#111. Làm sao để nhân viên giao tiếp cởi mở, trung thực với lãnh đạo?
Và lời giải cho câu hỏi “Tại sao nhân viên của bạn ngại lên tiếng?”.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã công khai mong muốn thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, trung thực trong công ty, nhưng hầu như đều chưa thực hiện được, hoặc thực hiện nhưng chưa hiệu quả. Khúc mắc có thể nằm ở:
Cách triển khai (phương pháp không phù hợp, quá đột ngột…)
Quy mô & tính chất doanh nghiệp (doanh nghiệp có tuổi đời lâu năm, phong cách giao tiếp và văn hóa doanh nghiệp đã được định hình từ trước)
…
Muốn xây dựng một đội nhóm bền vững, đồng lòng, lãnh đạo cần thúc đẩy một môi trường làm việc nơi ai cũng được “nhìn thấy”, cảm thấy ý kiến của bản thân được tôn trọng và có khả năng tạo ra ảnh hưởng.
Các công cụ coaching có thể hỗ trợ lãnh đạo khai vấn thế nào trong việc thúc đẩy giao tiếp cởi mở, trung thực giữa sếp và nhân viên? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu 04 gợi ý của Coach For Life trong bản tin tuần này.
Tại sao nhân viên của bạn ngại lên tiếng?
Nhân viên né tránh, ngần ngại khi trò chuyện với lãnh đạo là một tình trạng phổ biến. Tạm bỏ qua các yếu tố từ phía nhân viên (phong cách, thói quen giao tiếp, khúc mắc cá nhân…), ở phần này, bản tin Leader As Coach muốn tập trung vào những lí do người lãnh đạo có thể nhận ra và tập trung giải quyết từ việc soi chiếu chính mình.
Trong giao tiếp hàng ngày với nhân sự, không ít lãnh đạo vô thức làm những điều sau khiến nhân viên của bạn ngày càng “ngại lên tiếng”:
Hiếm khi bận tâm đến việc hỏi ý kiến, quan điểm và suy nghĩ của nhân viên
Không lắng nghe, phản hồi hoặc thực hiện bất kỳ hành động vào dựa trên ý kiến của nhân viên
Không dừng lại nhìn nhân viên và tiếp nhận những điều nhân viên nói với tâm thế cởi mở
Bác bỏ ý kiến, quan điểm và mối bận tâm của nhân viên
Dễ nổi cáu, trở nên tức giận, gieo rắc nỗi sợ bị “ghim” khi lên tiếng
…
Vậy, giải pháp là gì?
04 cách thúc đẩy giao tiếp cởi mở, trung thực của lãnh đạo khai vấn
May mắn thay, với tư duy và các công cụ coaching, việc thúc đẩy nhân viên giao tiếp cởi mở, trung thực không phải còn là điều “bất khả thi”.
Giao tiếp là một phần quan trọng tạo nên văn hóa doanh nghiệp, do đó, với những lãnh đạo muốn đưa văn hóa coaching vào đội nhóm/doanh nghiệp của mình, bạn có thể bắt đầu những bước đầu tiên với đội ngũ nhỏ bằng 04 gợi ý ứng dụng coaching dưới đây của Coach For Life.
Bắt đầu từ chính mình
Lãnh đạo là “tấm gương” phản chiếu phần lớn văn hóa của một đội nhóm hay doanh nghiệp. Nếu bạn là người không chú trọng giao tiếp, hoặc có phong cách giao tiếp bạo lực, chắc chắn điều này sẽ thể hiện trên cách đội nhóm của bạn giao tiếp với bạn và với nhau. Bạn sẽ không thể bắt nhân viên mở lòng với bạn, nếu trong tâm trí họ đã in đậm hình ảnh bạn là một người sếp dễ nổi cáu, phán xét hay bác bỏ mọi ý kiến trái chiều.
Do đó, điều cần làm trước khi vạch ra chiến lược thúc đẩy giao tiếp cởi mở, trung thực trong doanh nghiệp của bạn là:
Đánh giá xem các “tấm gương” (bao gồm cả bản thân bạn) đang giao tiếp như thế nào, mức độ ảnh hưởng lên đội nhóm là bao nhiêu?
