp cho nhân viên những sự hỗ trợ kịp thời, tạo nên một môi trường làm việc mà nhân sự có động lực tự thân trong công việc, nơi họ muốn được làm việc để hướng tới những mục tiêu chung.
Các cách ứng dụng coaching để hỗ trợ nhóm nhân sự lười biếng/hiệu suất thấp
Để doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh, bạn cần những nhân sự làm việc hiệu quả, những người bạn có thể tin tưởng. Dưới đây là một số gợi ý dành cho bạn:
1, Nhanh chóng hành động khi quan sát thấy dấu hiệu
Ngay khi nhận thấy nhân viên có dấu hiệu uể oải, trì trệ, lười biếng trong công việc, bạn cần phải làm điều gì đó ngay lập tức để khắc phục vấn đề. Một trong những nhiệm vụ của nhà quản lý là giải quyết những vấn đề liên quan đến hiệu suất. Đây có thể không phải phần việc bạn yêu thích, nhưng là một trong những phần việc quan trọng nhất.
Nếu bạn tự bào chữa cho nhân viên, cho phép những ngoại lệ xảy ra, thì không lâu sau đó nhiều thành viên khác cũng sẽ có những hành vi tương tự. Chính vì vậy, một trong động thái bạn có thể làm là tổ chức một cuộc họp/coaching riêng với nhân sự khi họ bắt đầu có dấu hiệu lười biếng trong công việc.
2, Sử dụng các dữ liệu thực tế (fact) để trao đổi với nhân sự
Trong buổi trao đổi trực tiếp với nhân sự, bạn có thể bắt đầu bằng việc chia sẻ những quan sát của cá nhân bạn. Ví dụ: “Anh quan sát thấy trong 2 tuần gần đây, em đã có 4 lần muộn deadline, cùng với 3 buổi đi làm muộn. Anh cảm thấy một chút lo lắng khi quan sát thấy điều này. Không biết có điều gì đang khiến em khó khăn trong công việc không?”.
Trong ví dụ trên, người quản lý đang sử dụng một số kỹ năng coaching:
Kỹ năng đưa phản hồi: Phản hồi dựa trên những quan sát thực tế, chứ không dựa vào cảm nhận chủ quan của người nói. Người quản lý trong ví dụ kể trên đã đưa ra những thông tin khách quan về số lần nhân viên chậm deadline và đi làm muộn. Đó là những dữ liệu thực tế, không đi kèm với sự phán xét hay phàn nàn.
Kỹ năng đặt câu hỏi: Thay vì chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở nhân viên, quản lý có thể đặt câu hỏi để khám phá vấn đề, và tìm cách hỗ trợ.
Bạn cũng có thể giải thích cho nhân viên về những hệ quả có thể xảy ra với sự phát triển của cá nhân người nhân viên, với đội nhóm và với cả tổ chức nếu như họ để tình trạng đó kéo dài. Bạn cần chia sẻ điều này với thái độ cởi mở, thành thật để nhân viên hiểu rõ bản chất vấn đề.
3, Khám phá gốc rễ vấn đề
Tại sao nhân viên lười biếng hoặc làm việc không hiệu quả? Họ có thể không có bộ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Hoặc họ không hiểu chính xác những gì họ cần làm. Nếu một trong hai điều này là đúng, vấn đề có thể được giải quyết bằng quá trình đào tạo và coaching thích hợp.
Hãy có tư duy rằng, vấn đề này hiếm khi là lỗi của chỉ một cá nhân. Vì vậy, cả bạn và nhân viên của mình, đều có một phần trách nhiệm. Chính vì vậy, trong cuộc trò chuyện với nhân viên, hãy đặt câu hỏi để khám phá tận gốc vấn đề, không đổ hết mọi trách nhiệm cho nhân viên, và thể hiện rằng bạn sẵn sàng đồng hành cùng họ để tháo gỡ vấn đề.
Một số câu hỏi coaching bạn có thể tham khảo như:
Đâu là những yếu tố đang cản trở em hoàn thành các công việc được giao?
Trong những đầu việc hiện tại, có phần việc nào em chưa cảm thấy rõ ràng về thông tin không? Anh/chị có thể giúp em làm rõ những thông tin nào?
