[Leader As Coach 91] Làm gì khi nhận được phản hồi tiêu cực từ nhân viên?
Nếu nhân viên của bạn nhận thấy bạn đang không lãnh đạo ở mức tốt nhất và không ngại ngần góp ý với bạn về điều này, bạn sẽ phản ứng thế nào?
Phản hồi là một thành tố không thể thiếu trong hành trình phát triển bản thân, cung cấp góc nhìn thứ 3 khách quan, giúp chỉ ra “điểm mù” trong tư duy và hành động của mỗi người. Với tư cách là người quản lý hoặc lãnh đạo trong doanh nghiệp, nhận được phản hồi của nhân viên để hiểu hơn về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và mức độ ảnh hưởng của bạn lên môi trường làm việc là điều vô cùng cần thiết.
Dù mọi nhà lãnh đạo đều mong rằng có thể nhận được phản hồi chân thành, tích cực từ nhân viên, nhưng đôi khi họ sẽ phải đối diện với những phản hồi tiêu cực, thẳng thắn chỉ ra điểm yếu. Nếu nhân viên của bạn nhận thấy bạn đang không lãnh đạo ở mức tốt nhất và không ngại ngần góp ý với bạn về điều này, bạn sẽ phản ứng thế nào?
Cách một nhà lãnh đạo đối diện với phản hồi tiêu cực sẽ tạo nên ảnh hưởng rất lớn trong đội nhóm. Đặc biệt với những nhà lãnh đạo muốn xây dựng văn hóa phản hồi trong đội nhóm, hãy nhân cơ hội này để “làm gương” cho nhân viên về cách đón nhận góp ý, từ đó thúc đẩy tinh thần phản hồi và nhận phản hồi trong đội nhóm của bạn.
Trong bản tin tuần này, hãy cùng Coach For Life điểm qua 6 điều nhà lãnh đạo nên làm khi nhận được những phản hồi tiêu cực.
1. Coi mọi phản hồi như cơ hội phát triển
Khi nhận được phản hồi từ nhân viên, dù tốt hay xấu, người lãnh đạo đều nên coi đây là cơ hội phát triển. Bởi đối với người lãnh đạo, nhân viên là những người làm việc thân cận nhất, cũng là những người mà lãnh đạo cần lắng nghe nhất. Lãnh đạo có thể thu thập phản hồi từ nhiều nguồn (cấp trên, coach chuyên nghiệp, người thân…), nhưng để thấu hiểu và cải thiện đội nhóm của mình, không có gì tốt hơn phản hồi từ chính những thành viên trong đội.
Việc lãnh đạo nhìn phản hồi như cơ hội phát triển và thể hiện tinh thần tích cực này ra ngoài cũng khiến nhân viên cảm thấy ý kiến đóng góp của họ được tôn trọng, từ đó sẵn sàng góp ý để cùng lãnh đạo cải thiện thiếu sót, nâng cao sức mạnh đội nhóm.
Thông thường, những rào cản như cấp bậc, sợ sếp, sợ ảnh hưởng công việc…sẽ ngăn cản một nhân viên góp ý thẳng thắn với lãnh đạo của họ. Để tự tạo cơ hội phát triển bản thân và đội nhóm thông qua phản hồi, người lãnh đạo cần chủ động tìm kiếm phản hồi và tạo cho nhân viên một môi trường đủ an toàn để sẵn sàng lên tiếng.
Xem thêm: Podcast #4. Khả năng kết nối và tạo dựng sự tin tưởng với nhân viên
2. Lắng nghe sâu và đặt câu hỏi để xác định vấn đề cốt lõi
Khi lắng nghe phản hồi của nhân viên, hãy chắc chắn bạn đang lắng nghe điều nhân viên thực sự muốn nói trước khi cố gắng đưa ra giải pháp ngay lập tức hoặc tự biện hộ cho bản thân. Nhân viên có thể đưa ra cho bạn rất nhiều thông tin, về cá nhân lãnh đạo, về cảm nhận với đội nhóm, về trải nghiệm công việc của họ…Việc của người lãnh đạo là xác nhận với nhân viên xem mình có đang nắm bắt được đúng vấn đề cốt lõi họ muốn nói tới hay không, thông qua kỹ năng đặt câu hỏi.
