[Leader As Coach 45] Ứng dụng coaching để quản lý xung đột trong đội nhóm
Bất cứ khi nào có nhiều hơn một người trong một cuộc hội thoại, xung đột có thể xuất hiện. Chúng ta đang sống trong một xã hội mà phần lớn mọi người tin rằng xung đột là điều không tốt. Thế nhưng, xung đột là một phần lành mạnh và bình thường của quá trình phát triển, miễn là các thành viên trong nhóm có kỹ năng và phương pháp để cùng nhau đi qua những xung đột này.
Trong vai trò quản lý lãnh đạo, bạn có thể hỗ trợ các thành viên của mình đi qua những xung đột này như thế nào để giảm thiếu ảnh hưởng tiêu cực, và tối đa hoá các cơ hội học tập? Bản tin Leader As Coach tuần này sẽ chia sẻ cùng bạn một số cách ứng dụng coaching trong tình huống đội nhóm xuất hiện xung đột.
5 điều quản lý cần duy trì khi đội nhóm xuất hiện xung đột
Giữ sự tò mò: Đặt câu hỏi, tìm ra động cơ, nhu cầu, mối quan tâm thực sự đằng sau hành động của các thành viên đang có xung đột với nhau.
Hãy kiên nhẫn: Lắng nghe và dành thời gian để hiểu quan điểm của từng người
Tạo không gian an toàn để chia sẻ: Bạn có thể nhấn mạnh rằng xung đột là điều cần phải xảy ra để cả hai cùng học hỏi. Từ đó, tạo ra một không gian an toàn để các thành viên có thể chia sẻ quan điểm, suy nghĩ, những điều họ đang không đồng tình
Giữ sự khách quan: Hạn chế việc đưa ra kết luận quá sớm hoặc thể hiện rằng bạn đang ủng hộ, đồng tình với một ai đó hơn. Bạn cần ưu tiên lắng nghe và thấu hiểu quan điểm từ cả hai phía.
Giữ sự bình tĩnh và cởi mở: Nếu như chính bạn cũng đang tức giận, bực bội với việc trong đội nhóm có xung đột, bạn sẽ không thể giúp thành viên của mình tìm ra giải pháp. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng việc kiểm soát năng lượng và cảm xúc của chính mình.
3 chiến lược giúp nhà quản lý xử lý hiệu quả xung đột trong đội nhóm
1, Có thái đội cởi mở xung đột
Xung đột là một phần cần có trong quá trình phát triển. Trong một đội nhóm, sẽ có những người tập trung vào chi tiết và thích sự kỹ lưỡng trong kế hoạch, cũng sẽ có những thành viên có cái nhìn tổng thể và luôn muốn tạo một không gian đủ cởi mở cho những ý tưởng bất ngờ. Sự khác biệt là luôn tồn tại. Hãy nhìn nhận xung đột như một cơ hội để từng cá nhân tìm hiểu về vai trò của họ trong một đội nhóm, cách thức họ có thể kết nối hiệu quả với những người khác mình.
Bạn có thể làm gì:
Đặt câu hỏi để từng thành viên chiêm nghiệm lại vai trò của họ trong một nhóm, và sự ảnh hưởng của họ đến với người khác. Ví dụ: Trong một cuộc họp, vai trò của em thường là gì? Em thấy việc lập kế hoạch của em đang có tác động như thế nào đến các bạn khác và với công việc?
Khi có xung đột, hãy nhấn mạnh rằng việc xuất hiện xung đột là điều bình thường và lành mạnh trong quá trình cả đội nhóm cùng phát triển. Khuyến khích mọi người bình tĩnh để sớm tìm ra giải pháp, tránh sa lầy vào xung đột quá lâu và gây ra những tổn thương cá nhân
Đặt câu hỏi liên quan đến giải pháp, đến những khía cạnh cần phải tập trung. Ví dụ: Anh thấy rằng cả hai em đang có cách tiếp cận khác nhau trong dự án này. Vậy sau cùng, điều mà dự án này muốn đạt được là gì và làm thế nào để hai em phối hợp với nhau và đạt được kết quả mong muốn đó?
2. Giúp các thành viên nhận ra được xu hướng hành vi của họ khi đối diện với xung đột
Mỗi người sẽ có cách đối diện với xung đột khác nhau. Theo mô hình Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument, có 5 xu hướng hành vi khi một người đối diện với xung đột:
Nhóm cạnh tranh (The Competing Approach): Họ rất kiên quyết với điều họ tin tưởng và mong muốn. Họ quyết đoán, có thể đưa ra quyết định ngay lập tức, nhưng thiếu tính hợp tác và không cởi mở đón nhận quan điểm của người khác.