Có những kỹ năng nào em nghĩ là mình cần có để thực hiện được tốt các công việc hiện tại? Em có mong muốn được phát triển thêm kỹ năng nào?
Anh/chị/các thành viên khác trong nhóm có thể hỗ trợ em như thế nào để em thực hiện được những công việc của mình?
4, Cùng thiết kế một kế hoạch hành động
Khi bạn và nhân viên đã có đủ thời gian để khám phá gốc rễ vấn đề, cả hai sẽ cần đưa ra một kế hoạch hành động. Kế hoạch cần thực tế, bao gồm các mục tiêu ngắn hạn có thể đo lường được. Bạn có thể ứng dụng coaching để giúp nhân viên tự xây dựng kế hoạch hành động, sau đó bạn chia sẻ thêm những góp ý của mình. Họ càng tham gia nhiều vào quá trình lập kế hoạch, càng có nhiều khả năng họ sẽ chủ động thực hiện và chuyển hoá.
Một số câu hỏi coaching bạn có thể tham khảo như:
Như vậy, chúng ta đã xác định gốc rễ vấn đề nằm ở điểm A,B,... Vậy trong một tháng tới, em nghĩ rằng chúng ta có thể làm gì để cải thiện vấn đề?
Hành động gần nhất mà em có thể thực hiện ngay trong một tuần tới là gì?
Đâu là dấu hiệu cho thấy em đã đang tiến bộ trong công việc của mình?
Cùng với việc hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch hành động, bạn cũng cần định kỳ theo dõi và check-in với nhân viên về tiến độ của mọi việc. Bằng cách này, nhân viên sẽ có thêm nhiều động lực để theo sát kế hoạch và thực hiện những sự thay đổi cần thiết.
Nói tóm lại, nếu một nhân viên lười biếng hoặc làm việc không hiệu quả đang thử thách sự kiên nhẫn, nguồn lực của bạn và khiến cả nhóm đi xuống, bạn cần phải hành động. Có thể là công việc đó không phù hợp với họ, họ thực sự cảm thấy buồn chán hoặc không có niềm đam mê với những gì họ đang làm. Trong trường hợp đó, giải pháp tốt nhất là luân chuyển họ sang một vị trí khác, hoặc dừng hợp đồng lao động. Điều này giúp họ có cơ hội tìm thấy công việc họ thực sự yêu thích, và như vậy cả họ và doanh nghiệp đều hưởng lợi. Và, dù giải pháp có là gì, khi giao tiếp với nhóm nhân sự này, hãy tiếp cận với sự thiện chí, tò mò và thành thật. Những thái độ đó sẽ giúp bạn và nhân sự nhanh chóng tìm được tiếng nói chung.
Nếu bạn là quản lý lãnh đạo mong muốn phát triển kỹ năng coaching để tối ưu tiềm năng đội nhóm, bạn có thể tham khảo khoá học Leader As Coach của Coach For Life tại đây: https://www.coachforlife.vn/leader-as-coach. Khoá học tiếp theo sẽ được khai tháng vào tháng 7 sắp tới.
Đã bao lâu rồi, bạn chưa thực sự “lắng nghe” và cảm nhận từng bước chân của mình? Tuần này, bản tin Leader As Coach muốn giới thiệu đến bạn bài thực hành “Đi trong tỉnh thức”.
Đi trong tỉnh thức là một ví dụ của việc thực hành tỉnh thức trong hành động. Mục đích của thực hành này là tăng khả năng tập trung, phát triển khả năng quan sát và làm chủ cảm xúc, suy nghĩ. Duy trì sự chú tâm, cảm nhận rõ từng bước đi và những gì đang diễn ra sẽ giúp chúng ta “tắt” được những suy nghĩ miên man, không cần thiết. Khi đó, chúng ta thực sự được nghỉ ngơi, tích lũy năng lượng và thư giãn trong mỗi bước chân đi.
Trong tuần này, hãy lựa chọn một quãng đường ngắn, có thể chỉ là từ chỗ đỗ xe vào tới văn phòng để thử thực hành đi trong tỉnh thức và quan sát xem bạn sẽ phát hiện ra điều gì mới mẻ nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!