[Leader As Coach 92] Ứng dụng coaching để làm việc với nhân viên ‘tiêu cực’
Với các kỹ năng coaching, lãnh đạo khai vấn có thể giúp một nhân viên tiêu cực trở về trạng thái làm việc tốt nhất của mình. Tuy nhiên, kết quả này cần đến từ nỗ lực của cả hai phía.
Trong môi trường làm việc, một trong những thách thức lớn người lãnh đạo có thể gặp phải là nhân viên có thái độ tiêu cực, gây ảnh hưởng đến tinh thần chung và kết quả đội nhóm. Trong bản tin tuần này, hãy cùng Coach For Life tìm hiểu về cách nhận diện một nhân viên tiêu cực, cùng với đó là một vài gợi ý ứng dụng coaching giúp nhà lãnh đạo làm việc hiệu quả với những nhân viên này.
Thế nào là một nhân viên tiêu cực?
Một vài ngày làm việc không hiệu quả không tạo nên một nhân viên tiêu cực. Một nhân viên được định nghĩa là tiêu cực khi thường xuyên có thái độ và hành vi xấu, biến họ trở thành mối đe dọa với tinh thần đồng đội, năng suất chung và lợi nhuận của công ty.
Dưới đây là một vài biểu hiện của nhân viên tiêu cực thường thấy trong doanh nghiệp:
Coi công việc và môi trường làm việc là nơi giải trí, làm phiền đồng nghiệp bằng những trò đùa
Luôn từ chối nhiệm vụ được giao vì cho rằng đó không phải bổn phận của mình
Thường xuyên thắc mắc với mọi quan điểm của đồng nghiệp hay quyết định của lãnh đạo vì cho rằng bản thân mới hiểu rõ vấn đề
Liên tục phàn nàn, bày tỏ thái độ chán nản và muốn rời công ty
Để cảm xúc tiêu cực (tức giận, ghen tị, buồn chán…) ảnh hưởng tới thái độ với công việc và những người xung quanh
…
Biểu hiện tiêu cực của một nhân sự có thể là kết quả của kiệt sức do quá tải công việc, cảm thấy không được công nhận/lắng nghe, khó khăn trong đời sống cá nhân hoặc xung đột với đồng nghiệp…Dù là lí do nào, nhân viên tiêu cực cũng gây ảnh hưởng xấu tới môi trường công sở. Do đó, người lãnh đạo cần nhanh chóng nhận diện và làm việc với những nhân viên này, phòng tránh những rủi ro với đội nhóm hay kết quả kinh doanh về sau.
Vì sao lãnh đạo cần ‘giải quyết’ nhân viên tiêu cực?
Ngoài việc ảnh hưởng đến tinh thần chung, nhân viên tiêu cực có thể cản trở năng suất và gây xung đột với các thành viên khác trong nhóm, đối tác và thậm chí cả khách hàng của công ty. Cụ thể là:
Làm giảm năng suất và sự gắn kết đội nhóm
Không ai muốn làm việc cùng với một nhân viên tiêu cực. Một đội nhóm vốn nên làm việc cùng nhau và phát huy trí tuệ tập thể, giờ đây, các thành viên có thể tìm mọi cách để tránh phải hợp tác với nhân tố tiêu cực trong nhóm như: thay đổi lịch làm, xin nghỉ phép hoặc tìm kiếm công việc mới để thoát khỏi môi trường “độc hại” do đồng nghiệp tiêu cực tạo nên.
Tình trạng này không những khiến đội nhóm khó làm việc hiệu quả và đạt mục tiêu chung, mà còn làm sâu sắc thêm sự chia rẽ, mất đoàn kết giữa nhân viên tiêu cực và những người còn lại. Người lãnh đạo dễ mất nhân viên giỏi, doanh nghiệp tốn thêm chi phí tuyển dụng người mới.
Nhân viên mất niềm tin vào lãnh đạo
Nếu thành viên trong nhóm cảm nhận rõ tác động của những hành vi và thái độ tiêu cực của đồng nghiệp lên tinh thần và công việc của họ, họ có thể cảm thấy phẫn nộ với cả nhân viên tiêu cực và người lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không có biện pháp giải quyết kịp thời, đội nhóm có thể cho rằng bạn dung túng cho những hành vi tiêu cực hoặc quản lý kém hiệu quả.