Hãy Quan sát. Quan sát chính mình trong các cuộc trò chuyện, quan sát phản ứng, thái độ của nhân viên. Khi đặt mình vào góc nhìn thứ ba để quan sát trong tỉnh thức, bạn sẽ nhận ra nhiều “điểm mù” trong tư duy và cách hành xử hàng ngày của mình. Khi nhận ra bản thân đang có những chướng ngại nào trong giao tiếp, lãnh đạo sẽ có động lực mạnh mẽ để thay đổi và “làm gương” cho sự thay đổi trong đội nhóm.
Thấu hiểu nhân viên
Nền tảng của giao tiếp cởi mở, trung thực giữa các cấp là sự an toàn của môi trường làm việc. Sự an toàn trong giao tiếp được xây dựng dựa trên niềm tin và sự quan tâm, thấu hiểu chân thành ở cả hai chiều.
Thông thường, khi gia nhập một tổ chức, nhân viên thường phải tìm hiểu về sứ mệnh, giá trị và tầm nhìn của công ty. Tuy nhiên, ở chiều ngược lại, không ít lãnh đạo thực sự hiểu về động lực, mục tiêu, những giá trị nhân viên muốn cống hiến và phong cách giao tiếp của từng nhân sự.
Dù văn hóa giao tiếp cởi mở, trung thực là điều các nhà lãnh đạo muốn áp dụng lên toàn đội nhóm/doanh nghiệp, nhưng trong chiến lược thực hiện, bạn cần cân nhắc tới những điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với từng đối tượng nhân viên. Nếu không có sự thấu hiểu, chiến lược đưa ra sẽ bị áp dụng một cách cứng nhắc, không đem lại kết quả như doanh nghiệp mong muốn.
Sự an toàn trong giao tiếp được xây dựng dựa trên niềm tin và sự quan tâm, thấu hiểu chân thành ở cả hai chiều. Lãnh đạo có thể bắt đầu bằng những phiên coach hàng lang, coach khi lãnh đạo nhận thấy nhân viên cần hỗ trợ. Hãy phá bỏ rào cản cấp bậc một cách từ từ, quan sát phản ứng và điều chỉnh cách tiếp cận cho phù hợp với từng nhân viên.
Hành động dựa trên phản hồi
Trả lời phản hồi của nhân viên bằng hành động thực tế là yếu tố quan trọng giúp xây dựng lòng tin và duy trì giao tiếp cởi mở, trung thực tại nơi làm việc. Bởi xét cho cùng, để khích lệ nhân viên của mình giao tiếp nhiều hơn, người lãnh đạo cần cho họ thấy ý kiến của họ được lắng nghe, cân nhắc và tạo nên một thay đổi tích cực.
Ở quy mô doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo có thể triển khai một hệ thống ghi nhận và tiếp thu phản hồi của nhân viên. Đó có thể là một hòm thư ẩn danh, bài khảo sát ý kiến tại các cuộc họp định kỳ của toàn công ty hoặc đội nhóm…Không phải bất cứ phản hồi nào cũng có thể dẫn đến sự thay đổi, nhưng mọi phản hồi đều cần được thừa nhận và xem xét một cách minh bạch, công tâm.
Ở phạm vi đội nhóm, lãnh đạo có thể linh hoạt thu thập phản hồi, ý kiến của nhân viên từ các cuộc trao đổi 1:1, họp định kỳ hoặc khi có vấn đề/mâu thuẫn phát sinh. Lãnh đạo ứng dụng kỹ năng tạo dựng sự tin tưởng, các câu hỏi mở dựa trên sự tò mò tử tế và duy trì sự tỉnh thức trong suốt cuộc trao đổi sẽ giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, an tâm để lên tiếng.
Đo lường để tối ưu chiến lược
Khi bắt tay thực hiện một chiến lược bất kỳ, cả lãnh đạo và đội nhóm đều cần thống nhất về mục tiêu chung. Mục tiêu của chiến lược thúc đẩy giao tiếp không “hữu hình”, dễ nhận thấy như các con số trong mục tiêu kinh doanh, nhưng vẫn cần được xác định cụ thể để làm cơ sở đo lường kết quả sau này.
Theo Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM), các nhà lãnh đạo có thể dựa vào các yếu tố đo lường dưới đây để thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả sau đó:
Dữ liệu định tính: Bao gồm các bằng chứng thu thập ý kiến và thái độ của nhân viên được cải thiện sau khi thực hiện chiến lược giao tiếp mới…
Dữ liệu định lượng: Bao gồm các số liệu như doanh thu, năng suất và tỷ lệ hài lòng của nhân viên…
Dù triển khai trên quy mô lớn hay nhỏ, việc thống nhất mục tiêu chung và thường xuyên check-in, đo lường kết quả sẽ mang lại những tác động tích cực tới cả lãnh đạo và đội ngũ nhân sự.
