[Leader As Coach 84] Từ bỏ phong cách quản lý tiểu tiết!
Trong bản tin tuần này, hãy cùng Coach For Life tìm hiểu về mặt trái của phong cách quản lý tiểu tiết, và những gợi ý để loại bỏ những rủi ro từ phong cách lãnh đạo này.
Sự tận tâm tới từng chi tiết của mỗi đầu việc là điều nên có để đảm bảo chất lượng công việc, nhưng nếu một nhà lãnh đạo quá để tâm tới chi tiết mà quên đi “bức tranh chung”, phong cách lãnh đạo này có thể trở nên “hại nhiều hơn lợi”.
Micro-management là gì và tác hại của phong cách này?
Phong cách lãnh đạo tiểu tiết (micro-management) tập trung vào các chi tiết cụ thể, quy tắc, quy trình và nguyên tắc. Người lãnh đạo tiểu tiết chú trọng đến việc quản lý mọi khía cạnh của công việc một cách tỉ mỉ và chi tiết, thường dựa vào dữ liệu và thông tin cụ thể để đưa ra quyết định.
Khi một người lãnh đạo quá coi trọng tiểu tiết, họ sẽ bị ám ảnh bởi ý nghĩ phải kiểm soát mọi thứ, từ đó không dám trao quyền cho nhân viên, thu hồi ngay lại công việc nếu thấy nhân viên sai sót, mất đi tầm nhìn bao quát vì quá tập trung vào những chi tiết nhỏ,...
Phong cách quản lý tiểu tiết có thể phù hợp trong một số tình huống cụ thể, như trong các ngành y tế hoặc an ninh, nơi sự tuân thủ quy tắc và quy trình có vai trò quan trọng để đảm bảo sự an toàn và chất lượng. Tuy nhiên, phong cách lãnh đạo này có thể mang lại một vài rủi ro nếu không được áp dụng một cách linh hoạt, cụ thể là:
Nhân viên cảm thấy ý kiến đóng góp không được lắng nghe, thực hiện nhiệm vụ một cách thụ động theo chỉ dẫn có sẵn
Chậm trễ trong việc ra quyết định do cần quá nhiều thời gian cân nhắc
Lãnh đạo quá tập trung vào kết quả công việc thay vì phát triển con người
Lãnh đạo gặp tình trạng burn-out nếu “việc gì cũng đến tay”
…
Lợi ích khi trao quyền cho nhân viên?
Trao quyền có nghĩa là cho phép nhân viên chủ động trong công việc, ra quyết định trong thẩm quyền của mình, làm chủ công việc trong phạm vi quyền hạn được cho phép. Khi một nhà lãnh đạo biết trao quyền, họ sẽ nhận được những lợi ích như:
Tận dụng được sức mạnh trí tuệ tập thể
Coach Nigel Cumberland từng chia sẻ trong sự kiện Leader Talk 05: “Khi thành lập và lãnh đạo doanh nghiệp, mức độ khó khăn phức tạp mà người lãnh đạo cần đối mặt cao hơn rất nhiều. Người lãnh đạo không phải lúc nào cũng cần đưa ra giải pháp. Bạn có đội nhóm của mình và đôi khi việc của bạn là dừng lại, và đặt câu hỏi cho đội ngũ nhân sự. Sau đó, bạn lắng nghe ý kiến của nhân viên, tập hợp các góc nhìn, tôn trọng quan điểm của đội nhóm thay vì áp đặt ý kiến cá nhân.”
Khi các thành viên trong tổ chức được trao quyền tham gia và đóng góp, sức mạnh tổng thể của trí tuệ tập thể sẽ được khai thác tối đa. Thay vì kiểm soát chi tiết từng khía cạnh của công việc, thông qua trao quyền, người lãnh đạo tạo điều kiện cho nhân viên có khả năng thể hiện sự sáng tạo và đóng góp của họ một cách chủ động, tận dụng được thế mạnh, kiến thức, kinh nghiệm của cả đội nhóm.
Tăng mức độ gắn kết của nhân viên
Khi nhân viên được trao quyền và có cơ hội thể hiện ý kiến, ý tưởng và khả năng của mình, họ sẽ cảm nhận được rằng ý kiến của mình quan trọng và được tôn trọng. Khi họ thấy rằng mình có khả năng tham gia vào quyết định và tác động đến kết quả công việc, họ cũng thường cảm thấy mình có mục tiêu rõ ràng và muốn cam kết hơn với mục tiêu tổ chức.
Trao quyền còn gia tăng sự tin tưởng giữa lãnh đạo và nhân viên. Khi nhân viên cảm nhận rằng họ được lãnh đạo tin tưởng và tạo điều kiện để thể hiện ý kiến, họ thường có xu hướng chia sẻ thông tin, đồng tình và hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên một môi trường tương tác tích cực, gắn bó.
Giảm áp lực & khối lượng công việc cho lãnh đạo
Là một nhà lãnh đạo, có lẽ bạn đã quen với việc tự mình trải qua khó khăn rồi tự vực mình dậy, nhưng liệu bạn có thể tiếp tục việc này bao lâu trước khi sức khỏe, công việc và gia đình bị ảnh hưởng theo? Trên thực tế, rất nhiều nhà lãnh đạo rơi vào tình trạng burnout vì quá tải công việc, dẫn đến những rủi ro về sức khỏe, tinh thần và cân bằng cuộc sống. Không những ảnh hưởng tới cuộc sống cá nhân, nếu tình trạng burnout kéo dài, hiệu suất làm việc của người lãnh đạo cũng sẽ giảm sút.
