[Leader As Coach 76] Lãnh đạo giao việc thế nào cho hiệu quả?
Do & Don't để người lãnh đạo giao việc hiệu quả và để bản thân họ có thời gian làm những việc thực sự quan trọng.
Có khả năng giao phó nhiệm vụ là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Những người quản lý cần phải biết cách giao việc một cách phù hợp và hiệu quả. Thế nhưng, giao phó công việc không phải là việc dễ dàng, vì một số lý do sau:
Để giao việc, bạn phải tin tưởng đội nhóm của bạn.
Không dễ để giao phó những dự án mà bạn đã bắt đầu từ những bước đầu tiên. Đôi khi bạn có sự gắn kết cảm xúc đặc biệt với một số công việc
Nó đòi hỏi nhiều chu kỳ phản hồi hơn so với khi bạn tự làm công việc đó
Những lo ngại như vậy là hợp lý và dễ hiểu. Thế nhưng, để không “chìm" trong quá nhiều công việc và để bạn thực sự phát huy công việc quản lý lãnh đạo của mình, bạn cần biết cách giao phó công việc một cách phù hợp. Trong bản tin tuần này, chúng ta cùng khám phá cách để người lãnh đạo biết cách giao việc hiệu quả.
Giao việc là gì?
Giao việc là hành động giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong đội nhóm của bạn. Việc này cải thiện hiệu quả và giảm gánh nặng công việc trên vai bạn. Đó cũng là điều cần thiết để phát triển các thành viên khác trong đội nhóm và người quản lý được giải phóng để thực hiện những công việc chiến lược hơn.
Do - Những điều nên làm để giao việc hiệu quả
1, Giao tiếp rõ ràng với người được giao nhiệm vụ
Sử dụng các cuộc họp 1-1 và cuộc họp nhóm để làm rõ các mục tiêu và sự phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm. Cố gắng có sự sắp xếp phù hợp nhất giữa nhiệm vụ với năng lực/ tính cách từng cá nhân để nâng cao sự tương tác. Cung cấp tất cả thông tin và hướng dẫn cần thiết cho người được giao nhiệm vụ. Thiết lập rõ ràng các tiêu chí hoàn thành để tất cả mọi người đều biết được các dấu hiệu khi công việc hoàn tất và thành công. Bạn có thể linh hoạt ứng dụng các câu hỏi coaching để làm rõ nhiệm vụ, kỳ vọng, cũng như khám phá những khó khăn thử thách mà nhân viên của bạn gặp phải khi nhận nhiệm vụ.
Một số câu hỏi ví dụ:
Theo em, nhiệm vụ này giúp em phát huy được những điểm mạnh nào của bản thân?
Em có thể gặp những thử thách nào khi thực hiện nhiệm vụ này?
Anh/chị có thể hỗ trợ em như thế nào để em hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ này?
Việc hoàn thành tốt dự án này có ý nghĩa như thế nào với sự nghiệp của em?
2, Trao quyền và hỗ trợ họ trong quá trình làm việc
Hãy cho các thành viên trong nhóm biết rằng bạn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi và thắc mắc trong quá trình làm việc. Tích cực trong việc cung cấp feedback kịp thời và có tính xây dựng, có sự hướng dẫn phù hợp và điều chỉnh hướng làm việc một cách tôn trọng.
3, Chịu trách nhiệm với người được giao nhiệm vụ
Giao phó nhiệm vụ có nghĩa là bạn đã chuyển quyền cho người khác thực hiện. Tuy nhiên, với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm với công việc của họ. Đôi khi, sau khi giao việc, những nhà lãnh đạo có thể quá "tự do" và mất kết nối với công việc của nhân viên. Hệ quả là nhân viên có thể gặp nhiều khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ mà người lãnh đạo lại không hề hay biết. Nhân viên cũng sẽ có thể có cảm giác bị “bỏ rơi” sau khi nhận nhiệm vụ.
Bạn có thể thực hành các cuộc trò chuyện coaching check-in ngắn với nhân viên để kịp thời hỗ trợ và để nhân viên biết rằng bạn vẫn đang song hành cùng họ.
Ví dụ:
Trong một tuần vừa qua, tiến độ dự án em đang thực hiện đã đi đến đâu rồi?
Em thấy mình đã làm tốt điều gì?
Mục tiêu của em trong tuần tới là gì?
Có khó khăn nào có thể xuất hiện mà anh/chị có thể hỗ trợ không?
4, Hãy cho bản thân một phần thưởng ngay lập tức
Sau khi giao việc, phần thưởng dễ nhất bạn có thể dành cho chính mình là thời gian. Ví dụ, nếu bạn giao nhiệm vụ tổ chức một cuộc họp hàng tuần cho ai đó, đừng để một cuộc họp khác chiếm hết khoảng thời gian đó. Hãy sử dụng khoảng thời gian này để thực hiện một dự án quan trọng đối với bạn hoặc cho bạn cơ hội để tiến xa hơn trong công việc của mình.
