[Leader As Coach 69] Làm thế nào để có cuộc hội thoại check-in hiệu quả nhất với nhân viên?
Các cuộc hội thoại check-in, nếu được triển khai đúng cách, sẽ tạo nền tảng để xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và người quản lý, thúc đẩy cả hiệu suất và mức độ gắn kết của nhân viên
Cuộc hội thoại check-in là gì?
Hiểu đơn giản, check-in là những cuộc hội thoại thường xuyên giữa quản lý với nhân viên của mình nhằm cập nhật và trao đổi về đa dạng chủ đề như: tiến độ công việc, mục tiêu, hiệu suất, sự phát triển cá nhân, sức khoẻ tinh thần của nhân viên,… Trong những năm qua, đã có sự chuyển dịch mạnh mẽ từ việc chỉ tập trung vào những buổi đánh giá cuối năm (annual review) sang mô hình phản hồi liên tục, và hình thức cụ thể nhất là những cuộc hội thoại check-in thường xuyên giữa nhân viên và quản lý. Đặc biệt, với xu hướng thế hệ trẻ đang dần chiếm tỷ lệ lớn trong lực lượng lao động, các quản lý lãnh đạo lại càng cần quan tâm đến điều này, vì thế hệ nhân sự trẻ mong muốn nhận được phản hồi về công việc một cách nhanh chóng và trực tiếp.
Các cuộc hội thoại check-in, nếu được triển khai đúng cách, sẽ tạo nền tảng để xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và người quản lý, thúc đẩy cả hiệu suất và mức độ gắn kết của nhân viên. Từ thực tế làm việc của Coach For Life, các doanh nghiệp có văn hoá check-in thường xuyên thường có một môi trường làm việc cởi mở, sáng tạo, nơi các mối quan hệ được phát triển trên tinh thần hợp tác tích cực.
5 lợi ích của việc check-in thường xuyên với nhân viên
Việc quản lý lãnh đạo check-in thường xuyên với nhân viên của mình sẽ mang lại những lợi ích sau:
Thiết lập một kênh giao tiếp thường xuyên và hiệu quả: Việc nhân viên và quản lý trao đổi trực tiếp với nhau sẽ tạo nên dòng chảy sáng rõ và liên tục về thông tin.
Đẩy nhanh tiến độ phát triển của nhân viên nhờ được feedback liên tục: Phản hồi là một phần thông tin quan trọng của check-in. Khi được phản hồi kịp thời, nhân viên dễ dàng đẩy nhanh tiến độ phát triển, thay vì bị vướng mắc vào các vấn đề quá lâu.
Giải quyết vấn đề trước khi vấn đề leo thang: Cũng nhờ check-in, vấn đề thường sẽ được đưa vào bàn luận và tìm giải pháp trước khi tình hình trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Xây dựng lòng tin giữa nhân viên và quản lý: Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của lòng tin. Và khi có lòng tin, nhân viên sẽ hết lòng cống hiến và gắn bó với đội nhóm và tổ chức.
Thúc đẩy động lực: Khi thấy quản lý liên tục quan tâm và hỏi han, nhân viên thường cảm thấy có thêm nhiều động lực, muốn có thêm nhiều thành tựu, từ đó hiệu suất và niềm hạnh phúc trong công việc được gia tăng
Ứng dụng coaching vào các cuộc hội thoại check-in
Trong các cuộc hội thoại check-in với nhân viên, nếu như quản lý lãnh đạo có khả năng ứng dụng kỹ năng coaching, họ có thể giúp ích cho nhân viên rất nhiều trong một thời gian ngắn. Có 3 kỹ năng quan trọng mà một “leader as coach” cần thực hành trong các cuộc hội thoại check-in.
1, Kỹ năng đặt câu hỏi:
Một câu hỏi coaching mạnh mẽ thường là những câu hỏi mở, khơi gợi nên những nhận thức mới, những phát hiện thú vị ở người được hỏi. Với các buổi check-in, câu hỏi có thể chia về làm 3 nhóm sau:
A. Câu hỏi mang tính chiêm nghiệm (Reflective): Đây là nhóm những câu hỏi giúp họ rút ra các bài học, các phát hiện,... từ hành trình đã qua.
Ví dụ: Trong một tuần vừa qua, đâu là một vài điều quan trọng mà em đã học được?
Từ dự án vừa diễn ra, điều gì em thấy mình đã làm rất tốt? Và nếu như được làm lại, đâu là điều em nghĩ mình sẽ làm tốt hơn?
Những thách thức mà em đã phải đối mặt trong một tháng qua là gì? Em nhận ra được điều gì từ bản thân khi đi qua những thách thức đó?
B. Câu hỏi khơi gợi sự sáng tạo (Creative): Đây là những câu hỏi nhằm khám phá các tầm nhìn về tương lai, hoặc giúp họ mở rộng góc nhìn về một vài vấn đề đã cũ.
Ví dụ: Nếu như em có đầy đủ các nguồn lực mình cần để triển khai sáng kiến này, bức tranh mà em hình dung đến về mình trong 3 tháng nữa là gì?
Nếu được thay đổi một vài điểm chưa tốt về bản thân mình, em sẽ muốn thay đổi điều gì?
C. Câu hỏi mang tính thực tế (Practical): Đây là những câu hỏi thực tế, mang tính lập kế hoạch và đi sâu vào một hành động.
Ví dụ: Em cần phải làm gì ngày hôm nay để có thể tiến gần hơn với mục tiêu của tuần này?
3 công việc mà em nhất định cần hoàn thành trong tuần này là gì?
Tuỳ theo mục đích và chủ đề của buổi check-in, các quản lý lãnh đạo có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi trong 3 nhóm này. Và hãy luôn nhớ rằng, các câu hỏi nên được dẫn dắt bằng sự tò mò, sự chân thành và mong muốn cùng nhân viên khám phá vấn đề, chứ không nên bắt đầu với thái độ phán xét hay dò hỏi.