Khi không còn phải lo đến từng đầu việc nhỏ, lãnh đạo sẽ giảm bớt được khối lượng công việc trong ngày. Trao quyền đúng người - đúng việc còn giúp nhà lãnh đạo giảm bớt áp lực phải một mình gồng gánh thành - bại của dự án.
Ứng dụng coaching như thế nào để thôi không quản lý tiểu tiết?
Thông qua việc tự trang bị những kỹ năng coaching, hoặc làm việc với các chuyên gia khai vấn chuyên nghiệp trong những chương trình khai vấn được thiết kế riêng cho lãnh đạo như Executive Coaching, Leader As Coach,...người lãnh đạo có thể loại bỏ được nỗi ám ảnh mang tên “tiểu tiết” với những gợi ý dưới đây:
Sử dụng mô hình phản hồi 360
Đầu tiên, nhà lãnh đạo cần xác định xem bản thân có đang mắc phải tình trạng quá chú trọng tiểu tiết hay không. Các nhà lãnh đạo thường ít có cơ hội được nhận những phản hồi thẳng thắn, chân thành từ cấp dưới. Thiếu đi nguồn tham khảo khách quan này, nhà lãnh đạo sẽ khó phát hiện ra những “điểm mù” trong tư duy, hành vi của mình, cũng như không nắm được cảm nhận của nhân viên về phương thức lãnh đạo hiện tại.
Do đó, khi đồng hành cùng các lãnh đạo trên hành trình tìm kiếm phong cách lãnh đạo phù hợp nhất với bản thân, Coach For Life thường bắt đầu bằng đánh giá phản hồi 360 theo 1 trong 2 hình thức: (i) coach phỏng vấn trực tiếp người quản lý, đồng nghiệp và nhân viên hoặc (ii) làm khảo sát bằng văn bản sử dụng công cụ GLA (Global Leadership Assessment). Mô hình phản hồi này sẽ cho người lãnh đạo một bức tranh toàn cảnh về những thế mạnh - điểm yếu của người lãnh đạo trong công việc, trong mối quan hệ với nhân viên,...sau đó mới đến kế hoạch hành động để cải thiện tình hình.
Xây dựng văn hóa đối thoại
Để trao quyền đúng người - đúng việc, nhà lãnh đạo cần hiểu rất rõ về từng nhân sự của mình. Nếu lãnh đạo áp dụng phong cách quản lý tiểu tiết trong thời gian dài, nhà lãnh đạo rất có thể đã bỏ qua toàn bộ thế mạnh, điểm yếu, mong muốn của nhân viên. Nhân viên cũng sẽ không còn giữ được sự hào hứng và muốn cống hiến cho công việc.
Để cải thiện tình trạng này, lãnh đạo hãy bắt đầu bằng việc tạo ra một không gian an toàn để nhân viên được lên tiếng nhiều hơn trong công việc. Người lãnh đạo cần ứng dụng kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi và từng bước tạo sự tin tưởng với nhân viên của mình. Chỉ khi đối thoại 2 chiều, người lãnh đạo mới có thêm những góc nhìn mới, khai phá được những tiềm năng bị “lãng quên” của nhân viên, từ đó trao quyền hiệu quả và khơi dậy lại sự tự tin, hào hứng với công việc của nhân viên của mình.
Thực hành tỉnh thức
Đôi khi, việc quá ám ảnh với kết quả công việc có thể đến từ lí do khách quan. Nhà lãnh đạo bị cuốn theo những gì xã hội định nghĩa về “kết quả cuối cùng”, “thành công”, “lãnh đạo”,... khiến việc thất bại trở nên khó chấp nhận đối với người lãnh đạo. Loay hoay trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống cũng có thể khiến người lãnh đạo cảm thấy bản thân phải ôm đồm và kiểm soát tất cả mọi thứ.
Khi thực hành tỉnh thức, nhà lãnh đạo có cơ hội nhìn sâu vào thế giới nội tâm của mình, soi chiếu và đánh giá xem đâu là điều thực sự tạo nên ý nghĩa công việc và cuộc sống của họ, đâu là điều tốt nhất họ có thể đóng góp cho tổ chức, cho những cộng sự của mình,...Từ đó, lãnh đạo có thể tập trung nguồn lực vào những công việc, mối quan hệ thực sự quan trọng với họ và đội nhóm.
Không thể phủ nhận rằng phong cách quản lý tiểu tiết có thể tạo ra hiệu suất làm việc ấn tượng và sự hoàn thiện đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, phong cách lãnh đạo này cần được cân nhắc một cách cẩn trọng và linh hoạt khi ứng dụng vào thực tế. Sự kết hợp giữa việc quản lý chi tiết và khả năng nhìn xa để đảm bảo sự phù hợp với tình hình thị trường là chìa khóa để nhà lãnh đạo đạt được mục tiêu cùng đội nhóm của mình.
Tuần này, chúng tôi mời bạn cùng thực hành tỉnh thức bài tập “Tiếng nói trái tim”. Hãy tin tưởng rằng, trái tim luôn muốn những điều tốt nhất cho chúng ta. Trái tim luôn yêu thương và muốn mách bảo cho chúng ta những điều quan trọng và ý nghĩa.
Làm sao để hiểu được ngôn ngữ của trái tim để không bỏ qua nó? Làm sao để nhận ra đó là những tiếng nói từ trái tim chứ không phải lý trí?
Tiếng nói trái tim thì thường chạm đến những điều không dễ nói ra, những mong ước khát khao thầm kín. Nó nhiều cảm xúc, luôn đầy ắp yêu thương và không bao giờ phán xét dù bạn có thế nào đi chăng nữa.
Tuần này, hãy thử chậm lại, làm tâm trí mình tĩnh lặng và không phán xét, và thử lắng nghe xem trái tim muốn mách bảo bạn điều gì nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!