[Leader As Coach 90] Ứng dụng coaching trong buổi phỏng vấn thôi việc
Nếu biết cách ứng dụng coaching vào buổi phỏng vấn thôi việc, mỗi nhân viên rời đi sẽ là một cơ hội để người lãnh đạo và doanh nghiệp trở nên tốt hơn.
Phỏng vấn thôi việc là công cụ mạnh mẽ dành cho các tổ chức muốn tìm hiểu vấn đề tiềm ẩn đằng sau sự rời bỏ tổ chức của nhân viên, nhưng lại thường bị lãng quên. Quy trình phỏng vấn thôi việc ở nhiều doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành qua loa, mang tính hình thức, không đem lại giá trị cho cả doanh nghiệp và nhân sự nghỉ việc.
Bằng cách ứng dụng các kỹ năng coaching vào quy trình phỏng vấn thôi việc, các công ty có thể thu về được những phản hồi thẳng thắn từ góc nhìn của nhân sự, nhận diện và giải quyết vấn đề, từ đó tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên và thúc đẩy văn hóa công ty không ngừng cải tiến. Nhân viên rời bỏ tổ chức - vốn là một tin “không vui”, nay sẽ trở thành cơ hội để hai bên cùng chiêm nghiệm và phát triển.
Vì sao phỏng vấn thôi việc lại quan trọng với người lãnh đạo?
Không chỉ là lúc nói lời chào tạm biệt, phỏng vấn thôi việc có thể mang lại cho người lãnh đạo và doanh nghiệp nhiều giá trị hơn thế.
Thu thập góc nhìn trung thực của nhân viên
Đối với các nhà quản lý, các cuộc phỏng vấn thôi việc chính là cơ hội nhìn nhận mọi việc từ góc độ của nhân viên trong công ty. Trong quá trình làm việc, giữa lãnh đạo - nhân viên sẽ luôn có một rào cản vô hình, xuất phát từ tâm lý sợ sếp, ngại mâu thuẫn, không đủ tin tưởng…gây khó khăn cho việc chia sẻ khó khăn, phản hồi thật lòng và thấu hiểu lẫn nhau. Thông thường, nhân viên chỉ sẵn sàng nói ra ý kiến, góp ý, khiếu nại của mình về cách quản lý của lãnh đạo, văn hóa công ty…khi sắp nghỉ việc - tức là khi không còn áp lực phải “giữ ý” hay sợ mất lòng cấp trên.
Những phản hồi tiêu cực có thể không phải điều lãnh đạo muốn nghe, nhưng là điều bạn cần nghe để lãnh đạo tốt hơn và cải thiện văn hóa đội nhóm hay doanh nghiệp.
Cải thiện sự hài lòng và giữ chân nhân viên
Không công ty nào muốn trải qua quá trình phải thuê đi thuê lại nhân viên mới. Mục tiêu là giữ chân nhân viên lâu bền, đặc biệt là những nhân viên giỏi. Bằng cách lấy ý kiến của nhân viên cũ, các nhà lãnh đạo có thể tìm ra những gì họ cần làm để cải thiện lòng trung thành và sự hài lòng của nhân viên tại nơi làm việc. Dù phản hồi của một nhân sự không thể đại diện cho toàn thể đội nhóm, nhưng ít nhất, chúng sẽ cho nhà lãnh đạo thêm thông tin về những vấn đề nhân viên của mình có thể gặp phải. Từ đó, người lãnh đạo có thể nhận biết và hỗ trợ khó khăn cho nhân viên tốt hơn, gia tăng sự tin tưởng và gắn bó.
Xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn
Nếu có bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào ảnh hưởng đến năng suất hoặc giao tiếp trong đội nhóm hoặc công ty, các cuộc phỏng vấn thôi việc sẽ giúp đưa chúng ra ánh sáng. Bằng cách này, các nhà lãnh đạo có thể tìm ra đâu là thứ đang “đẩy” nhân viên ra đi, từ đó đưa ra những biện pháp đúng đắn, dứt khoát để cải thiện môi trường làm việc.