Xem thêm: Podcast #4. Khả năng kết nối và tạo dựng sự tin tưởng với nhân viên
Rủi ro lợi nhuận và pháp lý
Công việc chậm thời hạn, sai sót trong giao hàng hoặc dịch vụ kém chất lượng do xung đột giữa các cá nhân trong đội nhóm sẽ làm tổ hại hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, từ đó gây ra rủi ro lãng phí nguồn lực, sụt giảm lợi nhuận hoặc phải đền bù thiệt hại.
Rủi ro về pháp lý có thể xảy đến khi hành động, thái độ của nhân viên tiêu cực khiến khách hàng, đối tác của công ty cảm thấy bị xúc phạm. Sự thiếu chuyên nghiệp, không thực hiện đủ nghĩa vụ trong cam kết hợp đồng có thể dẫn tới thiệt hại, kiện tụng và tổn hại danh tiếng của công ty.
Ứng dụng coaching thế nào để làm việc với nhân viên tiêu cực?
Khi trong đội nhóm xuất hiện nhân viên tiêu cực, điều một người lãnh đạo khai vấn cần làm là cố gắng dẫn dắt nhân viên quay lại trạng thái làm việc tốt nhất, trước khi nghĩ đến viễn cảnh loại bỏ cá nhân này ra khỏi đội nhóm hay doanh nghiệp. Với công cụ mạnh mẽ là các kỹ năng coaching, bạn có thể vừa giúp đỡ được nhân viên, vừa tìm ra những vấn đề “ẩn” trong đội nhóm của mình.
Tiếp cận vấn đề một cách khách quan
Trước khi đưa ra bất cứ giả định hoặc khẳng định nào, người lãnh đạo hãy dành một chút thời gian để xác định bản thân có đang bị ảnh hưởng bởi định kiến sẵn có về một kiểu hành vi hay kiểu nhân sự nào không. Ví dụ với cùng một biểu hiện “không hợp tác được với đồng nghiệp”, nhân viên cũ của bạn làm chúng vì họ có thái độ tiêu cực, nhưng nếu với nhân viên mới, đó chỉ là vấn đề về giao tiếp chưa hiệu quả, chưa bắt nhịp được với công việc thì sao?
Khi giải quyết vấn đề nhân sự với góc nhìn khách quan, người lãnh đạo đang đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa tổ chức tích cực và hỗ trợ sự phát triển cá nhân của tất cả nhân viên. Điều này giúp họ đưa ra các quyết định dựa trên sự hiểu biết chính xác, chứ không phải dựa trên đánh giá chủ quan hoặc định kiến cá nhân.
Lắng nghe sâu và đặt câu hỏi mở
Một trong những lí do khiến nhân viên có biểu hiện tiêu cực nơi công sở là cảm giác không được lắng nghe. Khi ý kiến đóng góp không được tôn trọng và cân nhắc, nhân viên mất động lực làm việc, không muốn cam kết hay cố gắng hết mình vì mục tiêu chung. Biểu hiện tiêu cực có thể đẩy một nhân viên ra xa đội nhóm, khiến họ khó mở lòng chia sẻ và không tin sẽ có người lắng nghe và thấu hiểu cho mình.
Điều lãnh đạo cần làm là tạo không gian an toàn cho nhân viên được lên tiếng và lắng nghe sâu một cách chân thành. Hãy ghi nhớ những chi tiết quan trọng, chú ý đến ngôn ngữ hình thể và sử dụng những câu hỏi mạnh mẽ. Lãnh đạo có thể bắt đầu bằng những câu hỏi mở (Bạn nghĩ sao về vấn đề này?/ Hiện tại, đâu là khía cạnh bạn thấy không ổn nhất trong công việc?...) và tiếp tục với câu hỏi tại sao để tìm hiểu nguyên nhân.
Xem thêm: Podcast #5. Kỹ năng lắng nghe sâu: Cách để nghe những điều nhân viên không nói
Phản hồi mang tính xây dựng
Nếu phản hồi đúng cách, lãnh đạo sẽ trở thành góc nhìn khách quan giúp nhân viên tiêu cực tìm ra “điểm mù” trong tư duy, nhận ra ảnh hưởng không tốt của mình lên công việc hiện tại và môi trường làm việc chung của đội nhóm.