Don't - Những điều cần tránh khi giao việc
1, Không quản lý vi mô
Hãy để cho các thành viên trong nhóm của bạn thời gian và không gian để thực hiện công việc và tránh kiểm tra quá thường xuyên hoặc quản lý vi mô. Điều này sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy bạn không tin tưởng họ. Bạn có thể đặt lịch check-in định kỳ với họ, thiết lập deadline rõ ràng, và để họ biết rằng bạn vẫn ở đó để hỗ trợ họ khi họ cần.
2, Không nhận lại công việc sau khi bạn đã ủy quyền
Ngay cả khi mọi thứ không suôn sẻ, hãy giao tiếp với người được giao việc, trao đổi, coaching/mentoring để giúp họ thực hiện được công việc. Nếu khó khăn chỉ vừa xuất hiện bạn đã tự nhận lại công việc để làm, điều này sẽ là tiền lệ xấu cho những lần tiếp theo. Nhân viên của bạn vừa mất niềm tin vào bản thân, vừa không có cơ hội để phát hiện, và cũng sẽ có sự phụ thuộc vào bạn.
3, Không kỳ vọng vào sự hoàn hảo
Nhận thức được rằng, những sự thất bại nhỏ, những sự trục trặc, những điều không hoàn hảo có thể sẽ xuất hiện. Những điều không hoàn hảo đó, đơn thuần chỉ là dấu hiệu cho thấy rằng bạn và đội nhóm của mình vẫn còn nhiều thứ có thể phát triển. Hãy giữ bầu không khí tích cực, đừng “bóp nghẹt” sự tự tin và nhiệt tình của nhân viên chỉ vì mong muốn hoàn hảo của bạn.
4, Không từ chối những ý tưởng mới hoặc cách thức mới để thực hiện công việc
Giao việc/uỷ quyền có nghĩa là chuyển giao quyền sở hữu công việc cho người khác. Sản phẩm cuối cùng của họ sẽ khác với những gì bạn đã làm. Hãy chấp nhận và khuyến khích sự đa dạng của suy nghĩ và cho phép họ chủ động sáng tạo trong cách làm việc.
—-
Trong quá trình đào tạo kỹ năng cho các quản lý lãnh đạo, chúng tôi nhận ra rằng, một trong những yếu tố quan trọng nhất là giúp người lãnh đạo ứng dụng coaching linh hoạt trong nhiều bối cảnh trong doanh nghiệp. Coaching không nên chỉ được thực hiện trong phòng họp mỗi tháng/ mỗi quý với agenda rõ ràng. Coaching nên được coi như một phần trong cách người lãnh đạo quản lý công việc, tương tác với nhân viên và những người xung quanh. Với kỹ năng coaching, người lãnh đạo có thêm sự thấu hiểu bản thân mình và người khác, biết cách tương tác hiệu quả với nhân viên, trao quyền phù hợp, xây dựng một đội nhóm có sự chủ động cao. Nếu bạn quan tâm đến cách tiếp cận này, bạn có thể tham khảo khoá học Leader As Coach của Coach For Life tại đây: https://www.coachforlife.vn/leader-as-coach. Khi đăng ký trước ngày 15/5/2023, bạn sẽ nhận được ưu đãi 15%.
Bài thực hành tỉnh thức tuần nay là “Một vòng hít thở trọn vẹn”. Một vòng hít thở trọn vẹn có nghĩa là một lần hít vào và thở ra thật chậm và sâu.
Khi mới thực tập, chúng ta sẽ có thể thấy một hơi thở qua đi mà chưa kịp cảm nhận gì. Tuy nhiên, vào một thời điểm khó khăn, nếu kịp nhớ ra và hít thở một hơi thật chậm và sâu - giữ hơi thở trong lồng ngực một chút rồi mới thở ra, bạn sẽ thấy được sự nhiệm màu của hơi thở.
Nó giống như một cái phanh, tránh cho chúng ta lao vào một cuộc khẩu chiến và thốt ra những lời nói nặng nề, thiếu sáng suốt; làm hỏng hình ảnh bản thân và gây tổn thương cho người khác… Nó cũng là cái phao để ta bám vào trước khi bị chìm xuống dưới những cơn sóng lo âu, sợ hãi và căng thẳng.
Tuần này, bạn hãy thử thực hành và quan sát mình cảm thấy thế nào khi tập trung hoàn toàn vào một hơi thở. Sau mỗi lần hít thở, hay suy ngẫm: Việc hít thở một vòng trọn vẹn đã tác động đến trạng thái tâm trí và cơ thể bạn như thế nào?
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!
Xin cảm ơn ban biên tập đã chia sẻ 1 topic rất hay