Ứng dụng coaching để phỏng vấn nghỉ việc hiệu quả như thế nào?
Cũng giống như bất kỳ cuộc trao đổi 1-1 nào khác, người lãnh đạo có thể ứng dụng kỹ năng coaching vào các buổi phỏng vấn thôi việc như những gợi ý dưới đây.
Chuẩn bị bối cảnh: Cởi mở, an toàn và bảo mật
Trước khi nhân viên có thể đưa ra phản hồi về lãnh đạo và công ty, họ cần biết rằng ý kiến hoặc lời khiếu nại của họ sẽ được tiếp nhận một cách thiện chí . Cho thấy rằng bạn rất coi trọng ý kiến của nhân viên và cam kết bảo mật là cách thức tuyệt vời để đảm bảo rằng, bạn sẽ nhận được những phản hồi “khó nói” nhưng hữu ích.
Hãy bắt đầu buổi phỏng vấn bằng một lời giới thiệu và cam kết đơn giản nhưng có tác dụng mạnh mẽ:
“Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn này. Chúng tôi sẽ lắng nghe, tôn trọng và giữ bí mật mọi ý kiến phản hồi của bạn. Bạn có muốn chia sẻ điều gì trước khi bắt đầu không?”
Xem thêm: Podcast #4. Khả năng kết nối và tạo dựng sự tin tưởng với nhân viên - Coach Quách Hiền
Lựa chọn người phỏng vấn phù hợp
Đây là một yếu tố quan trọng quyết định liệu bạn có nhận được phản hồi hữu ích và trung thực trong buổi phỏng vấn thôi việc hay không. Các doanh nghiệp nên lựa chọn người tiến hành phỏng vấn dựa trên khả năng giao tiếp và làm việc với con người của họ. Người thành thục các kỹ năng coaching như lắng nghe, tạo cảm giác an toàn cho đối phương và biết đặt những câu hỏi mạnh mẽ sẽ mang về những thông tin đắt giá, đồng thời tạo được ấn tượng tốt đẹp trong lòng nhân viên trước khi họ chính thức rời đi.
Chuẩn bị và đặt câu hỏi hiệu quả
Người lãnh đạo cần chuẩn bị trước danh sách câu hỏi cho buổi phỏng vấn thôi việc. Danh sách câu hỏi có thể điều chỉnh linh hoạt tùy vào từng đối tượng nhân viên, nhưng cần được xây dựng dựa trên mục tiêu của nhà lãnh đạo: Bạn muốn dùng buổi phỏng vấn này làm cơ hội để hiểu thêm về điều gì?
Dưới đây là 10 câu hỏi người lãnh đạo có thể thêm vào bộ câu hỏi của mình:
Vì sao bạn lại quyết định rời công việc này?
Khía cạnh nào trong công việc vừa rồi bạn cảm thấy khó nhất?
Mục tiêu và kỳ vọng về sự nghiệp của bạn có được đáp ứng ở công việc này không?
Bạn cảm thấy môi trường làm việc và văn hóa công ty ở đây thế nào?
Bạn có nhận được đầy đủ phản hồi và cơ hội phát triển nghề nghiệp không?
Có bất kỳ sự cố hoặc vấn đề cụ thể nào góp phần khiến bạn quyết định rời đi không?
Bạn có đề xuất gì để cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên tại đây không?
Bạn có cảm thấy những đóng góp của mình được ghi nhận và đánh giá cao không?
Bạn đánh giá mối quan hệ của mình với cấp trên và đồng nghiệp trực tiếp như thế nào?
Nếu có thể, bạn muốn đưa ra lời khuyên gì cho nhân sự thay thế vị trí của bạn?
Xem thêm: Podcast #6. Kỹ năng đặt câu hỏi - Coach Quách Hiền
Lắng nghe và ghi nhận (Lắng nghe sâu)
Lắng nghe – tưởng như một việc thật đơn giản, lại là món quà ý nghĩa nhất mà người lãnh đạo có thể dành cho nhân viên và cho chính mình, kể cả khi họ chuẩn bị thôi việc. Lắng nghe đúng cách và nắm bắt được những tín hiệu không lời sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra phản hồi và đón nhận ý kiến của nhân viên một cách khách quan.