Người lãnh đạo hãy đưa ra những phản hồi thẳng thắn mang tính xây dựng, thay vì chỉ trích hoặc bày tỏ sự thất vọng về nhân viên. Phản hồi mang tính xây dựng là khi bạn chỉ ra khuyết điểm của người khác, nhưng với mong muốn duy nhất là giúp cải thiện chất lượng công việc, giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Để khích lệ nhân viên có niềm tin vào tiềm năng thay đổi của bản thân, lãnh đạo có thể áp dụng mô hình phản hồi 2:1 - Tức là nêu ra 2 ưu điểm, sau đó là 1 nhược điểm. Phản hồi lãnh đạo đưa ra nên dựa trên những dữ kiện thực tế, đo lường được (Tôi quan sát thấy/ Dựa vào kết quả công việc tháng này…), thay vì cảm nhận cá nhân hoặc thông tin chưa xác thực (Tôi cảm thấy/ Tôi nghe nói…).
Xem thêm: Podcast #7. Kỹ năng phản hồi: Góp ý thế nào để tạo động lực và hỗ trợ nhân viên?
Kết
Với các kỹ năng coaching, lãnh đạo khai vấn có thể giúp một nhân viên tiêu cực trở về trạng thái làm việc tốt nhất của mình. Dĩ nhiên, kết quả này cần sự nỗ lực từ hai phía. Cũng có những trường hợp, dù lãnh đạo đã thử nhiều cách, nhân viên tiêu cực vẫn không sẵn sàng thay đổi. Lúc ấy, người lãnh đạo phải biết từ bỏ, chấp nhận rằng nhân sự đó chưa thực sự phù hợp với công việc hiện tại, từ đó có những biện pháp rõ ràng dứt khoát.
Dù không kiểm soát được việc nhân viên tiêu cực có đón nhận sự hỗ trợ của mình hay không, nhưng bằng việc giao tiếp thấu cảm, chân thành và các công cụ coaching mạnh mẽ, người lãnh đạo khai vấn vẫn sẽ trở thành tấm gương trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc lành mạnh, hiệu quả, nơi đội nhóm luôn có niềm tin vào sự phát triển hay thay đổi tích cực của từng cá nhân trong tổ chức.
Bài thực hành tỉnh thức hôm nay mà chúng tôi gợi ý bạn là ‘Tấm gương phản chiếu'.
Không dễ để tự nhận ra những yếu điểm của mình. Nếu những người xung quanh là một tấm gương phản chiếu mình một cách khách quan thì mỗi người chúng ta gặp và tương tác đều là một món quà mà vũ trụ gửi đến cho chúng ta.
Hãy nhớ rằng, những điều bạn nhìn thấy ở người khác thường phản chiếu điều đang có trong chính mình, phẩm chất tốt đẹp, những điều cần được cải thiện hoặc thay đổi. Khi trong chúng ta xuất hiện cảm xúc không thích, không gần gũi, không kết nối… với ai đó, đấy chính là lúc chúng ta nên quay trở về bên trong mình và tự hỏi mình nhìn thấy điều gì của họ trong chính mình. Những hình ảnh phản chiếu đó nói lên điều gì về bản thân bạn?
Tuần này, bạn hãy thử chọn một tình huống cụ thể để làm thí nghiệm này nhé. Hay thử tìm kiếm những phẩm chất tốt đẹp, những điều cần được cải thiện hoặc thay đổi thông qua người khác.
Leader As Coach là bản tin hàng tuần dành cho tất cả những ai muốn ứng dụng coaching và mindfulness vào công việc và cuộc sống của mình. Tại bản tin này, chúng tôi sẽ gợi ý một bài học lãnh đạo bằng kỹ năng coaching đơn giản, dễ áp dụng. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ với bạn một bài thực hành tỉnh thức nho nhỏ để giúp bạn luôn hiện diện trong hiện tại, thấu hiểu bản thân, cân bằng cảm xúc, từ đó làm thật tốt công việc lãnh đạo của mình. Bản tin sẽ được gửi vào 10h sáng thứ 5 hàng tuần.
Nếu bạn cảm thấy bản tin này là hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người xung quanh nhé!