Nhóm thích ứng (The Accommodating Approach): Họ ít sự quyết đoán, nhưng có tính hợp tác cao. Họ sẵn sàng nhường nhịn và linh hoạt đi theo định hướng của người khác, không kiên định với quan điểm của mình.
Nhóm né tránh (The Avoiding Approach): Họ không muốn đối mặt với xung đột. Họ mặc kệ xung đột ở đó mà không giải quyết. Lâu ngày, nhiều xung đột có thể tích luỹ và làm tổn hại đến các mối quan hệ.
Nhóm hợp tác (The collaborating Approach): Họ có sự quyết đoán, nhưng cũng có nhiều tinh thần hợp tác. Họ nhận ra điểm khác biệt giữa mình và những người cộng sự, nhưng họ đặt mục tiêu hoàn thành công việc lên hàng đầu và sẵn sàng làm việc với người khác.
Nhóm thoả hiệp (The Compromising Approach): Họ có sự quyết đoán, và sự thoả hiệp vừa đủ. Họ đi theo quan điểm của mình, nhưng vẫn cố gắng tìm được một vài điểm tương đồng để có sự chấp thuận của đồng đội.
Trong vai trò quản lý lãnh đạo, bạn hãy giúp mỗi cá nhân nhận ra xu hướng hành vi của mình khi đối diện với xung đột, và tác động của hành vi đó đến với tổng thể đội nhóm.
3, Giúp thành viên nhận ra điểm mạnh của cá nhân, và ưu tiên của cả nhóm
Xung đột thường xuất hiện khi các thành viên có quan điểm khác biệt trong cách thức giải quyết một vấn đề. Trong khi đó, thay vì xung đột, họ có thể tạo thành một nhóm hoàn hảo nơi những điểm mạnh của từng người được sử dụng và bổ trợ cho nhau. Thay vì nhìn vào sự khác biệt, hãy nhìn vào sự bổ trợ của từng thành viên trong bức tranh lớn của cả đội nhóm.
Bạn có thể đặt những câu hỏi như:
Trong nhóm hiện tại, em thấy điểm mạnh/điểm yếu của cá nhân em và của từng thành viên là gì?
Với đặc điểm này, em nghĩ nhóm mình nên phân bổ công việc như thế nào/ nên phối hợp như thế nào để phát huy được các điểm mạnh, và hỗ trợ nhau ở điểm yếu?
Đôi khi, xung đột cũng nảy sinh từ việc thiếu sự thấu hiểu và đồng thuận trong mục tiêu ưu tiên của cả nhóm. Bạn cũng có thể check-in với cả nhóm về những mục tiêu quan trọng và khẩn cấp nhất trong từng thời điểm, và vai trò của từng thành viên trên hành trình đạt được mục tiêu đó.
Tóm lại, nếu như biết cách đối diện hiệu quả, xung đột là những cơ hội học hỏi lớn cho cả đội nhóm. Là quản lý lãnh đạo sử dụng kỹ năng coaching, bạn cần biết cách sử dụng kỹ năng này hiệu quả để cá nhân mỗi thành viên hiểu về chính mình, hiểu về người khác, và cả đội nhóm có một tinh thần tích cực cởi mở khi xung đột xuất hiện. Đôi khi, bạn cũng có thể can thiệp bằng việc gợi ý giải pháp, đưa ra lời khuyên, tuy nhiên, hãy chỉ làm việc này sau khi bạn đã lắng nghe, đặt câu hỏi và hiểu rõ cốt lõi của vấn đề.
Bài thực hành tỉnh thức tuần này là “Người làm vườn tâm trí”.
Suy nghĩ của bạn như những hạt giống. Nếu đó là những hạt giống suy nghĩ tiêu cực và lãng phí, hạt giống đó sẽ phát triển với tốc độ nhanh kinh khủng, đặc biệt là khi được tưới tắm bằng những cảm xúc lo âu, sợ hãi, mất niềm tin. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều hạt giống suy nghĩ lạc quan, tích cực, mạnh mẽ, yêu đời. Với vai trò người làm vườn, bạn phải có kinh nghiệm nhận biết cỏ dại từ rất sớm qua những dấu hiệu cảm xúc tiêu cực và gốc rễ là những suy nghĩ ẩn náu bên dưới.
Hãy chủ động gieo trồng những hạt giống tốt - những suy nghĩ trong sáng, tốt lành, cảm xúc tích cực. Những hạt giống này sẽ khiến công việc làm vườn thú vị hơn rất nhiều so với việc suốt ngày đi nhổ cỏ dại.
Tuần này, bạn hãy chủ động gieo trồng những hạt giống tốt đẹp trong khu vườn tâm trí và quan sát xem khu vườn của bạn phát triển ra sao nhé.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!