Lãnh đạo cũng cần ứng dụng kỹ năng lắng nghe sâu để ghi nhớ những chi tiết quan trọng trong phần phản hồi của nhân viên, chú ý đến ngôn ngữ hình thể và cảm xúc của họ khi nhắc tới một vấn đề cụ thể. Cùng với đó, hãy đưa ra những phản hồi tức thời để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và ghi nhận ý kiến của họ. Sau cùng, hãy tóm tắt lại những điều nhân viên đã chia sẻ và hỏi lại lần nữa để chắc chắn bạn và nhân viên sẽ cùng tiến tới giải quyết vấn đề mà họ quan tâm.
Xem thêm:
Podcast #5. Kỹ năng lắng nghe sâu: Cách để nghe những điều nhân viên không nói
Podcast #6. Kỹ năng đặt câu hỏi: Hỏi thế nào để nhân viên tự chủ hơn trong công việc?
3. Hít một hơi thật sâu
Khi nhận được phản hồi tiêu cực, chúng ta thường có phản ứng chối bỏ, tức giận hoặc muốn gạt đi càng nhanh càng tốt. Phản ứng nhanh và gay gắt là điều ai cũng làm được, nhưng không phải là điều sẽ giúp một người lãnh đạo trở nên tốt hơn.
Hãy lùi lại một bước, hít một hơi thật sâu cả trước, trong và sau khi lắng nghe phản hồi. Việc chậm lại, không “nổi đóa” lên hay phản biện tức thời không chỉ giúp người lãnh đạo giữ được mối quan hệ tốt với nhân viên, mà còn cho chính họ thời gian để suy ngẫm về những gì họ vừa nghe về bản thân mình. Trong một (hoặc vài) hơi thở đó, hãy tự hỏi bản thân mình rằng: Những điều nhân viên nói có đúng không? Đây có phải là một sự hiểu lầm không?...
Lãnh đạo không cần ngay lập tức đưa ra lời giải thích hay giải pháp khi nhận được phản hồi. Nếu bạn cần thời gian để bình ổn cảm xúc và suy nghĩ/ quan sát thêm về vấn đề nhân viên trình bày, hãy thẳng thắn chia sẻ với nhân viên điều đó.
Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc - yếu tố quyết định nhà lãnh đạo thành công
4. Làm việc cùng coach chuyên nghiệp
Áp lực công việc, cộng thêm những phản hồi tiêu cực có thể đẩy người lãnh đạo vào trạng thái stress, hoài nghi năng lực bản thân, mất đi sự tự tin để dẫn dắt đội nhóm. Lúc này, điều lãnh đạo cần làm là tìm đến sự giúp đỡ của “bên thứ 3 khách quan” - ở đây chúng tôi muốn nói đến các chuyên gia khai vấn lãnh đạo chuyên nghiệp.
Tỷ phú Bill Gates từng nói: “Tất cả mọi người đều cần có coach”. Một chuyên gia khai vấn chuyên nghiệp có thể giúp người lãnh đạo bình ổn cảm xúc, phân tách phản hồi giá trị với những định kiến mà lãnh đạo tự gán lên chính mình, kích thích tư duy để lãnh đạo đưa ra những giải pháp mạnh mẽ, đúng đắn. Bên cạnh đó, chuyên gia khai vấn cũng có thể mang đến cho lãnh đạo phản hồi về bản thân họ và những ý kiến họ nhận được từ nhân viên, dưới góc nhìn khách quan, chân thành của người đứng ngoài tổ chức.
Đọc thêm: Tại sao lãnh đạo cần Executive Coaching?
