[Leader As Coach 41] Bẫy câu hỏi — 4 dạng câu hỏi cần hạn chế khi ứng dụng coaching?
Trong bản tin tuần này, Leader As Coach sẽ chia sẻ với bạn 4 nhóm câu hỏi mà bạn nên hạn chế trong quá trình ứng dụng coaching trong doanh nghiệp.
Nếu quản lý lãnh đạo muốn nâng cao tầm ảnh hưởng thông qua coaching, một trong những kỹ năng quan trọng nhất cần học là kỹ năng đặt câu hỏi. Đặt câu hỏi là kỹ năng ai cũng đã và đang thực hiện trong cuộc sống hàng ngày. Thế nhưng, đặt câu hỏi hiệu quả, mạnh mẽ, khơi gợi được nhận thức mới mẻ, … lại là điều cần phải học tập và rèn luyện, chứ không tự nhiên mà có.
Trong bản tin tuần này, Leader As Coach sẽ chia sẻ với bạn 4 nhóm câu hỏi mà bạn nên hạn chế trong quá trình ứng dụng coaching trong doanh nghiệp.
1, Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng là câu hỏi mà người được hỏi thường sẽ chỉ có câu trả lời là “Có”, hoặc “Không”. Bản chất câu hỏi đóng không kích thích được việc tự do chia sẻ quan điểm, ý tưởng, cảm xúc của người được hỏi.
Ví dụ, A là quản lý phòng marketing tại một công ty. Sau một sự kiện thành công, A hỏi X- nhân viên phòng tổ chức sự kiện:
A: Sự kiện vừa thành công mỹ mãn rồi. Em có hài lòng với thành quả vừa rồi không?
X: Dạ có. Em cảm thấy rất hài lòng.
Cuộc hội thoại khả năng cao sẽ dừng lại tại đó. Thông tin duy nhất quản lý A nhận được là bạn X có hài lòng với chất lượng công việc. Trong khi đó, nếu biết cách đặt câu hỏi mở, người quản lý sẽ tiếp nhận được nhiều thông tin hơn thế. Ví dụ như sau:
A. Sự kiện vừa thành công mỹ mãn rồi. Em nghĩ điều gì đã khiến sự kiện thành công đến thế?
B. Em nghĩ là do team mình đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong thời gian đủ dài, lựa chọn được địa điểm phù hợp và quan trọng nhất là có cách tổ chức độc lạ nhờ ý tưởng mà mình có được từ buổi brainstorm.
Như vậy, việc đặt câu hỏi đóng vừa khiến quản lý lãnh đạo không khai thác được nhiều thông tin từ cuộc trò chuyện, vừa khiến nhân viên có cảm giác rằng cấp trên chỉ đang hỏi cho có, chứ không thực sự quan tâm và muốn lắng nghe chia sẻ của họ.
2, Câu hỏi dẫn dắt
Câu hỏi dẫn dắt là câu hỏi được đặt ra với mong muốn điều hướng coachee theo hướng mà coach mong muốn. Dù bản chất vẫn là một câu hỏi, nhưng dạng câu hỏi này lại có tính chất gợi ý/dẫn dắt câu trả lời rất cao. Nhìn chung, câu hỏi dẫn dắt thường có những đặc điểm sau:
Có yếu tố phỏng đoán và giả định
Có xu hướng áp đặt/ điều hướng người trả lời vào một vài gợi ý đã được đưa ra trong chính câu hỏi
Thường là một dạng câu hỏi đóng
Đây là một trong những bẫy câu hỏi thường gặp nhất bởi quản lý lãnh đạo thường là những người từng trải, nhiều kinh nghiệm và mong muốn chia sẻ những bài học, ý tưởng mới đến nhân sự của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, cách làm của bạn chưa chắc đã là cách làm phù hợp nhất với nhân viên. Và hãy để nhân viên có cơ hội khiến bạn bất ngờ vì những ý tưởng họ mang đến.
Ví dụ, A (quản lý phòng marketing ở một công ty truyền thông) và X (nhân sự phòng sự kiện) đang thảo luận ý tưởng cho chiến dịch ra mắt dòng sản phẩm mới. A là quản lý đã có 8 năm tại công ty, trải qua trên dưới 10 chiến dịch ra mắt sản phẩm, nên có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Khi bắt đầu vào cuộc họp, A đặt câu hỏi:
A. Em đã bắt đầu nghĩ ý tưởng cho sự kiện ra mắt sản phẩm sắp tới chưa?
X. Em đã đang bắt đầu nghĩ rồi ạ.
A. Em có nghĩ rằng việc mời một ca sĩ nổi tiếng đến sự kiện sẽ giúp sự kiện tạo được tiếng vang lớn hơn không? Năm ngoái mình làm vậy và cũng đã khá hiệu quả.
X. Ồ, em thấy như vậy cũng được ạ.
A. Sản phẩm A hướng đến nhóm người trẻ tại thành phố, vậy ta có nên tổ chức sự kiện ở các trung tâm thương mại lớn không nhỉ?
X. Mmm, dạ em thấy cũng hợp lý
A muốn hỗ trợ X tìm ra ý tưởng mới. Nhưng tất cả những câu hỏi A đặt ra đều hàm chứa sẵn các ý tưởng, sự chỉ dẫn. Từ phía X, X sẽ chỉ có hai sự lựa chọn: hoặc là đồng ý, hoặc là phản đối những ý tưởng mà A đưa ra. Trong khi đó, những câu hỏi tốt hơn nên là:
Những ý tưởng em đang có là gì?