Bạn có thể tham khảo các câu hỏi check-in tại link sau:
2, Kỹ năng lắng nghe
Dưới đây là một số gợi ý để một “leader as coach" phát triển kỹ năng lắng nghe thông qua các cuộc hội thoại check-in với nhân viên của mình:
Hiện diện trọn vẹn với nhân viên: Dù bận rộn, bạn cũng nên dành cho nhân viên sự hiện diện trọn vẹn trong các cuộc hội thoại. Bạn có thể tạm gập màn hình máy tính, tạm tắt tiếng thông báo trên điện thoại,... để những công việc khác không làm bạn phân tâm. Khi có sự hiện diện, bạn có thể check-in 5-10 phút với nhân viên, mà vẫn rất hiệu quả. Sự hiện diện cũng chứng tỏ sự quan tâm thực sự bạn dành cho nhân viên và công việc họ đang làm.
Ghi chép những từ khoá quan trọng: Trong quá trình lắng nghe, để giúp bạn dễ dàng tập trung hơn, bạn có thể nhanh chóng ghi lại những từ khoá quan trọng, những từ ngữ mà nhân viên lặp đi lặp lại nhiều lần, những vấn đề mà bạn muốn được đào sâu thêm,... Việc này vừa giúp bạn không bị bỏ lỡ thông tin, vừa giúp tăng khả năng tập trung của bạn.
Tạo ra những khoảng lặng cần thiết: Đôi khi, nhân viên của bạn cần một vài khoảng lặng để làm việc với những cảm xúc bên trong họ, để tư duy vấn đề. Khi khoảng lặng xuất hiện, hãy đơn giản là hiện diện cùng coachee, tôn trọng quá trình tư duy của họ.
3, Kỹ năng phản hồi
Trong các buổi check-in, nhân viên cũng thường mong muốn nhận được những góp ý, những phản hồi của bạn về công việc của họ. Dưới đây là một số gợi ý ngắn gọn:
Thực hành công thức phản hồi “Yes! And…”
“Yes, and…” là một công thức giao tiếp bạn nên sử dụng nhiều hơn. Từ “Và” tạo cảm giác rằng bạn đã ghi nhận ý tưởng của nhân viên, bạn chỉ đang muốn đóng góp thêm để ý tưởng đó hoàn thiện hơn. Hãy giảm thiểu số lần bạn nói “Không/Nhưng/Tuy nhiên,...”, mà sử dụng công thức “Yes! And…” nhiều hơn.
Ví dụ: Anh thấy ý tưởng này rất hay. Và anh nghĩ sẽ hoàn thiện hơn nếu chúng ta cân nhắc thêm yếu tố nguồn lực.
Áp dụng mô hình phản hồi “feedforward"
Đối với feedback truyền thống, nhân viên nhận được đánh giá từ cấp trên về những điều họ đã làm được, thường bao gồm cả những điểm tích cực và khiếm khuyết cần cải thiện. Ngược lại, với feedforward, các phản hồi tích cực/ tiêu cực được chuyển trực tiếp sang các giải pháp hướng tới tương lai.
Ví dụ, thay vì nhắc nhở nhân viên vì chưa thể hiện sự chuyên nghiệp trong các cuộc gọi cho khách hàng, quản lý đưa ra các đề xuất, hướng dẫn để nhân viên có kỹ năng trò chuyện hiệu quả, có thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.
—
Trong quá trình đào tạo các chương trình “Leader As Coach” - chương trình giúp các quản lý lãnh đạo phát triển kỹ năng coaching một cách hiệu quả và toàn diện, chúng tôi cũng thường nhấn mạnh rằng, coaching không nhất thiết là những phiên coach nghiêm túc trong phòng họp, coaching nên được ứng dụng trong mọi bối cảnh giao tiếp trong tổ chức, các cuộc hội thoại check-in là một ví dụ cụ thể. Chỉ khi đó, coaching mới là một phần sống động trong văn hoá tổ chức, chứ không phải là một thứ lý thuyết gò ép.
Nếu bạn là một nhà quản lý mong muốn phát triển và ứng dụng kỹ năng coaching, mời bạn tham khảo tại đây: https://www.coachforlife.vn/leader-as-coach
Nếu bạn mong muốn có thêm nguyên liệu để linh hoạt ứng dụng coaching vào nhiều bối cảnh trong tổ chức, bạn có thể download ebook miễn phí “12 tình huống ứng dụng coaching trong thực tế doanh nghiệp và hướng dẫn cụ thể cho quản lý lãnh đạo”.
Tuần này, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn bài thực hành “Tiếng nói trái tim”.
Trái tim luôn muốn những điều tốt nhất cho chúng ta. Trái tim luôn yêu thương và muốn mách bảo cho ta những điều quan trọng và ý nghĩa. Tiếng nói trái tim thường chạm đến những điều không dễ nói ra, nhưng là những mong ước khát khao thầm kín và quan trọng nhất. Nó nhiều cảm xúc, đầy ắp yêu thương, vỗ về và không bao giờ phán xét dù bạn có thế nào đi chăng nữa.
Vậy, làm sao để không bỏ qua ngôn ngữ của trái tim? Làm sao để nhận ra đó là những tiếng nói từ trái tim chứ không phải lý trí? Hãy cho phép bản thân được chậm lại, được tĩnh lặng, để bộ não lý trí được nghỉ ngơi trong giây lát và thực sự cảm nhận xem: Có điều gì bên trong bạn đang muốn được nói ra?
Chúc bạn có thật nhiều khám phá mới mẻ về chính mình trong tuần tới.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!