5. Ghi nhận ý kiến của nhân viên bằng cách thay đổi
Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy mọi lời góp ý của họ là vô nghĩa nếu lãnh đạo chỉ nghe, tỏ ra ghi nhận nhưng lại không có hành động để thay đổi tình hình. Hãy nhớ rằng, những lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng sau khi nghe phản hồi của nhân viên là điều cần thiết, nhưng sau cùng, người lãnh đạo có thay đổi để trở nên tốt hơn hay không mới là điều bạn cần quan tâm.
Cần lưu ý rằng, người lãnh đạo không thể thay đổi cách lãnh đạo liên tục dựa vào mọi phản hồi bạn nhận được từ nhân viên. Phản hồi của nhân viên cần được đi qua một “màng lọc” mang tên: Khả năng nhận thức về bản thân của người lãnh đạo. Khi có tấm “màng lọc” này, bạn sẽ biết đâu là thay đổi bạn cần thực hiện, đâu là điều nhân viên đang hiểu lầm…Càng thấu hiểu bản thân, càng lắng nghe ý kiến nhân viên trên tinh thần vì sự phát triển chung, người lãnh đạo sẽ càng có động lực để thay đổi và trở nên tốt hơn mỗi ngày.
Xem thêm: Podcast #3. Kỹ năng tự nhận thức (Self-awareness) cho Leader As Coach
6. Rèn luyện khả năng giữ bình tĩnh bằng thực hành tỉnh thức
“Đừng phản ứng ngay lập tức” có lẽ là một trong những điều khó thực hiện nhất với nhà lãnh đạo trước các phản hồi tiêu cực, vì phản hồi tiêu cực thường đi kèm nỗi đau và nỗi sợ hãi khi nhân viên nghĩ không tốt về bạn, hoặc không tin tưởng vào năng lực lãnh đạo của bạn. Nếu một nhà lãnh đạo bị cảm xúc chi phối, họ sẽ không thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong công việc và mối quan hệ với nhân viên của mình.
Giữ bình tĩnh không phải điều dễ dàng. Với những lãnh đạo làm việc trong môi trường áp lực cao, mất bình tĩnh là rủi ro thường trực tới công việc quản lý của bạn. Giải pháp Coach For Life dành cho bạn là: Hãy trở thành một nhà lãnh đạo tỉnh thức. Thông qua việc thực hành tỉnh thức đều đặn, người lãnh đạo sẽ phát triển khả năng tự nhận thức cao về bản thân, làm chủ suy nghĩ, chế ngự cảm xúc tốt hơn, kết nối và dẫn dắt người khác bằng lòng trắc ẩn và sự đồng cảm.
Đọc thêm: Hãy là một “lãnh đạo tỉnh thức” để vững vàng trong thế giới đầy biến động
Kết
Một lãnh đạo xuất sắc không chỉ chấp nhận phản hồi tích cực, mà còn biết cách đối diện với phản hồi tiêu cực một cách xây dựng và chân thành. Họ không tự tin với sự hoàn hảo của mình, mà luôn mở lòng để học hỏi từ những ý kiến đa dạng từ cấp dưới. Bằng cách này, họ không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo, mà còn khuyến khích sự không ngừng phát triển và đổi mới trong tổ chức.
Đã bao giờ, một lời động viên đơn giản, chân thành từ cấp trên, từ đồng nghiệp, từ người thân đã giúp bạn vượt qua trạng thái mệt mỏi, có thêm động lực để tiếp tục cống hiến? Lời động viên được trao vào đúng thời điểm sẽ tiếp thêm năng lượng, sự tự trọng và can đảm cho người khác. Tuần này, Leader As Coach gửi đến bạn bài thực hành “Trao gửi lời động viên”.
Lời động viên của bạn không cần phải phức tạp hoặc hoa mỹ. Nó chỉ cần thể hiện sự đánh giá cao, tôn trọng, quan tâm người khác. Bạn cũng có thể khen ngợi hoặc gửi đi lời nhận xét tích cực để động viên họ.
Sau mỗi lần bạn trao gửi lời động viên, hãy thử suy ngẫm xem: Những lời động viên của tôi đã tiếp thêm sức mạnh cho người khác và vực dậy tinh thần cho một ngày mới như thế nào?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!