Việc lắng nghe sâu, ghi chép lại những chi tiết quan trọng còn giúp người lãnh đạo ghi nhớ, xâu chuỗi xem có bất kỳ điểm chung nào giữa phản hồi của các nhân viên khác nhau hay không. Từ đó, người lãnh đạo sẽ dễ dàng phát hiện ra vấn đề chung cần giải quyết hơn.
Xem thêm: Podcast #5. Kỹ năng lắng nghe sâu: Cách để nghe những điều nhân viên không nói - Coach Quách Hiền
Phản hồi ‘đúng’
Mặc dù trọng tâm của buổi phỏng vấn thôi việc nằm ở việc lắng nghe và thu thập phản hồi của nhân viên, nhưng đôi khi, nhân viên của bạn sẽ muốn được nghe phản hồi hoặc lời khuyên của lãnh đạo sau khi chia sẻ. Dưới đây là một vài kiểu phản hồi nhà lãnh đạo cần tránh xa để việc giao tiếp không đi vào ngõ cụt..
Nhân viên đề cập đến việc lãnh đạo thường phớt lờ ý tưởng của họ, bạn lập tức phản bác: “Lãnh đạo có rất nhiều việc phải làm, có lẽ bạn đã trình bày vào lúc họ cần giải quyết những việc cấp bách hơn.”
Nhân viên chia sẻ trải nghiệm tiêu cực, lãnh đạo tỏ thái độ coi thường hoặc cố gắng chỉ ra lỗi của nhân viên.
Nhân viên muốn trình bày những quan ngại nhạy cảm về đồng nghiệp, môi trường làm việc, nhưng lãnh đạo không thể hiện thiện chí và cam kết giữ bảo mật.
Sau mỗi câu trả lời của nhân viên, lãnh đạo chỉ đáp một câu duy nhất “Cảm ơn bạn đã chia sẻ”, không ghi nhận ý kiến và lập tức chuyển sang câu hỏi khác.
…
Xem thêm: Podcast #7. Kỹ năng phản hồi - Coach Quách Hương
Tạm kết
Nhân viên thôi việc là điều không thể tránh khỏi trong vòng đời của mọi doanh nghiệp. Điều lãnh đạo cần làm không phải là níu kéo người muốn thôi việc, mà là nhìn nhận điều này như một cơ hội để cải thiện khả năng lãnh đạo, môi trường làm việc và văn hóa công ty dựa vào phản hồi của nhân viên.
Là người “ở lại” và có khả năng tác động thay đổi tình hình, sẽ rất tốt nếu người lãnh đạo có năng lực khai vấn và ứng dụng chúng trong buổi phỏng vấn thôi việc. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm về coaching, lãnh đạo khai vấn và muốn được thực hành, đồng hành cùng các chuyên gia khai vấn chuyên nghiệp của chúng tôi, Coach For Life thân mời bạn tham khảo khóa học Leader As Coach sẽ khai giảng vào tháng 11 tới tại ĐÂY.
Tuần này, chúng tôi mời bạn cùng thực hành tỉnh thức bài tập “Tiếng nói trái tim”. Hãy tin tưởng rằng, trái tim luôn muốn những điều tốt nhất cho chúng ta. Trái tim luôn yêu thương và muốn mách bảo cho chúng ta những điều quan trọng và ý nghĩa.
Làm sao để hiểu được ngôn ngữ của trái tim để không bỏ qua nó? Làm sao để nhận ra đó là những tiếng nói từ trái tim chứ không phải lý trí?
Tiếng nói trái tim thì thường chạm đến những điều không dễ nói ra, những mong ước khát khao thầm kín. Nó nhiều cảm xúc, luôn đầy ắp yêu thương và không bao giờ phán xét dù bạn có thế nào đi chăng nữa.
Tuần này, hãy thử chậm lại, làm tâm trí mình tĩnh lặng và không phán xét, và thử lắng nghe xem trái tim muốn mách bảo bạn điều gì nhé!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!