[Leader As Coach 25] Mô hình phản hồi “feedforward” – Xoá bỏ áp lực khi nhận phản hồi
Thay vì “feedback” - nhận xét về quá khứ, chúng ta có thể chuyển thành “feedforward” - đóng góp cho tương lai.
Phản hồi (feedback) vốn được coi là một kỹ năng quan trọng với một người lãnh đạo. Thế nhưng trên thực tế, không phải ai cũng thích phản hồi. Nhân viên thường cảm thấy áp lực, căng thẳng, không thoải mái khi nhận phản hồi từ cấp trên, ngay cả khi đó là những phản hồi mang tính xây dựng. Lãnh đạo, khi nhận được những phản hồi không tích cực từ cấp dưới, cũng có thể cảm thấy không thoải mái.
Phương pháp phản hồi (feedback) nhìn chung đều tồn tại một vấn đề: tập trung quá nhiều vào quá khứ và những gì đã xảy ra, thay vì hướng tới những tiềm năng và cơ hội trong tương lai. Điều này dẫn đến sự ra đời của mô hình phản hồi “feedforward” - phản hồi về tương lai.
“Feedforward” là gì?
Bản thân từ “feedforward” đã hé lộ ý nghĩa của nó. Thay vì “feedback” - nhận xét về quá khứ, chúng ta chuyển thành “feedforward” - đóng góp cho tương lai. Phương pháp này được phát triển bởi Marshall Goldsmith và được ông ứng dụng rất nhiều trong việc cải thiện hành vi lãnh đạo tại các tập đoàn lớn.
Đối với feedback truyền thống, nhân viên nhận được đánh giá từ cấp trên về những điều họ đã làm được, thường bao gồm cả những điểm tích cực và khiếm khuyết cần cải thiện. Ngược lại, với feedforward, các phản hồi tích cực/ tiêu cực được chuyển trực tiếp sang các giải pháp hướng tới tương lai.
Ví dụ, thay vì nhắc nhở nhân viên vì chưa thể hiện sự chuyên nghiệp trong các cuộc gọi cho khách hàng, quản lý đưa ra các đề xuất, hướng dẫn để nhân viên có kỹ năng trò chuyện hiệu quả, có thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.
Thực hiện “feedforward” theo mô hình 5 bước
Marshall Goldsmith đã để hơn 30.000 lãnh đạo tham gia vào một bài tập trải nghiệm thú vị. Trong bài tập này, mỗi người sẽ lần lượt đóng hai vai:
Ở vai thứ nhất, họ được yêu cầu feedforward: đưa ra gợi ý, đề xuất, hướng dẫn để giúp ích người khác nhiều nhất có thể.
Ở vai thứ hai, họ chuyển sang làm người nhận feedforward: đón nhận các đề xuất cho tương lai đến từ người khác, và học hỏi nhiều nhất có thể.
Trong vai trò là người nhận được feedforward, lãnh đạo/ hoặc bất cứ thành viên nào trong tổ chức đang thực hiện phương pháp này, sẽ đi qua 5 bước.
Bước 1. Chọn một hành vi mà bạn muốn thay đổi, điều mà sẽ khiến công việc/ cuộc sống của bạn phát triển theo chiều hướng tích cực.
Bước 2. Mô tả hành vi này cho người đối diện. Ví dụ, tôi muốn phát triển khả năng thuyết trình trước đám đông.
Bước 3. Nhờ người đối diện feedforward - đưa ra hai gợi ý từ phía họ để giúp bạn đạt được sự thay đổi tích cực. Trong trường hợp hai người từng làm việc chung, họ không được phép đưa ra bất cứ phản hồi nào về những gì đã diễn ra trong quá khứ, chỉ được phép chia sẻ ý tưởng cho tương lai.
Bước 4. Lắng nghe các gợi ý. Người nghe cũng không bình luận, dù là khen hoặc chê những đóng góp của người khác.
Bước 5. Cảm ơn người đối diện vì đã góp ý để giúp bạn tạo nên sự thay đổi.
Điều gì khiến “feedforward” đem lại hiệu quả?