Với lãnh đạo, một đích đến cụ thể và các chỉ số đo lường đi kèm là công cụ giúp lãnh đạo tối ưu chiến lược thúc đẩy giao tiếp của mình một cách hiệu quả.
Còn với nhân viên, điều này sẽ giúp họ cảm nhận rõ họ là “một phần quan trọng” của sự thay đổi trong văn hóa giao tiếp, thay vì đang tuân theo một sự thay đổi đến từ mong muốn của cấp trên. Khi nhìn thấy sự phát triển của từng cá nhân và đội nhóm nhờ thay đổi phong cách giao tiếp qua các chỉ số đo lường cụ thể, nhân viên của bạn sẽ thêm tin tưởng vào sức mạnh của giao tiếp và vào bản thân lãnh đạo của họ.
Lưu ý: Kết quả của giao tiếp là thứ không dễ đo lường, đặc biệt là trong thời gian ngắn. Lãnh đạo hãy kiên nhẫn, quan sát, lấy feedback từ từng nhân viên, hoặc tìm sự giúp đỡ của coach chuyên nghiệp. Đừng quên soi chiếu lại bản thân, bởi bạn cũng là một phần quan trọng trong văn hóa giao tiếp bạn đang muốn xây dựng.
Tạm kết
Dù nhân viên của bạn hướng nội hay hướng ngoại, ít nói hay hoạt ngôn, thì việc được nói - được nghe - được ghi nhận ý kiến là một mong muốn chính đáng, mang lại cho họ nhiều giá trị và cơ hội thăng tiến trong công việc, cũng như những mối quan hệ ý nghĩa với đồng nghiệp và cấp trên.
Là một người lãnh đạo khai vấn, với các công cụ coaching quyền năng trong tay, bạn hoàn toàn có thể cùng nhân viên đạt được mục tiêu ý nghĩa này, từ đó tạo thêm nhiều giá trị cho mỗi cá nhân và cho doanh nghiệp, xã hội.
Giao tiếp là chìa khóa, nhưng cũng là bài toán khó nhằn cho mọi nhà lãnh đạo. Với những nhà lãnh đạo đang từng bước ứng dụng coaching trong công việc, Coach For Life muốn gửi đến bạn cuốn sách “Coaching - Quyền năng của nhà lãnh đạo tạo ảnh hưởng” - tổng hợp “bí kíp” được đúc rút từ nhiều năm kinh nghiệm làm coach chuyên nghiệp, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn trên hành trình xây dựng văn hóa coaching trong doanh nghiệp của 2 coach Quách Hương và Quách Hiền. Bạn có thể đặt sách và tận hưởng nhiều ưu đãi hấp dẫn tại: Link mua sách.
Tuần này, chúng tôi muốn gửi đến bạn một bài thực hành thật đơn giản, hiệu quả và có thể thực hiện ngay lập tức – bài tập “Thả lỏng cơ thể".
Đây là một bài tập nhỏ nhưng giúp chúng ta phát triển rất nhiều kỹ năng như quan sát, nhận biết trạng thái cơ thể, chất lượng suy nghĩ và cảm xúc tại một thời điểm trong hiện tại. Bài tập này đòi hỏi tâm trí ngay lập tức ngắt kết nối với thế giới bên ngoài, dừng lại những công việc đang làm dở dang để quay trở vào bên trong.
Chỉ đơn giản với 3 hơi thở:
Hơi thở thứ nhất: thư giãn toàn bộ cơ thể, thả lỏng những bộ phận đang bị căng cứng;
Hơi thở thứ hai: quan sát xem suy nghĩ của mình có đang rõ ràng, sáng tỏ hay rối ren, lộn xộn;
Hơi thở thứ ba: quan sát cảm xúc và tự hỏi: “Mình đang cảm thấy điều gì vào lúc này?”.
Quét cơ thể là kỹ năng nhận biết những trạng thái bên trong mình ở một cấp độ cao, xử lý những căng thẳng hay những rối ren bên trong một cách kịp thời. Ngoài ra, một lợi ích rõ rệt khác là chăm sóc sức khoẻ, tránh được những bệnh văn phòng như cổ vai gáy… Vậy tuần này, bạn sẽ thử trải nghiệm bài tập này chứ?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!