Từ 3 sự kiện giới thiệu sản phẩm lần trước, em nghĩ rằng mình có thể rút ra những kinh nghiệm gì?
Đối tượng khách hàng lần này là người trẻ ở thành phố lớn, theo em thì làm thế nào để mình thu hút được nhóm đối tượng này?
3, Câu hỏi dài, nhiều vế
Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp này:
Đặt nhiều câu hỏi liên tiếp: Từ khi nào mà vấn đề này xuất hiện? Vấn đề tệ đến mức nào và em có biết lý do đằng sau đó là gì không?
Diễn đạt câu hỏi quá dài dòng: Anh vẫn nghĩ rằng mọi chuyện vẫn ổn vì buổi họp lần trước với cả nhóm mọi người vẫn rất OK. Lúc gặp mọi người ở hành lang anh vẫn thấy mọi người hào hứng trao đổi. Anh không biết là vấn đề bắt đầu lúc nào và các thành viên trong nhóm có đang bối rối hay không.
Trong trường hợp bạn đặt nhiều câu hỏi cùng lúc, nhân viên sẽ cảm thấy bối rối, không biết nên trả lời câu hỏi nào trước, câu hỏi nào sau. Và thông thường, họ sẽ chỉ trả lời một câu hỏi trong số đó và quên mất các câu hỏi còn lại.
Trong trường hợp câu hỏi diễn đạt quá dài, nhân viên sẽ không hiểu rốt cuộc điều bạn đang muốn tìm hiểu là gì. Lý do của việc này là đôi khi chính bạn cũng không biết mình đang hỏi gì, bạn chỉ diễn đạt dòng suy nghĩ trong đầu ra mà chưa có một câu hỏi thực sự rõ ràng.
4, Câu hỏi bắt đầu bằng “Tại sao”
Trong nhiều trường hợp khác, câu hỏi “Tại sao?” có thể đưa cuộc hội thoại của bạn vào “ngõ cụt”. Dưới đây là một vài lý do:
Câu hỏi “Tại sao” hướng về các vấn đề trong quá khứ: Tại sao em chưa hoàn thành xong báo cáo? Tại sao em chưa hoàn thành deadline?... Phần lớn những câu hỏi này đều khiến người nghe nghĩ về những điều đã xảy ra trong quá khứ, thay vì đi tìm giải pháp để giải quyết vấn đề.
Câu hỏi “Tại sao” khiến người nghe phòng thủ: Khi đối diện với câu hỏi “Tại sao?”, một cách rất tự nhiên, nhiều người sẽ có xu hướng tự phòng vệ bằng cách tìm kiếm các lý do chống chế, tìm một yếu tố ngoại cảnh để đổ lỗi, biện minh.
Câu hỏi “Tại sao” tạo cảm giác phán xét, thẩm vấn: Tại sao em làm như thế này? Tại sao em để chuyện này xảy ra?...Trong nhiều trường hợp, câu hỏi “Tại sao” tạo cảm giác trách móc, phán xét, như thể người hỏi và người trả lời ở hai “chiến tuyến” đối lập, chứ không phải đang trong cùng một đội nhóm để giải quyết vấn đề.
Chính vì vậy, câu hỏi bắt đầu bằng “Tại sao” cũng là câu hỏi bạn cần thận trong khi sử dụng. Thay vì đặt câu hỏi “Tại sao?”, bạn hãy thử chuyển sang câu hỏi “Cái gì?” (What), và “Như thế nào?” (How).
Trong bản tin tuần tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu đến bạn đặc điểm của những câu hỏi mạnh mẽ và ba nhóm câu hỏi coaching giúp bạn tạo ra nhiều sự chuyển đổi trong đội ngũ nhân sự của mình. Khi biết cách đặt câu hỏi, bạn sẽ tạo nên nhiều sức ảnh hưởng trong đội ngũ, khai phá tiềm năng nhân sự và nâng cao sự trao quyền. Đó cũng chính là một trong những nội dung quan trọng mà Coach For Life sẽ đào tạo sâu trong chương trình High Impact Manager – Lãnh đạo tạo ảnh hưởng. Bạn có thể đăng ký vào danh sách chờ từ ngày hôm nay để nhận được thông tin chi tiết và những ưu đãi mới nhất.
Trong tuần này, chúng tôi muốn gợi ý bạn một bài thực hành tỉnh thức có tên “Cảm ơn cuộc đời”. Dù ngày hôm nay thật tồi tệ, bạn vẫn luôn có lý do để cảm ơn cuộc đời. Hãy nhận ra điều tốt đẹp ẩn chứa trong vấn đề nảy sinh. Hãy trân trọng bài học mà cuộc đời gửi đến cho mình.
Đánh thức lòng biết ơn từ sâu thẳm bên trong bạn cho những gì mình có, dù là nhỏ nhất. Tập trung vào những gì mình có, chứ không phải những gì mình không có, là cách sử dụng quy luật bất biến của vũ trụ để hấp dẫn những điều tốt đẹp đến với mình.
Tuần này, hãy hướng tất cả những suy nghĩ của bạn vào những gì đang có, và tập trung quan sát xem bạn cảm thấy mình giàu có, hài lòng và mạnh mẽ thế nào. Chúc bạn một tuần mới hài lòng, mãn nguyện!
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!