Dưới đây là một vài lý do khiến “feedforward” có thể mang lại nhiều hiệu quả trong phát triển đội nhóm, phát triển con người:
1, Feedforward tập trung vào hỗ trợ người nghe phát triển, thay vì chứng minh họ đã làm sai
Feedback thường bắt đầu bằng việc thảo luận về những sai lầm, thiếu sót, hay vấn đề đang gặp phải. Điều này sẽ khơi gợi phản ứng phòng thủ ở người đối diện, dẫn đến thái độ bảo vệ chính mình, ngăn cản việc phát triển những tư duy mới và thái độ cởi mở tiếp nhận ý kiến. Ngược lại, feedfoward giúp mọi người hình dung viễn cảnh tích cực trong tương lai, tập trung vào các giải pháp khả thi.
2, Feedforward nhấn mạnh tiềm năng thay đổi
Feedback, dù được chia sẻ tinh tế như thế nào, cũng có thể gợi lại những cảm giác thất bại trong quá khứ. Ngược lại, feedforward được thực hiện dựa trên giả định rằng người nghe có thể tạo ra những thay đổi tích cực trong tương lai. Cách tiếp cận này khiến người nghe có thêm niềm tin vào năng lực của chính mình, và nỗ lực cố gắng trở nên tốt hơn.
3, Feedforward khách quan, không khơi gợi sự tự ái cá nhân
Trên lý thuyết, phản hồi mang tính xây dựng sẽ hướng đến giải pháp, thay vì tập trung vào con người. Thế nhưng, trong nhiều trường hợp, các phản hồi feedback vẫn thường được đón nhận một cách rất cá nhân. Đặc biệt, với nhiều người thành công, họ rất hay đồng hoá chất lượng công việc với năng lực của chính họ. Khi nhận được một phản hồi không tích cực, họ thường cảm thấy tệ về bản thân, hoặc cảm thấy người đưa feedback đang không coi trọng mình.
Ưu điểm của feedforward là hướng đến tương lai, tránh những nhận định mang tính chủ quan, tránh cảm giác bị công kích cá nhân. Vì vậy, feedforward thường dễ tiếp thu hơn feedback.
4, Cùng một nội dung truyền tải, nhưng thực hiện theo hướng tích cực hơn
Giả sử bạn vừa hoàn thành một bài thuyết trình trước khách hàng và bạn biết rõ là mình đã làm không tốt. Trong phần review với cấp trên, thay vì phân tích xem bạn đã làm không tốt những chỗ nào, cấp trên của bạn đưa ra các gợi ý, bí quyết, công cụ để lần sau bạn làm tốt hơn. Bạn sẽ cảm thấy thở phào vì không phải “đào bới” lại cảm xúc thất vọng, và vẫn có thêm ý tưởng để phát triển năng lực của mình.
Kết quả cuối cùng vẫn là cả hai cùng tìm ra giải pháp để cải thiện, nhưng feedforward khiến chúng ta cảm thấy thoải mái hơn, đem lại cảm xúc tích cực và mong muốn cải thiện.
Trong tuần tới, hãy thử áp dụng feedforward vào việc giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm của mình nhé! Bạn có thể ứng dụng feedforward vào các cuộc họp tổng kết đầu tuần, các buổi nhìn nhận đánh giá sau mỗi dự án, hoặc các buổi họp cá nhân với nhân viên…Hãy chia sẻ với Leader As Coach những thay đổi mà bạn quan sát được khi thực hiện phương pháp này nhé!
Bạn cảm thấy như thế nào khi trở lại công việc sau một kỳ nghỉ dài? Leader As Coach mong rằng, bạn đã kịp “sạc” lại năng lượng để chào đón tháng 5 trong một tâm thế thật hứng khởi. Tuần này, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn bài thực hành “Tiếng nói trái tim”.
Trái tim luôn muốn những điều tốt nhất cho chúng ta. Trái tim luôn yêu thương và muốn mách bảo cho ta những điều quan trọng và ý nghĩa. Tiếng nói trái tim thường chạm đến những điều không dễ nói ra, nhưng là những mong ước khát khao thầm kín và quan trọng nhất. Nó nhiều cảm xúc, đầy ắp yêu thương, vỗ về và không bao giờ phán xét dù bạn có thế nào đi chăng nữa.
Vậy, làm sao để không bỏ qua ngôn ngữ của trái tim? Làm sao để nhận ra đó là những tiếng nói từ trái tim chứ không phải lý trí? Hãy cho phép bản thân được chậm lại, được tĩnh lặng, để bộ não lý trí được nghỉ ngơi trong giây lát và thực sự cảm nhận xem: Có điều gì bên trong bạn đang muốn được nói ra?
Chúc bạn có thật nhiều khám phá mới mẻ về chính mình trong tuần tới.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!